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Introdução ***
Entender a empresa e usuários ***
Fazer lista ***
Definir prazos curtos ***
Focar no que é importante ***
Escolher um método ***
Começar pelas pequenas tarefas ***
Compartilhar a metologia ***
Avaliar o tempo disponível ***
Inventar uma urgência ***
Enxergar com clareza ***
Delegar tarefas ***
Recusar tarefas ***
Melhorar comunicação ***
Fazer pausas ***
O que é prioridade? ***
Por que definir prioridades? ***
Como saber definir prioridades no trabalho? ***
Qual a diferença entre métas e objetivo? ***
Qual a diferença entre projeto e processo? ***
Como priorizar o sprint scrum? ***
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Introdução ***
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Fazer lista ***
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Definir prazos curtos ***
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Escolha um método ***
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SMART ***
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Começar pelas pequenas tarefas ***
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Compartilhar a metodologia ***
Independente do tamanho da equipe, a colaboração é fundamental para garantir que uma tarefa seja concluída a tempo. A melhor prática de colaboração, testada e aprovada, é assegurar que todos estejam organizados e na mesma página por meio do compartilhamento de arquivos, comentários, notas, idéias e histórico do projeto em seu quadro do Trello.
Estabeleça um lugar, como uma lista em seu quadro do Trello, com todos os recursos importantes que sua equipe possa precisar enquanto trabalha nas tarefas. Dessa forma, os membros da equipe podem aproveitar a mesma base de conhecimento sempre que precisarem — evitando perguntas recorrentes do tipo "ei, onde está o cronograma deste projeto?"
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Avalie o tempo disponível ***
Em grandes empresas, é comum que todas as atividades tenham um prazo, o que facilita para quem irá realizá-las. Em posse desse dado, é importante que você o leve à risca e se prepare para finalizar a tarefa antes de sua entrega. Além de demonstrar seu comprometimento e engajamento, essa é uma maneira de garantir um bom trabalho.
relógio pequeno no fundo brancoO controle sobre o tempo te ajuda a entender o que fazer.
Mais do que isso, se faz necessário inverter a situação e deixar de ser prisioneiro do tempo. Na verdade, o mais indicado é que você controle seu próprio tempo, utilizando-o da forma que achar mais conveniente. Para assegurar o cumprimento das atividades no período correto, lembre-se da agenda mencionada alguns tópicos acima.
Estabeleça prazos
Uma prioridade sem prazo definido para a sua conclusão indica que os profissionais envolvidos (em especial o líder) não se comprometeram totalmente. Como consequência, o objetivo não será atingido.
Na prática, ter um prazo final dará forma ao seu plano de ação. Para voltar ao exemplo das metas de vendas, há uma grande diferença se a sua prioridade é alavancar os resultados em quatro meses ou em dez.
A empresa, por exemplo, terá que fazer mais sacrifícios e mudar radicalmente seus processos e estratégias se desejar o mesmo resultado em apenas três meses.
Ao definir prioridades, os prazos devem respeitar as características gerais da empresa, as especificidades da área de atuação e, sobretudo, suas expectativas de crescimento.
Enxergue com clareza ***
Diante de um emaranhado de tarefas, muitas vezes fica difícil hierarquizar prioridades. Por isso, conseguir ter uma visão do todo é um dos passos mais importantes.
A agenda não deve ser encarada como uma simples lista de compromissos, mas como uma ferramenta que permita visualizar o conjunto de atividades.
Para lidar com esse desafio de ter uma visão melhor das pendências, Shane, da Love Mondays, colocou em seu escritório um quadro com post-its coloridos, em que consegue ver com precisão o status das tarefas que ele e sua equipe têm pela frente. “Conforme cada etapa do projeto evolui, mudamos o post-it de posição nesse quadro”, diz Shane.
Uma rápida olhada ajuda a descobrir quais tarefas estão mais adiantadas e quais precisam de atenção extra.
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4. Leve em conta todos os fatores
Quando se trata de pensar em como priorizar tarefas no trabalho, muitos de nós temos a tendência de olhar para apenas uma métrica: o prazo. Vamos ordenar as coisas com base em quando elas precisam ser entregues.
O prazo sem dúvidas é critério importante, mas sozinho não é suficiente para uma boa priorização de tarefas. Por exemplo, existem outros fatores importantes como quanto tempo uma tarefa leva, até quão preparada sua equipe está para realizá-la.
É por isso que muitos gestores tomam distância do problema para ter uma visão mais geral e considerar outros critérios também relevantes para priorizar bem as tarefas. Esses critérios podem ser:
Impacto: qual impacto essa tarefa tem para os objetivos do negócio, da equipe, ou para os clientes?
Esforço: quanto trabalho é necessário para que essa tarefa seja concluída? É fácil ou difícil?
Tempo: com que rapidez essa tarefa pode ser realizada?
Confiança: quão preparada está a equipe para lidar com essa tarefa? As pessoas se sentem preparadas ou estão intimidadas pela tarefa?
Noelle McEntee, diretora de marketing a Catch.co , diz que avaliar todas as tarefas dessa forma ajuda a garantir a consistência à medida que você faz a priorização de tarefas — hoje, na próxima semana e até mesmo no próximo ano.
Além disso, John Short, Fundador da Compound Growth Marketing, diz que, em vez de dar seu melhor palpite para responder a essas perguntas, ele analisa os dados para avaliar melhor a realidade.
A propósito, esses fatores são outra coisa que você pode monitorar no Trello. Você pode criar etiquetas e atribuí-las a cartões para que você possa facilmente detectar se algo é de alto impacto, mas de baixo esforço, e assim por diante.
como priorizar tarefas no trabalho
Você vai perder um prazo. E agora?
Você avaliou, categorizou e reordenou as tarefas. E ainda assim sente que não vai dar conta de tudo. Pelo menos não no prazo original. Mesmo que você e sua equipe trabalhem 24 horas por dia, seria preciso um milagre para fazer todos os itens da lista de afazeres até o prazo estipulado.
Mas "agora não é a hora de desistir" - esse pensamento automático aparece, a gente sabe. Mas, isso faz parte e você não é a primeira pessoa ou equipe que precisa adiar uma data de entrega.
A chave aqui é ter uma comunicação clara e proativa. Identifiquem juntos as tarefas que vocês não conseguiram cumprir no prazo e fale com as pessoas ou equipes que serão afetadas por elas.
Explique educadamente que sua equipe está sobrecarregada e você vai precisar estender o prazo. Defina uma nova data para a tarefa e entregue-a. Adiar prazos deve ser a exceção — e não a regra.
Mesmo que não pareça agora, você vai superar e dar conta de todas essas urgências da sua equipe. Ok, e daí? O que você pode fazer agora é refletir sobre sua forma de trabalhar e pensar em algumas melhorias para o futuro. Daqui para frente, será que você precisa...
Gerenciar o escopo do projeto com mais eficiência?
Definir prazos mais realistas?
Envolver mais os membros da equipe?
Ter acesso a mais recursos?
Aqueles momentos em que você e sua equipe estão sentindo a sobrecarga e tentando apagar o fogo não são apenas algo para se superar — é preciso aprender com eles.
Então, assim que tudo isso passar, olhe para trás e descubra como pode preparar melhor a si mesmo e à equipe para fazer o melhor trabalho possível. Faça isso e sua equipe vai riscar uma tarefa atrás da outra da sua lista de afazeres com mais estratégia e muito menos estresse.
Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Siga-nos no Twitter (@trello)!
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Sem dúvida alguma, o cotidiano atual do mundo profissional é muito desgastante e cheio de informações. Dito isso, é mais do que natural constatar que o cérebro humano pode não dar conta de tantos dados. Agora, então, o ideal é buscar por ferramentas que possam te auxiliar e ditar seu ritmo ao longo do expediente.
calendário e como definir prioridadesUma agenda ou um calendário são sempre úteis.
Naturalmente, uma agenda é a maneira mais clássica de organizar seus dias, tarefas e compromissos. Se for uma pessoa mais tecnológica, a indicação é optar pela que existe em seu celular. Esta pode ser integrada a outras contas e softwares, fazendo com que tudo fique vinculado. Com isso, você recebe notificações detalhadas e fica mais simples saber como definir as prioridades de cada dia.
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Delegar tarefas ***
O que é gestão de tarefas para equipes?
Gestão de tarefas para equipes é o processo de priorizar uma tarefa, entender os passos do início ao fim, saber como organizar as tarefas da equipe, delegando subtarefas e definindo prazos para garantir que tudo seja feito dentro a tempo.
Uma tarefa pode ser algo simples como enviar um email, ou algo mais complexo, como criar um Ebook. Este último exigirá um fluxo de trabalho e subtarefas para ser concluído, como escrever, editar, criar o design, formatá-lo em um PDF e assim por diante. A maioria dessas tarefas também pode ter prazos e responsáveis de equipe diferentes.
É por isso que muitas vezes é importante olhar para a gestão de tarefas para equipes como um exercício de grupo e não individual. Desta forma, você pode ter uma visão geral do seu trabalho e ajudar sua equipe a cumprir os prazos. Outro benefício essencial da gestão de tarefas para equipes é ser capaz de manter uma carga de trabalho equilibrada. Com a flexibilidade de se ajustar e saber como delegar tarefas e prazos, você impede que você e seus colegas de equipe fiquem sobrecarregados.
Como fazer o gerenciamento de tarefas da equipe facilmente
Com o trabalho de sua equipe espalhado entre vários projetos diferentes, e provavelmente em vários fusos horários, é fácil deixar de acompanhar o progresso, e alguns imprevistos também podem surgir no caminho.
Usar uma ferramenta de gestão de equipes irá lhe ajudar a criar um processo transparente onde todos sabem o que está acontecendo e qual é o seu papel no processo, o que evita entraves para toda a equipe e um estresse no trabalho desnecessário para você.
Se você está procurando uma forma de fazer o gerenciamento de tarefas da equipe grátis e facilmente, aqui estão algumas soluções. Começamos usando nada menos que… o Trello!
Crie um fluxo de trabalho transparente
A primeira coisa que você precisa determinar é a grande e longa lista de passos que uma tarefa possui até chegar à fase de ‘Feito’. Um fluxo de trabalho pode ser tão simples quanto ‘A fazer, Fazendo e Feito’, ou algo muito mais complexo como ‘Reunir ideias, Escrever, Editar, Criar o design, Agendar, Publicar’.
Imagine acompanhar o andamento de uma tarefa em uma cadeia de e-mail? Multiplique essas tarefas com o número de projetos e pessoas que você gerencia. Ai! Não é de se surpreender que o seu dia já comece cheio de estresse.
Felizmente, há uma maneira melhor de acompanhar todas as coisas que você precisa, bem, acompanhar. Trello! Visualizar seus processos em um quadro Trello é uma ótima maneira de melhorar a transparência, a fim de ver as tarefas de cada membro, e onde uma tarefa ou projeto chega à fase de conclusão. Este nível de transparência é difícil de se alcançar quando toda a comunicação está restrita a uma sequência de e-mails e as informações mais importantes estão presas em vários documentos em seu computador.
Aqui vão 3 exemplos dos melhores quadros do Trello que podem ajudar a otimizar a transparência no trabalho em equipe e minimizar essa sensação de sobrecarga:
Kanban Template : Este quadro ajuda você a visualizar todas as tarefas, limitar as tarefas em andamento e maximizar a eficiência do trabalho da sua equipe.
Quadro OKR : Com este modelo de quadro do Trello, você pode criar um novo nível de transparência organizacional ao ter uma visão geral do progresso dos projetos e prioridades da equipe.
Gerenciamento de Projetos : Este quadro tem a estrutura básica para criar o fluxo de trabalho ideal para sua equipe nas tarefas de projetos grandes ou pequenos.
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Muita gente quer carregar o mundo nas costas. Muitos acabam fazendo mais do que podem e assim fica imensamente difícil definir prioridades. Ao se sobrecarregar você acaba prejudicando imensamente sua vida profissional e pessoal.
Não tenha medo de dividir seu fardo. Deixe que outras pessoas façam o trabalho delas e aprenda a trabalhar em equipe.
Isso vale principalmente para as mulheres que acabam se sobrecarregando em uma dupla jornada. Peça ajuda, tenha a coragem de delegar. Isto lhe ajudará a definir prioridades e com certeza fará sua vida bem melhor.
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Se você não tem quem responda a você, essa pode não ser uma dica muito útil. Mas, se ocupa um cargo de gestão ou liderança, é válido aprender a delegar na hora de definir as prioridades de sua rotina. Aqui, vale a pena contar com seus colaboradores para que estes te auxiliem a cumprir tudo conforme o previsto.
como definir prioridades como chefeComo chefe, é preciso saber delegar tarefas.
Muitas vezes, os profissionais acabam tendo a impressão de que devem fazer tudo sozinhos para serem valorizados. A verdade, entretanto, é que o trabalho em uma empresa é feito em conjunto. Logo, se for necessário, peça para que seus funcionários te ajudem para que todos os objetivos sejam alcançados ao final do ano.
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Saber quando uma tarefa exige sua total atenção é muito importante, porém saber quando esse não é o caso também é essencial para se manter organizado. Analise suas tarefas e descubra o que pode ser feito por outra pessoa. Um colega que esteja menos ocupado, um assistente ou mesmo alguém da família, se for uma tarefa pessoal, podem ser de grande ajuda.
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Priorize as tarefas da sua equipe
É hora de começar a priorizar as tarefas mais importantes. Mas como?
Há alguns métodos de priorização incríveis. Tudo que você tem a fazer é escolher um com o qual você se sente mais confortável e começar. Aqui estão alguns exemplos:
Matriz de Eisenhower: Um framework simples que ajuda você a agrupar tarefas em quatro níveis prioritários (Importante/Não Importante/Urgente/Não Urgente).
Matriz de Priorização : Uma técnica que pode ser usada tanto em nível de equipe quanto de departamento para definir prioridades em termos de o que “deve ser feito”, “o que é legal de ser feito”, e, o que “não precisa ser feito agora”.
Depois de estabelecer o nível de importância de cada tarefa, você pode usar Etiquetas em seu Quadro do Trello para identificar rapidamente o que precisa de ação imediata. Tem até uma funcionalidade compatível com daltonismo!
Gestão de tarefas para equipes
Outra maneira de estabelecer prioridades dentro do seu quadro do Trello é usar o Power-Up de Prioridade de Cartão. Ele permite que você defina prioridades e classifique cartões de acordo com a sua importância, definindo os nomes dos níveis de prioridade. Os cartões com a prioridade mais alta apresentam um símbolo vermelho na frente do cartão para que você veja rapidamente quais são os que exigem sua atenção agora.
ferramentas de gestão de equipes
Mantenha todo mundo na mesma página
Independente do tamanho da equipe, a colaboração é fundamental para garantir que uma tarefa seja concluída a tempo. A melhor prática de colaboração, testada e aprovada, é assegurar que todos estejam organizados e na mesma página por meio do compartilhamento de arquivos, comentários, notas, idéias e histórico do projeto em seu quadro do Trello.
Estabeleça um lugar, como uma lista em seu quadro do Trello, com todos os recursos importantes que sua equipe possa precisar enquanto trabalha nas tarefas. Dessa forma, os membros da equipe podem aproveitar a mesma base de conhecimento sempre que precisarem — evitando perguntas recorrentes do tipo “ei, onde está o cronograma deste projeto?”
gestão de tarefas para equipes
Equilibre e acompanhe a carga de trabalho
A Harvard Business Review descobriu recentemente que os trabalhadores gastam 41% do seu tempo, em média, concentrando-se em tarefas menos importantes e que poderiam ser facilmente delegadas a outras pessoas.
Monitorar tarefas de forma transparente dentro de um fluxo de trabalho permite que todos entendam quais tarefas são mais importantes ou exigem mais tempo, para que as equipes possam planejar seu tempo e cumprir os prazos de forma mais eficaz.
No Trello, usuários de Business Class e Enterprise podem usar Checklists Avançados para atribuir membros e datas de entrega a itens do checklist, para que todos saibam no que cada pessoa está trabalhando dentro de um cartão. Se preferir, você também pode ver estas tarefas do checklist na visualização de Calendário, ou na aba ‘Seus Itens’ na sua tela inicial do Trello.
gestão de tarefas para equipes
Automatize tarefas para maximizar a produtividade da equipe
Nem toda tarefa precisa de interação humana para ser concluída. Alguns passos podem ser feitos com ferramentas de automação de tarefas. O Butler é o seu robô pessoal que organiza o quadro do Trello e as tarefas da maneira que quiser sem que você precise levantar um dedo.
O Butler permite que as equipes turbinem a sua produtividade e eliminem a sobrecarga mental através de regras, comandos e botões que podem realizar praticamente qualquer tarefa. Aqui estão algumas tarefas que você pode automatizar para melhorar a eficiência da sua equipe:
Criar tarefas recorrentes como “Criar cartão X toda segunda-feira” ou “Criar uma nova lista no primeiro dia de cada mês”
Mover um cartão para a lista “Concluído” ou para o próximo passo quando todos os itens do checklist estiverem concluídos.
Atribuir um membro a um cartão quando um cartão é movido para uma lista específica.
E muito mais!
Celebre as grandes (e pequenas) vitórias!
Agora que você está se sentindo capaz de enfrentar sua lista de tarefas de forma mais eficiente, é hora de fazer a festa. Celebrar pequenas e grandes vitórias é uma maneira importante de acompanhar as conquistas incrementais e trabalhar em direção a metas mais ambiciosas. Um estudo por Harvard Business Review descobriu que perceber as pequenas vitórias todos os dias aumenta a motivação no trabalho.
No Trello, queremos celebrar cada uma das tarefas que sua equipe passar para a lista “Feito”. Roube um sorriso do rosto da sua equipe com uma explosão de confetes na tela (literalmente). Basta adicionar o 🎉 no título de qualquer lista!
gerenciamento de tarefas para equipes grátis
E lembre-se, a gestão de tarefas para equipes é priorizar tarefas, entender o processo do início ao fim, atribuir e gerenciar tarefas para alcançar sua fase de conclusão e celebrar a jornada.
Seja algo negativo ou positivo, adoraríamos ouvir o que você acha. Siga-nos no Twitter (@trello)!
Leia mais: As melhores dicas para gestão de pessoas no trabalho remoto [Infográfico]
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É por isso que muitas vezes é importante olhar para a gestão de tarefas para equipes como um exercício de grupo e não individual. Desta forma, você pode ter uma visão geral do seu trabalho e ajudar sua equipe a cumprir os prazos. Outro benefício essencial da gestão de tarefas para equipes é ser capaz de manter uma carga de trabalho equilibrada. Com a flexibilidade de se ajustar e saber como delegar tarefas e prazos, você impede que você e seus colegas de equipe fiquem sobrecarregados.
Como fazer o gerenciamento de tarefas da equipe facilmente
Com o trabalho de sua equipe espalhado entre vários projetos diferentes, e provavelmente em vários fusos horários, é fácil deixar de acompanhar o progresso, e alguns imprevistos também podem surgir no caminho.
Usar uma ferramenta de gestão de equipes irá lhe ajudar a criar um processo transparente onde todos sabem o que está acontecendo e qual é o seu papel no processo, o que evita entraves para toda a equipe e um estresse no trabalho desnecessário para você.
A primeira coisa que você precisa determinar é a grande e longa lista de passos que uma tarefa possui até chegar à fase de 'Feito'. Um fluxo de trabalho pode ser tão simples quanto 'A fazer, Fazendo e Feito', ou algo muito mais complexo como 'Reunir ideias, Escrever, Editar, Criar o design, Agendar, Publicar'.
Imagine acompanhar o andamento de uma tarefa em uma cadeia de e-mail? Multiplique essas tarefas com o número de projetos e pessoas que você gerencia. Ai! Não é de se surpreender que o seu dia já comece cheio de estresse.
Felizmente, há uma maneira melhor de acompanhar todas as coisas que você precisa, bem, acompanhar. Trello! Visualizar seus processos em um quadro Trello é uma ótima maneira de melhorar a transparência, a fim de ver as tarefas de cada membro, e onde uma tarefa ou projeto chega à fase de conclusão. Este nível de transparência é difícil de se alcançar quando toda a comunicação está restrita a uma sequência de e-mails e as informações mais importantes estão presas em vários documentos em seu computador.
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Recusar tarefas ***
Quando a vontade de agradar chefes e colegas fala mais alto do que a preocupação com a agenda, o resultado são tarefas em excesso. “O que é importante para os outros nem sempre é para nós”, diz Andrea, da FIA.
Antes de aceitar uma nova tarefa, analise sua agenda. Se achar que o pedido vai atravancar outros projetos mais importantes sem trazer um resultado compensatório, a melhor saída é negociar um prazo diferente ou, em último caso, encontrar uma forma de recusar a missão.
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Saiba dizer não
Outra constante do mundo corporativo é querer abraçar o mundo e auxiliar a todos que te pedem algo. Na prática, você acaba complicando sua própria vida, já que aceita realizar tarefas que nem suas eram. E, no fim das contas, acaba com mais do que consegue aguentar, tendo que definir prioridades para não se perder.
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5. Delete ou arquive o que não for mais útil para você
Tanto grandes quanto médias e pequenas empresas trabalham eventualmente com projetos que, ao contrário de processos, têm começo, meio e fim. Por isso, os quadros do Trello são muito usados para a gestão de projetos corporativos. Como eles, um dia, chegam ao fim, é importante manter o hábito de se livrar deles.
Para que você tenha uma ideia, observe o exemplo abaixo.
Muita informação em um só lugar, não é mesmo? Tal como dissemos alguns parágrafos atrás, muita informação gera confusão. Logo, excluir os quadros que não te fazem falta deve fazer parte da sua rotina na aplicação.
O Trello conta tanto com a função “deletar” quanto “arquivar”. Na primeira, você se livra do quadro ou cartão para sempre visto que ele não é mais necessário. Já o “arquivar” permite que você os guarde, sobretudo para o caso de precisar consultá-los novamente no futuro.
Assim, sugerimos que faça a limpeza dos seus cartões e quadros de tempos em tempos para a organização dos seus deveres ficar ainda melhor.
Gostou destas dicas de como usar o organizador de tarefas do Trello? Acredita que elas também possam ser úteis a outras pessoas e contatos seus? Então, compartilhe-o nas suas redes sociais!
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palavra não "no" em destaque vermelhoFalar não é uma habilidade importante em empresas.
Assim, se você é uma pessoa com esse tipo de comportamento, deve aprender a falar não de vez em quando. Lembre-se que a primeira prioridade é o seu trabalho, o qual você é pago para realizar. Se sobrar tempo ou não for te atrapalhar, aí sim auxilie seus colegas e outros departamentos da empresa.
Melhorar comunicação ***
Em meio a um dia a dia tão atribulado, é comum que um profissional não tenha a menor ideia do que a pessoa a sua frente está fazendo. Levando em consideração o que foi dito acima, porém, é importante se comunicar com os demais. Por vezes, seus colegas podem te auxiliar, ou ainda apresentar novas formas de realizar certas tarefas.
dois colegas de trabalho comemorandoComunicar-se com os colegas é uma excelente dica.
Essa comunicação interna deve fazer parte do cotidiano da organização e ser feita não somente com seus pares. Uma boa ideia, então, é que o gestor do departamento reúna, semanalmente, todo seu time e cada um apresente no que está trabalhando. Com isso, é possível que, juntos, vocês possam solucionar os problemas mais rapidamente.
Fazer pausas ***
Pode parecer ilógico sugerir que, para saber como definir prioridades, você pause seu trabalho e descanse a mente. A realidade, entretanto, é que essa é uma ótima estratégia para entender a importância de cada tema. Isso se dá, principalmente, porque você sai do problema e, assim, consegue analisá-lo de fora.
como definir prioridades tomando caféUma pausa é sempre bem-vinda para auxiliar no processo.
Para isso, aproveite da estrutura da corporação e tire um tempo para você quando estiver nessa situação. Vá à sala do café, converse com outras pessoas e tente se abstrair do momento atual. Ao voltar para sua mesa, perceberá que suas ideias podem ter mudado, ou ainda terá aquele incrível insight que facilitará sua vida.
O que é prioridade? ***
Se buscada no dicionário Michaelis, a palavra prioridade possui três diferentes definições, as quais acabam se fundindo em um mesmo sentido de importância e preferência. De acordo com este, pode-se definir prioridade como:
Condição ou estado de primeiro; antecedência no tempo e na ordem;
Condição do que está em primeiro lugar em urgência ou necessidade;
Direito ou possibilidade legal de falar primeiro ou de ser atendido em primeiro lugar; preferência.
escolher tarefas importantesSaber definir prioridades é muito útil no cotidiano.
Com este conceito compreendido, é simples entender que, no ambiente corporativo, saber como definir prioridades é fundamental. Basicamente, essa é uma forma de elencar as atividades de acordo com sua importância para o processo como um todo. Assim, apresenta-se como uma habilidade primordial para os profissionais que desejam alcançar altos cargos em suas carreiras.
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A palavra “prioridade” vem do latim prior e faz referência à anterioridade de algo relativamente a outra coisa, seja em termos de tempo ou de ordem. Aquilo ou aquele que tem prioridade encontra-se em primeiro em comparação com outras pessoas ou coisas. (in https://conceito.de/prioridade)
O que são prioridades?
Prioridades e tempo andam juntos. Prioridade é o que vem em primeiro lugar, que tem mais importância e relevância. No nosso dia-a-dia, nem tudo tem a mesma importância e urgência, por isso é que é tão importante definirmos aquilo que realmente tem mais relevância para nós.
As prioridades são a nossa bússola.
O nosso foco deve estar sempre nas nossas prioridades. Quando priorizamos, estamos a tomar decisões com base naquilo que mais é mais importante.
O dia-a-dia atropela-nos: urgências, imprevistos, mudanças de planos e por aí fora! É a vida a acontecer e nós temos de nos ir adaptando para sobreviver, no entanto é fundamental que não nos deixemos atropelar definitivamente e que modo de vida em piloto automático não nos atinja!
Para isso, as nossas prioridades na vida têm de estar bem definidas.
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Por que definir prioridades? ***
Confira os benefícios da priorização de tarefas
O maior benefício da priorização de tarefas é, sem dúvida, o aumento da produtividade. Usar as técnicas que citamos é sinônimo de gerenciar melhor seu tempo e seus esforços, de modo que os projetos se tornem muito mais ágeis.
Isso já é extremamente importante na administração de nossos afazeres pessoais. Já no contexto empresarial, a prática de priorizar é não apenas relevante, mas decisiva para a saúde do negócio e a manutenção da competitividade. Afinal, diminui as ocorrências de crises ou de acúmulo de trabalho.
Portanto, reveja nossas dicas de ferramentas para priorização de tarefas e escolha os critérios que mais se adequam às necessidades do seu negócio. Ao estruturar a rotina dos projetos de modo muito mais otimizado, os resultados logo serão potencializados.
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Por que definir prioridades?
A regra é clara, se você não consegue definir prioridades vai sempre desejar que um dia tenha mais de 24 horas. Não há tempo para fazer absolutamente tudo.
Você pode até tentar driblar o sistema se utilizando de horas extras no trabalho e iniciando um projeto atrás do outro, sem qualquer pausa para descanso da mente e do corpo. Mas os resultados irão te cobrar mais tarde.
Alta produtividade não significa, necessariamente, grandes resultados. Pelo contrário, quanto mais cansado estiver, menor será a qualidade do projeto. E o mercado já percebeu isso, é por isso que apenas “entregar” o pedido do cliente não é o suficiente, você deve impactar e se destacar.
Como definir prioridades
Existem diversos métodos para você aprender como organizar a sua agenda. O primeiro passo nós já demos: definir metas. Com as metas definidas, você saberá quais tarefas irão demandar mais tempo e quais irão impactar mais no resultado final.
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A priorização de tarefas está na base da produtividade. Pense bem: você pode ser ágil, ter muito conhecimento e tempo disponível. Mas se não souber administrar seus afazeres pela prioridade, ainda assim correrá riscos de perder prazos ou alcançar resultados abaixo do esperado.
Por outro lado, aprendendo como priorizar, você consegue até mesmo resolver o gerenciamento de tempo em uma rotina muito apertada. Ou, ainda, melhorar sua agilidade por aproveitar momentos do dia em que tem mais gás.
A importância da priorização de tarefas reside sobretudo no gerenciamento de tempo e esforço. Sabendo quais são as tarefas que você precisa fazer primeiro, fica muito mais fácil organizar seu dia.
Além disso, é assim que você consegue diminuir as chances de deixar alguma coisa para trás, principalmente os afazeres que mais trazem impactos e resultados.
Aliás, essa é uma das principais competências de um boa gestão — seja nos projetos da empresa, seja nos afazeres pessoais. E mais: com a priorização das tarefas, você tende a poupar esforços com retrabalhos ou resolução de problemas que surgiram devido a atrasos. Ou seja, usa seu tempo de maneira otimizada.
Conheça 4 ferramentas para priorização de tarefas
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Você e sua equipe estão finalizando a reunião semanal. E como estavam discutindo os projetos, metas e demandas recebidas, todo mundo fez anotações e preencheu a lista de tarefas.
E na hora de voltar para a mesa de trabalho, a galera olha para o lado e fica pensativa... "E agora... o que fazer?"
A equipe toda tem um monte de trabalho pedindo atenção. E, como se essas longas listas de tarefas diárias já não fossem estressantes o bastante, cada novo item que surge parece importante. Importante do tipo “pra ontem."
Parece que não existe um ponto claro de partida e a equipe precisa de direcionamento sobre o que deve ser a prioridade número 1.
Será que você deve fechar os olhos e apontar para uma das tarefas? Ou jogar dados e ver que número sái? Ou mesmo, que tal esquecer qualquer tipo de estratégia e apenas começar a fazer as coisas aleatoriamente?
Ok, melhor deixar os dados para o jogo de tabuleiro mesmo. Aqui estão algumas táticas que você e sua equipe podem usar para priorizar de forma eficiente quando tudo está pedindo atenção ao mesmo tempo. Preparar, apontar, foco! 🎯
Mas calma aí... porque não começar de uma vez?
Quando tem várias tarefas para fazer e os prazos estão apertados, o mais fácil é "jogar tudo pra cima" e começar a fazer o que vier pela frente na força bruta.
Pelo menos desse jeito você está fazendo alguma coisa — ou melhor, qualquer coisa. E isso não é melhor do que perder tempo tentando chegar a algum tipo de ordem lógica?
Pior que não... — a priorização de tarefas é importante por vários motivos:
Realizar Atividades de Alto Impacto: Se sua equipe decide mergulhar de cabeça no trabalho sem uma estratégia, é da natureza humana começar pelas coisas fáceis, mesmo que não sejam as mais importantes. Isso se resume ao viés de conclusão de tarefa , que afirma que damos prioridade às tarefas mais fáceis e que fazem a gente sentir que está arrasando na produtividade . Isso significa que aquela planilha vai ser atualizada, mas a apresentação da equipe (marcada para semana que vem, aaah!) vai continuar pendente. Em contrapartida, a priorização de tarefas ajuda a identificar o que é mais importante para que você comece pelo que precisa ser feito primeiro.
Levar em conta as dependências: Sua equipe não está trabalhando sozinha. Você provavelmente precisa de informações e recursos de outros departamentos e pessoas para fazer as entregas. E esperar pelos outros muitas vezes pode gerar novos obstáculos e atrasos. A priorização de tarefas ajuda a levar em consideração essas dependências e fazer um uso mais eficiente do tempo, em vez de se deparar com obstáculos que atrapalham as entregas.
Evitar retrabalho: Se não houver razão clara para as tarefas que sua equipe deve fazer ou para que uma pessoa seja responsável por ela, você corre o risco de ter 2 pessoas (ou mais) fazendo a mesma coisa. A priorização de tarefas evita retrabalho, e isso também significa que você pode aproveitar melhor os pontos fortes da equipe e definir responsáveis para cada item de ação.
Gerenciar expectativas: Não há nenhuma dica ou estratégia no mundo que ajude a dar conta de uma carga de trabalho excessiva (o que é uma das causas mais comuns dos sintomas de estresse no trabalho, com 43% dos entrevistados culpando suas cargas de trabalho pesadas). A priorização de tarefas garante responsabilidades realistas e evita os sintomas da síndrome de burnout surjam na sua equipe. Ele também ajuda a gerenciar as expectativas de outros departamentos ou clientes finais ajustando prazos ou o escopo do projeto quando necessário.
Como priorizar tarefas no trabalho quando tudo parece importante
Você já entendeu os benefícios de ter uma estratégia de priorização de tarefas para definir no que sua equipe precisa se concentrar primeiro. Mas ainda fica a pergunta: como você sabe por onde começar?
Respira fundo — não há uma única forma correta de fazer isso. Aqui estão algumas estratégias diferentes para que você e sua equipe possam compreender sua lista de afazeres e começar a riscar fora os itens de forma ordenada e lógica.
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Priorização de Requisitos
Projetos são empreendimentos com recursos limitados. Em função disso, sempre é necessário priorizar onde os recursos serão empregados.
No contexto de produção de software, só não há a necessidade de realizar a priorização dos requisitos em projetos onde os recursos são ilimitados.
Mas projetos com recursos ilimitados existem?
Não, obviamente.
E por esta realidade que precisamos escolher o que será “feito primeiro” e o que será “feito depois”.
Não é possível todos os requisitos terem a mesma prioridade. Lembre-se, recursos finitos! 😉
Em projetos em que se acredita que sim, que todas necessidades tem a mesma prioridade, o alto desperdício ou o total desperdício, é uma realidade.
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Neste post, entenda um pouco mais sobre a importância de estabelecer ordem e coerência nas demandas, principalmente associadas ao trabalho. Além disso, veja algumas dicas valiosas para ordenar tarefas de acordo com as prioridades diárias, ganhando mais tranquilidade e eficiência na rotina pessoal e, principalmente, no trabalho. Boa leitura e bons insights!
Por que a priorização de tarefas é importante?
O volume de estímulos cresce a cada dia. Em função do desenvolvimento da tecnologia — que conecta tudo e todos, desconhecendo fronteiras físicas e emocionais —, é comum observar o crescimento da miríade de informações à disposição das pessoas.
Em um cenário em que diversos fatores brigam pela atenção do indivíduo, não é raro encontrar profissionais imersos em um cronograma extenso e apertado. Quanto mais numerosos os recursos, maiores são, também, as responsabilidades diante deles — e a eficiência tende a ser a primeira prejudicada.
Com o objetivo de manter a produtividade e acelerar as entregas (sem, no entanto, perder a qualidade do trabalho), é importante que os líderes encontrem formas coerentes de priorizar suas atividades, organizando tarefas e melhorando sua capacidade de resolver problemas.
Do contrário, é provável que haja desvios prejudiciais à performance, comprometendo os resultados individuais e afetando a companhia como um todo.
Neste contexto, que é tão volátil quanto desafiador, a relevância das prioridades ganha tons marcantes. Para o gestor, a organização do cronograma representa uma oportunidade de dominar os estímulos e, mais do que isso, de fazê-los trabalhar a favor do alto desempenho. A mudança é urgente, transformadora e absolutamente positiva.
Como é possível criar (e seguir) prioridades no dia a dia de trabalho?
Partindo do planejamento diário, que envolve a visualização das atividades em aberto e a consequente identificação de suas especificações (tempo demandado para a execução, grau de importância etc.), os gestores são capazes de formatar sua própria escala de priorização com mais domínio e assertividade.
É natural que, ao deparar-se com as tarefas, o profissional questione suas prioridades. No momento de defini-las, efetivando seu plano de trabalho para o dia, é crucial que se considere, por exemplo:
a data-limite de entrega, garantindo o cumprimento de prazos acordados com outros profissionais;
o nível de urgência, evitando que oportunidades (internas ou no mercado) sejam perdidas por falta de timing;
a complexidade da execução, uma vez que o cronograma tende a delimitar, além da sequência de atividades, também o tempo exigido para que cada uma delas seja concluída com sucesso;
o grau estratégico da tarefa, já que, muitas vezes, o que é urgente nem sempre é o mais importante para o desenvolvimento saudável e perene da companhia.
Dessa forma, não seria equivocado afirmar que cabe ao gestor, no exercício de suas funções, a missão de analisar os projetos sob sua responsabilidade e, assim, instituir uma ordem orgânica e coesa de prioridades. Nesse caso, a intervenção externa — tal como pressões de outras áreas e demais profissionais — pode ser prejudicial ao cronograma e, em última escala, às entregas previstas.
Após avaliar todas as variáveis envolvidas em cada demanda, assegurando a firme compreensão de sua importância, o líder ganha mais segurança e autonomia para criar seu plano de prioridades e segui-lo à risca, melhorando sua performance.
Quais ferramentas podem auxiliar na priorização de tarefas?
A essa altura, você provavelmente já está convicto de que é preciso investir em priorização de tarefas. Para validar uma postura mais analítica, estratégica e produtiva, é válido contar com alguns recursos eficazes na gestão de prioridades.
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É claro que a primeira vantagem que nos vem à cabeça é organizar a ordem de prioridade das ações e projetos, obviamente.
Mas os métodos de priorização também beneficiam você e sua empresa de outras formas. Veja!
Clareza nas prioridades
Nem sempre os profissionais sabem porque devem priorizar um projeto em comparação ao outro.
Com as metodologias de priorização, os critérios utilizados para mapear as prioridades ficam claros para todos, o que facilita não só a ordem das ações, mas o entendimento sobre a importância de cada uma delas.
Agilidade para tomar decisões
Quando você tem pouco tempo para tomar uma decisão importante, o ideal é que seus projetos já estejam organizados por ordem de prioridade.
Assim, fica mais fácil para decidir o que pode ficar para depois e o que tem que ser resolvido imediatamente, além do peso de cada ação dentro de um cenário macro.
Evita a perda de foco
Quanto maior o projeto, mais chances de acontecer perda de foco pelo caminho. Ou seja, que o objetivo final não esteja mais claro para as equipes e nem para os gestores.
Uma metodologia de priorização evita isso, justamente porque exige que as metas sejam claras para que a prioridade seja definida.
Melhores resultados
A soma de todos os benefícios gerados por um método de priorização reflete diretamente na qualidade dos seus resultados.
Com o tempo e importância adequados para cada projetos, entregar mais do que sua empresa e seus clientes esperam será rotina. Afinal, o customer experience começa com uma boa organização!
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Avaliação de desempenho: guia para aplicar em sua empresa
5W2H: o que é, vantagens e como aplicar no seu negócio
Análise SWOT ou Matriz F.O.F.A.: o que é e como fazer [templates]
ICE score: o que é, como funciona e como aplicar essa metodologia?
Como escolher o método de priorização de projetos a ser utilizado?
Como você deve ter percebido, cada método tem foco em um objetivo diferente. Logo, para escolher qual deles é o melhor para priorizar os seus projetos, pense no que é mais importante considerar nesse momento:
O seu foco é no financeiro? Teste o método do custo x benefício primeiro;
O seu foco é no tempo? Use a matriz urgência x importância;
O seu foco é nos resultados? Tente a matriz esforço x impacto;
A prioridade é geral? Fique com os métodos BASICA e RICE.
Sentiu dificuldade de identificar qual das necessidades é a sua? Bem, isso pode acontecer quando não foram definidas as metas dentro de um projeto.
Logo, antes de medir qualquer tipo de prioridade, é extremamente necessário ter um alinhamento em torno dos principais objetivos.
Para isso, conheça agora mesmo o OKR, um método utilizado por grandes empresas, como o Google, para definição e mensuração de metas. Aprenda tudo sobre esse sistema, de um jeito prático e rápido, com o nosso e-book OKR: metas que conectam estratégias com operação.
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Quando você desmembra seu projeto em atividades menores, existe um sequenciamento de ações, correto? A melhor maneira de gerar valor para o cliente é priorizando aquelas que tragam maior retorno sobre o investimento em menor tempo.
Se você não faz a gestão de prioridades em projetos, acaba realizando as atividades de menor importância e deixando as mais relevantes para outro momento, o que pode impactar o sucesso do seu projeto.
Basta imaginar que você tem a seguinte sequência de atividades: A, B, C, D e E. De todas elas, B e E são mais importantes porque podem começar a gerar lucro assim que forem implementadas. Se você mantém o sequenciamento normal, vai perder lucratividade e retardar o retorno sobre o investimento feito pelo cliente.
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Ao tomar medidas para priorizar o seu trabalho, é possível assumir uma atitude proativa em vez de reativa. Dessa forma, você aumentará a sua produtividade, cumprirá os prazos e fará uma melhor gestão do seu tempo no trabalho. Veja as dicas a seguir e encontre um processo que ajudará a priorizar suas tarefas no trabalho:
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Qualquer um que atue no mercado corporativo sabe que, em determinado momento, diversas tarefas serão atribuídas a você. Nesse contexto, não é possível realizá-las de uma só vez, pelo menos não com foco e comprometimento a cada uma delas. Dessa forma, surge a necessidade de compreender a relevância de todas e determinar uma ordem. Com base nesta é que as atividades serão realizadas, seguindo uma lista de maior a menor valor.
por que saber como definir prioridadesO mercado empresarial pode ter tarefas demais atualmente.
No mundo empresarial, essa é uma das habilidades mais requisitadas, especialmente pelo que pode trazer às companhias. De nada adiantará, afinal, ter um profissional extremamente qualificado, mas que não sabe como definir as prioridades. Na prática, o que se vê nesse caso é um ambiente hábil, mas sempre atrasado e com pouca produtividade. E isso, definitivamente, não é o que um gestor espera de sua equipe.
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O mercado empresarial está cada vez mais competitivo, e isso não é nenhuma novidade. O que acontece, porém, é que as companhias buscam por profissionais que, além de capacitados, também sejam organizados e saibam como definir prioridades. Assim, ter essa habilidade e colocá-la em prática é vital. E, se necessário investir na estrutura corporativa para aumentar os resultados, o mais indicado é contar com parceiros que agreguem conhecimento e experiência ao projeto.
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Ao priorizar o seu trabalho com clareza, você aumenta a produtividade, faz uma melhor gestão do seu tempo e tem a confiança de poder cumprir sempre os prazos.
Como saber definir prioridades no trabalho? ***
Agora que já entende a importância de saber como definir prioridades em seu trabalho, é preciso descobrir como fazê-lo. Para isso, uma boa oportunidade é seguir as 10 dicas que encontrará logo abaixo. Nelas, terá uma lista completa com sugestões interessantes para organizar seu tempo e trazer mais resultados à empresa. Atente-se a cada um dos tópicos a seguir, aplique-os em sua vida profissional e descubra uma realidade muito mais calma e eficiente.
Tenha foco na organização
Obviamente, não seria possível iniciar uma lista de dicas de como definir prioridades sem citar a organização, da empresa e sua. Aqui, o foco está em transformar a situação para que ela fique a seu favor. Ou seja, facilitar o trabalho para evitar que, em algum momento, você fique com atividades demais e tenha que optar por qual fazer.
organização nas empresasManter o ambiente organizado é essencial.
Essa é, então, uma sugestão que visa impedir que você precise fazer a análise de prioridades. Com isso, você ganha em tempo e em produtividade, além de garantir que irá entregar sempre suas tarefas no tempo correto. E lembre-se, constantemente, que essa é uma habilidade muito valorizada dentro das grandes corporações.
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Para podermos definir as nossas prioridades, é necessário conhecer quais são nossos objetivos a médio e longo prazo e, a partir dos mesmos, concentrar esforços para os alcançar. Tudo isto sem nos dispersarmos com tarefas, situações e pessoas, e fazendo sempre escolhas conscientes e de acordo com as prioridades que definimos.
A definição de objetivos é um processo individual que deve ser feito e revisto de forma regular, pois existem fases na vida em que as prioridades se invertem e outras em que as mesmas se alteram – e está tudo bem com isso.
Sugiro-te que comeces por:
Definir o essencial na tua vida (a leitura deste artigo pode ajudar);
Definir os teus objetivos anuais, mensais e semanais para todas as áreas da tua vida;
Viver o presente com atenção plena, introduzindo prática de mindfulness no dia-a-dia;
Fazer escolhas conscientes através da resposta a perguntas simples, tais como:
Esta atividade/tarefa etc. vai aproximar-me de um dos meus objetivos?
Que benefícios terei se completar esta tarefa?
Preciso fazer isto agora ou pode ser adiado?
Se eu não fizer, o que acontece?
Posso delegar ou passar para outra pessoa?
Em caso de dúvida podes usar algumas das ferramentas que mencionei no artigo: Ferramentas de produtividade e gestão do tempo.
Lembra-te: depois de identificares as tuas prioridades, é importante agir de acordo com as mesmas para não perder o foco e realmente alcançar os objetivos estabelecidos.
A realidade é que muitas pessoas deixam-se contagiar e conforme vão surgindo atividades, solicitações e afins, esquecem-se do que é prioridade e passam a abraçar novamente tudo o que vêem pela frente. Quando se dão conta, já estão longe daquilo que tinham estabelecido como prioridade. Concentra-te no que é essencial e organiza tudo o resto a partir deste ponto – só assim conseguirás manter o foco no que é realmente prioritário.
Qual a diferença entre métas e objetivo? ***
Antes de te contar o benefício de definir metas, temos que entender a diferença entre metas e objetivos.
Objetivo é o propósito de se fazer algo, é onde você quer chegar; é tudo aquilo que vai te direcionar e te motivar. A meta é o objetivo de forma quantitativa; ela é a tarefa para alcançar o objetivo.
Por exemplo, se seu objetivo é aumentar o faturamento anual, uma de suas metas pode ser aumentar as vendas online em 30% até o final do segundo trimestre.
Agora que já sabemos o que são metas, fica mais claro a importância delas. Elas são a ponte até o seu objetivo. Se você não defini-las, de forma realista, você não saberá como alcançar o resultado final, e ficará vagando pelo caminho.
Qual a diferença entre projeto e processo? ***
Primeiro, vamos entender diferenças entre projetos e processos
Já que estamos falando em priorização de projetos e processos, temos que colocar o pingo nos is. Para que possamos alinhar nosso discurso, é importante entender que:
Um projeto tem um resultado ou objetivo a ser atingido e termina quando esse resultado ou objetivo é alcançado. Isso significa que um projeto tem início, meio e fim, e define um escopo e os recursos;
Um processo é uma atividade contínua.
Um projeto trata da implementação de uma mudança ou sobre a criação de algo novo;
Um processo busca criar valor executando repetidamente uma tarefa;
Um projeto é único, ou seja, ao invés de ser uma operação de rotina como um processo, é um conjunto específico de operações projetadas para atingir uma meta única.
Uma empresa é feita de projetos e processos. Com isso, o ideal é você analisar suas operações internas e se perguntar: isso é um projeto ou é um processo? Para te ajudar, vou dar um exemplo: atividades de contratação de funcionários são um processo que deve ser bem estruturado. Esse processo é um grupo de atividades que envolve a divulgação de vagas, seleção de currículos, entrevistas e fechamento das cláusulas contratuais. Então, toda vez que abrir uma vaga no quadro interno da empresa, o profissional do RH só precisa seguir esse passo a passo já estipulado. Já um projeto é algo específico, com início, meio e fim, que pode acontecer apenas uma única vez, como por exemplo a implantação de um Software de RH. Ambos precisam de recursos humanos e financeiros e devem estar planejados em um Orçamento Empresarial.
Além disso, projetos e processos possuem custos e despesas que devem ser levados em consideração. Podem existir vários projetos e processos por empresa, mas é importante destacar que só existe um único orçamento empresarial. Portanto, mais uma vez, é preciso trabalhar com a priorização de projetos e processos.
Antes de seguirmos, deixo a sugestão de um guia completo para ajudar você a planejar e acompanhar os projetos de sua organização e obter os melhores resultados. O download é gratuito, e pode ser feito no link abaixo:Planejamento e Orçamento de Projetos
Esclarecida a diferença entre processos e projetos, seguimos para as Matrizes de Priorização.
Como priorizar o sprint scrum? ***
Obviamente existem diversas técnicas que podem ser utilizadas pra fugir do “achismo” e até mesmo lidar com conflitos de egos que muitas vezes irrompem em reuniões para priorização de backlog. Vou falar da minha favorita: a técnica Buy a Feature Game, que é bem simples, lúdica e eficiente.
Primeiro, escreva as histórias ou features do seu projeto em cards e deixe-os todos espalhados em uma mesa (eu prefiro fazer isso com features). Não traga qualquer feature aqui, apenas aquelas que já estão no roadmap próximo e/ou são minimamente importantes ao projeto (o P.O. já fez um refinamento anterior). Cada card postado na mesa deve ser lido, com a atenção de todos. O ideal é que cada card possua um “preço” também, que pode ser a estimativa de horas para desenvolvimento ou os story points, mas se não estiver tudo estimado, não invalida a dinâmica, apenas reduz um pouco a sua eficiência.
Para cada um dos envolvidos na priorização (de 4 a 7), geralmente stakeholders ou até mesmo usuários, entregue à eles um maço de notas falsas, tipo Banco Imobiliário. Se todas as tarefas estiverem estimadas e com “preço”, some os preços, divida o valor pelo número de participantes e distribua esta quantia em notas para cada participante (poucas notas grandes, muitas notas pequenas).
O dinheiro da dinâmica pode ser apenas post-its com os valores escritos ou dinheirinho de brinquedo, à venda em bazares. Apenas não permita a fabricação de dinheiro falso ao longo da dinâmica nem injeção ou lavagem de dinheiro aproveitado de outras dinâmicas. 🙂
Já se não estiver tudo estimado mas se você estiver trabalhando com story points ou horas e já souber quanto o seu time entrega por sprint, divida essa quantia entre os participantes em notas, seguindo aquela mesma lógica do Banco Imobiliário (poucas notas grandes, muitas notas pequenas). Você pode jogar o B-a-F Game uma vez para várias sprints, por exemplo, somando a capacidade das sprints na hora de distribuir as notas.
Se suas sprints são de 15 dias e você entrega 30 pontos em cada sprint, você pode priorizar uma vez a cada 30 dias, emitindo 60 pontos de notas para os participantes, por exemplo. Para que os valores não fiquem muito limitados, sugiro multiplicar story points por $10 ou até $100 mesmo, enquanto que horas geralmente não possuem esse problema.
Sem nenhuma regra, cada participante pode depositar o seu dinheiro sobre cada card, representando o seu interesse e/ou o quanto aquela feature vale a pena ser implementada. Aqui, cada um terá a sua própria percepção de prioridade, mas como o dinheiro é limitado, eles serão obrigados a trabalhar com esta limitação na hora de distribuir as notas.
Esta limitação de dinheiro ilustra bem as limitações reais de um projeto como a verba, as horas-homem, etc. Ajuda os stakeholders a “sofrerem” com as decisões difíceis que o gerenciamento de um projeto exige. Caso seus cards possuam outras limitações, como precedência, crie combos de produtos do tipo “para comprar esse, tem de comprar o outro primeiro”.
Quando todos terminam sem dinheiro (deixe que discutam e troquem as notas de lugar até o final da dinâmica), basta somar quanto cada card recebeu e os que receberam mais dinheiro são os mais prioritários. Opcionalmente, se estiver trabalhando com as estimativas, uma feature só vira de fato prioridade se ela recebeu um valor mínimo equivalente ao valor necessário para sua compra.
Se uma feature exige 100h de desenvolvimento, ela não entrará na próxima sprint se não alcançar $100 de ‘doações’ dos stakeholders, por exemplo.
Permita uma pequena discussão sobre o resultado da distribuição de notas logo após exibir os cards que se mostraram mais prioritário (i.e. que receberam mais $). Isso tende a gerar algumas movimentações de capital, o que é perfeitamente normal, mas ao término da sessão, o que ficou definido é o que será utilizado como prioridade do backlog e orientará os times nas próximas semanas.
Obviamente que nenhum método é perfeito, mas assim como o Planning Poker, este método baseia sua eficácia no consenso entre os envolvidos no projeto e o conhecimento que cada um tem do produto e do mercado para priorizar de uma maneira caótica, mas organizada.
E aí, o que achou desta técnica? Conhece alguma outra? Compartilhe nos comentários!
* OBS: curtiu o post? Então dá uma olhada no meu livro de Scrum e Métodos Ágeis e/ou no meu curso (abaixo) sobre o mesmo assunto!
Curso de Scrum e Métodos Ágeis
Entender a empresa ***
1. Mapeie suas tarefas de acordo com os objetivos do negócio
Você e sua equipe não estão lutando com as tarefas porque querem — você quer que o seu trabalho faça a diferença para todo o negócio.
É aí que entra a estratégia. “Alinhe o trabalho da equipe e do projeto com os objetivos de negócios”, aconselha Alyssa Towns , escritora freelancer e especialista em operações empresariais na Adswerve . Pegue cada tarefa da lista de afazeres da sua equipe e se pergunte: Qual é objetivo do negócio que essa tarefa ajuda a atingir? Isso é útil por 2 razões:
É mais fácil pedir orientação da gerência média ou superior se eles entendem como seu trabalho afeta os objetivos do negócio.
Então, você pode se concentrar no trabalho que tem maior impacto, em vez de começar pelo trabalho que é mais fácil.
É preciso dar um passo atrás para perceber se o trabalho é realmente importante, ou se apenas parece importante.
“Se o trabalho não estiver alinhado com um objetivo atual do negócio, é bom deixá-lo para depois”, acrescenta Towns.
Quer saber o objetivo de negócio relacionado a cada uma das tarefas? Experimente usar o Power-Up de Campos personalizados no Trello. Você pode adicionar um campo de “Objetivo do negócio” a cada um dos seus cartões do Trello e, em seguida, selecionar em uma lista suspensa a qual objetivo essa tarefa está ligada.
Assim, você pode usar essa funcionalidade para ajudar a ter uma visão mais holística — mesmo com foco no trabalho duro e específico de cada dia.
priorização de tarefas
Focar no que é importante ***
A Harvard Business Review descobriu recentemente que os trabalhadores gastam 41% do seu tempo, em média, concentrando-se em tarefas menos importantes e que poderiam ser facilmente delegadas a outras pessoas.
Monitorar tarefas de forma transparente dentro de um fluxo de trabalho permite que todos entendam quais tarefas são mais importantes ou exigem mais tempo, para que as equipes possam planejar seu tempo e cumprir os prazos de forma mais eficaz.
No Trello, usuários de Premium e Enterprise podem usar Checklists Avançados para atribuir membros e datas de entrega a itens do checklist, para que todos saibam no que cada pessoa está trabalhando dentro de um cartão. Se preferir, você também pode ver estas tarefas do checklist na visualização de Calendário, ou na aba 'Seus Itens' na sua tela inicial do Trello.
gestão de tarefas para equipes
Automatize tarefas para maximizar a produtividade da equipe
Nem toda tarefa precisa de interação humana para ser concluída. Alguns passos podem ser feitos com ferramentas de automação de tarefas. O Butler é o seu robô pessoal que organiza o quadro do Trello e as tarefas da maneira que quiser sem que você precise levantar um dedo.
O Butler permite que as equipes turbinem a sua produtividade e eliminem a sobrecarga mental através de regras, comandos e botões que podem realizar praticamente qualquer tarefa. Aqui estão algumas tarefas que você pode automatizar para melhorar a eficiência da sua equipe:
Criar tarefas recorrentes como "Criar cartão X toda segunda-feira" ou "Criar uma nova lista no primeiro dia de cada mês"
Mover um cartão para a lista "Concluído" ou para o próximo passo quando todos os itens do checklist estiverem concluídos.
Atribuir um membro a um cartão quando um cartão é movido para uma lista específica.
E muito mais!
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Count % of Text Symbols
1 para 836 1.6 % 4
2 você 446 0.9 % 4
3 tarefas 380 1.3 % 7
4 como 328 0.6 % 4
5 prioridade 314 1.5 % 10
6 mais 298 0.6 % 4
7 matriz 272 0.8 % 6
8 prioridades 224 1.2 % 11
9 pode 190 0.4 % 4
10 trabalho 168 0.7 % 8
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Count % of Text Symbols
1 para 1268 1.5 % 4
2 você 575 0.7 % 4
3 tarefas 535 1.1 % 7
4 como 529 0.6 % 4
5 mais 519 0.6 % 4
6 matriz 378 0.7 % 6
7 prioridade 370 1.1 % 10
8 pode 305 0.4 % 4
9 priorização 263 0.8 % 11
10 cada 255 0.3 % 4
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Introdução
Count % of Text Symbols
1 prioridades 10 2.6 % 11
2 tarefas 8 1.3 % 7
3 trabalho 7 1.3 % 8
4 definir 6 1.0 % 7
5 urgente 6 1.0 % 7
6 alguns 5 0.7 % 6
7 estabelecer 5 1.3 % 11
8 parece 5 0.7 % 6
9 sempre 5 0.7 % 6
10 demandas 4 0.8 % 8
******************************************
entender empresa
Count % of Text Symbols
1 empresa 8 1.6 % 7
2 projeto 5 1.0 % 7
3 usuário 5 1.0 % 7
4 bastante 4 0.9 % 8
5 apenas 3 0.5 % 6
6 cartão 3 0.5 % 6
7 crédito 3 0.6 % 7
8 limite 3 0.5 % 6
9 momento 3 0.6 % 7
10 prioridades 3 1.0 % 11
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fazer lista
Count % of Text Symbols
1 escopo 17 2.5 % 6
2 projeto 9 1.5 % 7
3 requisitos 9 2.2 % 10
4 sistema 8 1.4 % 7
5 tarefas 6 1.0 % 7
6 geralmente 5 1.2 % 10
7 projetos 5 1.0 % 8
8 usuários 5 1.0 % 8
9 software 4 0.8 % 8
10 entender 3 0.6 % 8
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PRAZO
Count % of Text Symbols
1 entregar 2 1.6 % 8
2 grande 2 1.2 % 6
3 prazos 2 1.2 % 6
4 projeto 2 1.4 % 7
5 tarefas 2 1.4 % 7
6 tivesse 2 1.4 % 7
7 acabar 1 0.6 % 6
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FOCO
Count % of Text Symbols
1 matriz 57 3.1 % 6
2 prioridade 41 3.7 % 10
3 tarefas 21 1.3 % 7
4 impacto 17 1.1 % 7
5 priorização 17 1.7 % 11
6 determinar 13 1.2 % 10
7 urgência 13 1.0 % 8
8 incidentes 11 1.0 % 10
9 prioridades 11 1.1 % 11
10 serviços 10 0.7 % 8
********************************************************
METODO
Count % of Text Symbols
1 matriz 51 3.2 % 6
2 prioridade 39 4.1 % 10
3 impacto 17 1.3 % 7
4 priorização 16 1.9 % 11
5 tarefas 14 1.0 % 7
6 determinar 13 1.4 % 10
7 urgência 13 1.1 % 8
8 incidentes 11 1.2 % 10
9 serviços 10 0.8 % 8
10 gestão 8 0.5 % 6
*************************************************************************
SMART
Count % of Text Symbols
1 definir 5 1.1 % 7
2 resultado 5 1.4 % 9
3 online 4 0.8 % 6
4 realizada 4 1.1 % 9
5 vendas 4 0.8 % 6
6 atingível 3 0.9 % 9
7 empresa 3 0.7 % 7
8 equipe 3 0.6 % 6
9 específica 3 1.0 % 10
10 exemplo 3 0.7 % 7
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GERAL
Count % of Text Symbols
1 tarefas 18 1.6 % 7
2 empresa 11 1.0 % 7
3 definir 8 0.7 % 7
4 importante 8 1.0 % 10
5 symbols 8 0.7 % 7
6 metodologia 7 1.0 % 11
7 priorizar 7 0.8 % 9
8 projeto 7 0.6 % 7
9 escopo 6 0.5 % 6
10 matriz 6 0.5 % 6
***********************************************************
Count % of Text Symbols
1 tarefas 22 2.8 % 7
2 equipe 18 1.9 % 6
3 trabalho 9 1.3 % 8
4 tarefa 7 0.8 % 6
5 trello 7 0.8 % 6
6 equipes 6 0.8 % 7
7 gestão 6 0.6 % 6
8 acompanhar 5 0.9 % 10
9 pequenas 5 0.7 % 8
10 vitórias 5 0.7 % 8
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escolaedti.com.br
Como usar o Trello: passo a passo + dicas
Bruno Navarro
12-17 minutos
Equipes que sabem como usar o Trello em seus projetos com certeza se organizam muito melhor.
Organização é base de toda atividade, portanto, o bom uso de ferramentas eficientes nesse sentido só colabora para uma melhora na performance geral.
Poucos instrumentos de trabalho são tão bem equipados como o Trello, que vamos abordar em detalhes no texto abaixo.
Acompanhe atentamente e saiba como agregá-lo às suas rotinas!
Como usar o trello
A expansão da computação na nuvem com os Softwares as a Service (SaaS) trouxe às empresas ferramentas de trabalho incríveis para controlar as rotinas diárias.
Plataformas como Microsoft Teams e Google Drive são exemplos de SaaS que ajudam a gerir equipes e coordenar atividades individuais.
Fora das gigantes da internet, também há material muito relevante.
O Trello, por exemplo, dá um verdadeiro show de praticidade e conveniência para quem precisa de mais organização.
Tudo começa pela sua interface de usuário, com comandos bastante simples e fáceis de interpretar, sem contar o design leve e de fácil assimilação.
Por trás de toda esta simplicidade, existe uma poderosa ferramenta de trabalho.
Para explorá-la mais a fundo, vale conhecer em detalhes as funções mais interessantes para os que trabalham em equipe.
Confira a seguir!
Crie uma conta
A facilidade do Trello já começa pelo processo de abertura de conta.
Você pode seguir o roteiro tradicional, criando uma conta do zero a partir de um email de sua preferência.
Ou, se não quiser mais uma conta com login e senha para memorizar, pode fazer um cadastro automático, usando uma conta já existente do Google, Microsoft, Slack ou Apple.
Convide pessoas
Embora possa ser usado individualmente, a razão de ser do Trello é a gestão do trabalho em equipes, com ênfase nas que trabalham à distância.
Para começar, encontre o botão “Compartilhar” e, ao abrir a nova janela, digite o e-mail do novo membro.
Repare que, se você estiver conectado com uma conta Google ou de outro provedor de email, os contatos serão mostrados automaticamente conforme o endereço é digitado.
Caso a pessoa ainda não use o Trello, ao digitar o novo email, você verá um aviso, dizendo que ela ainda não é membro.
Ao inserir o endereço, não deixe de selecionar o status do colaborador, que pode ser apenas “Membro” ou “Administrador”.
Monte um quadro de tarefas
Os quadros de tarefas são onde tudo acontece.
Eles são a base da gestão de atividades pelo Trello, que se baseia no tradicional sistema Kanban, do qual já falamos por aqui.
Para resumir, nele as rotinas são geridas por meio de painéis dispostos em colunas.
As tarefas na barra da esquerda estão “em aberto”, as do meio estão “em andamento”, e as da direita já foram “concluídas”.
A partir desse esquema simples, o Trello permite outras configurações.
Você pode criar quadros de tarefas para todo tipo de rotina, tanto em grupo quanto individuais.
Para criar um quadro, clique no botão “Criar” na parte central superior da tela.
Selecione o design, dê um título e defina para quem ele será visível.
Gere listas
Seu quadro estará em branco até que você crie as primeiras rotinas.
Elas podem ser criadas por meio das listas de atividades, clicando no botão “Adicionar uma lista” na parte superior à esquerda da tela.
Nomeie a lista com um título e vá adicionando mais detalhes e informações em “Adicionar cartão”.
Ao clicar em um cartão já criado, você verá um painel completo da lista, na qual podem ser definidos uma série de parâmetros e instrumentos de controle, como veremos a seguir.
Edite seus cartões
Cada elemento de uma lista no Trello é chamado de “cartão”.
No momento em que você clica nele, a lista é expandida, permitindo adicionar os elementos necessários para a gestão das tarefas.
Os principais são:
Membros: no qual você gerencia as atividades de cada membro adicionado
Etiquetas: controle a prioridade das listas classificando-as com etiquetas coloridas
Checklist: lista de checagem personalizada, da qual falaremos mais à frente
Datas: defina os prazos das tarefas listadas
Anexos: anexe documentos, imagens e arquivos direto do computador, do Trello, Google Drive, Dropbox ou OneDrive.
Local: se quiser, pode adicionar o local onde as atividades se concentram
Capa: personalize sua lista com uma capa que faça referência às atividades relacionadas.
Para que usar o Trello?
Versatilidade é uma das palavras que melhor definem o Trello.
Ele pode ser utilizado em qualquer tipo de atividade, individual ou em equipe, e que demande algum tipo de controle.
Como vimos, ele é inspirado no sistema Kanban, uma das bases do sucesso da indústria japonesa, difundido por incontáveis empresas mundo afora.
Da organização pessoal às rotinas de projetos em áreas como TI, industrial ou comercial, não há atividade que não possa ser gerida por essa ferramenta simples de usar.
Confira algumas possibilidades logo abaixo.
Você pode também conhecer neste e-book 5 ferramentas Lean para implementar a metodologia Lean na sua empresa!
Como usar o Trello na Gestão de projetos
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos por excelência.
Com ele, você pode controlar todas as etapas definidas em seu planejamento.
Aliás, o próprio planejamento pode ser feito com auxílio das listas e cartões.
Como vimos, cada lista pode ser gerida conforme certos parâmetros, entre os quais estão os membros, prazos e arquivos que compõem um projeto.
Digamos, por exemplo, que você esteja implementando um novo equipamento em uma linha de montagem e queira documentar o processo.
Com o Trello, você pode fazer isso com segurança, registrando diariamente todas as etapas do projeto, seus eventuais imprevistos e as etapas por cumprir.
Some ao seu conhecimento este e-book em que mostramos como fazer a gestão de projetos Lean!
Organização de tarefas
Para o dia a dia, o Trello é uma grande “mão na roda”.
Entre as empresas que mais o utilizam, estão agências de marketing, publicidade e startups de viés tecnológico.
Nelas, o fluxo de tarefas é constante e, em geral, existe uma relação de interdependência entre as diferentes atividades.
Nesse aspecto, o Trello ajuda cada membro a gerir suas tarefas, acompanhando o progresso de outros membros por meio dos cartões.
Trabalho em equipe
O Trello foi desenvolvido justamente para ajudar a organizar o trabalho em equipe.
Para a gestão do trabalho remoto, poucas ferramentas são tão completas e fáceis de assimilar e usar.
Como veremos mais à frente, ele conta com poderosos recursos de automação para personalizar ainda mais o controle do fluxo de atividades.
Ele também permite adicionar os chamados “Power Ups”, que são uma espécie de complementos de SaaS externos, como Jira e GitHub, entre outros.
Você pode, por exemplo, adicionar as Planilhas Google para equipar seu dashboard com esta ferramenta de cálculo, entre muitas outras funcionalidades externas.
Controle de cronograma
Tamanha variedade de recursos fazem do Trello uma excelente ferramenta para a gestão do tempo.
No mesmo botão usado para adicionar uma lista, você encontra, ao clicar na seta à direita, a opção “Cronograma”.
Ao definir datas de entrega para as tarefas, elas poderão ser visualizadas em um calendário, facilitando ainda mais o controle dos prazos.
Por padrão, o Trello utiliza cores que sinalizam para a proximidade dos deadlines.
Assim, o amarelo indica que ele está próximo de terminar e vermelho quer dizer que a tarefa está em atraso.
Como usar o trello
Bônus: 5 dicas de como usar o Trello de forma eficiente
Outra palavra que define o Trello é praticidade.
Ele conta com uma enorme variedade de comandos e funções que o tornam imbatível no quesito organização de tarefas e projetos.
São incontáveis opções em termos de customização, como veremos ao abordar os recursos de automação, que estão entre os mais incríveis do Trello.
Mesmo assim, usuários sem muita experiência também podem aproveitar suas funções, por meio de templates disponíveis gratuitamente na comunidade do Trello.
Ou seja, para todos que precisam se organizar ou controlar as rotinas de uma equipe, o Trello certamente tem uma solução.
Confira na sequência algumas possibilidades.
1. Sem ideias? Use modelos
Apesar de o Trello ser simples de utilizar, é normal que usuários com pouca experiência não se sintam muito à vontade nos primeiros passos.
Pensando nisso, o sistema fornece diversos modelos de cartões formatados para diferentes usos.
Basta clicar no botão “Modelos” na parte de cima da tela.
A janela aberta mostrará os mais utilizados, mas, se nenhum deles servir, você pode recorrer ao botão “Explorar templates” logo abaixo.
Ao abri-lo, você verá uma extensa biblioteca de modelos, organizados nas seguintes categorias:
Negócios
Design
Educação
Engenharia
Marketing
RH e Operações
Pessoal
Produtividade
Gestão de produtos
Gerenciamento de projetos
Trabalho remoto
Vendas
Suporte
Gestão de times.
2. Recorra aos atalhos e checklists
Outro recurso que faz o Trello ainda mais prático são os atalhos de teclado com comandos exclusivos.
Para visualizá-los, basta apenas digitar o símbolo de interrogação (?) e, instantaneamente, aparecerão na tela todos os atalhos configurados.
Confira abaixo alguns comandos:
Selecionar cartões adjacentes em um quadro: pressione as teclas de seta
Navegar pelos versos de cartões: pressione as teclas de seta para a esquerda e para a direita para abrir cartões adjacentes em uma lista. Pressione “J” ou a seta para a direita para abrir o cartão abaixo do atual. Pressione “K” ou a seta para a esquerda para abrir o cartão acima do atual
Abrir/fechar barra lateral: pressione “[“ para abrir e fechar o menu da barra lateral de navegação de quadros
Alternar Menu do Quadro: pressione “W” ou “]” para recolher ou expandir o menu do quadro, a barra lateral à direita
Abrir Menu Quadros de Cabeçalho: pressione “B” para pesquisar quadros rapidamente. Navegue pelos resultados da pesquisa com as setas para cima e para baixo. Pressione Enter com um quadro selecionado para abri-lo
Focalizar Caixa de Pesquisa: pressione “/” para posicionar o cursor na caixa de pesquisa, no cabeçalho
Arquivar Cartão: pressione “C” para arquivar um cartão.
3. Consulte quadros recentes
Para quem utiliza muitas listas com muitos quadros, é possível se perder ao tentar localizar um cartão em específico.
Uma forma de encurtar o caminho é clicar na barra de pesquisa ou usar o atalho “/” no teclado.
Com o cursor dentro da barra, automaticamente se abre uma pequena lista com os quadros mais recentes, ajudando assim a localizar uma atividade.
Na barra de pesquisa, você também pode encontrar cartões atribuídos a um membro, bastando para isso digitar o nome dele precedido de “@”.
4. Use a automação
Aqui na EDTI, somos apaixonados pelas funções de automação do Trello.
Elas são agrupadas em três categorias:
Regras: com a qual você pode criar regras em resposta a determinados “gatilhos” (triggers)
Botões: sente falta de um comando? No Trello, você pode criar os seus próprios botões dentro dos cartões
Relatórios: outra função incrível, que permite criar quatro tipos de relatórios das atividades enviados por email.
5. Integre com o Google Drive
Arquivos e ferramentas do Google Drive podem ser incorporadas de duas formas.
Uma, com o compartilhamento de arquivos diretamente pelos cartões, bastando apenas clicar em “Anexo” e selecionar a partir do Drive.
Outra, por meio dos diversos “Power Ups”, que permitem fundir até mesmo as suas planilhas a uma lista de atividades.
Trello gratuito ou pago?
Embora tenha uma série de funcionalidades gratuitas, o Trello em versão completa é um serviço pago que pode ser testado por 14 dias.
A escolha da melhor solução vai depender de certos fatores, principalmente a quantidade de membros que vão utilizar a plataforma.
Afinal, no Trello gratuito, a quantidade máxima é de até 10 quadros por área de trabalho.
De qualquer forma, a versão gratuita conta com bastantes recursos, o que faz das versões pagas mais indicadas para equipes de médio ou grande porte.
Conclusão
Saber como usar o Trello é realmente um trunfo para os profissionais que tenham prática com os seus muitos comandos e funções.
Outro diferencial na carreira é conhecer a fundo a metodologia Lean Six Sigma, uma das mais requisitadas pelas empresas ao recrutar líderes e gestores.
Na Escola EDTI, você se capacita a implementá-la com os nossos cursos green belt e black belt, presenciais ou EAD.
Outro plus que você pode adquirir agora é conhecer o Diagrama de Afinidades, uma ferramenta essencial que mostramos como usar em um e-book completo!
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Conheça 5 ferramentas indispensáveis para gerenciamento de tarefas
7-9 minutos
Empreender exige trabalho, dedicação e organização. Além de fazer reuniões com clientes e coordenar a equipe, ainda é preciso dedicar tempo e atenção às questões pessoais. Por isso, planejamento e gerenciamento de tarefas são pontos fundamentais de quem é dono do próprio negócio.
O sucesso de um empreendimento está muito ligado à organização pessoal e ao gerenciamento do tempo. Por isso, já existem ferramentas que ajudam a otimizar o processo de gestão e deixá-lo mais rápido, produtivo e dinâmico.
Pensando nisso, preparamos este artigo com algumas ferramentas indispensáveis para o seu dia a dia, informando de que maneira elas atuam e quais são os seus benefícios. Boa leitura!
Principais ferramentas de gerenciamento de tarefas
É possível encontrar diversas ferramentas gratuitas para facilitar a organização do seu trabalho. Confira, a seguir, as que você deve conhecer.
1. Trello
O Trello é flexível e fácil de usar. Ele permite a criação de quadros, listas e cartões divididos por temas, projetos ou outros critérios. Além de intuitivo, esse software é dinâmico e permite que você anexe arquivos e imagens, faça comentários e mencione membros em cada tarefa.
É possível adicionar as datas de entrega das atividades, acompanhar os progressos feitos e definir prioridades por meio de etiquetas coloridas. O Trello também desmistifica a ideia de que a fase de planejamento e sistematização do trabalho é maçante e cansativa.
2. Evernote
Muito usado para o registro de informações e de atividades diversas, o Evernote permite a sincronia automática com diversos dispositivos. Ele pode ser usado, inclusive, para salvar textos e artigos para leitura posterior — função disponível graças à extensão para navegadores.
Uma de suas funcionalidades mais úteis é a possibilidade de realizar pesquisas e localizar as informações de forma rápida. O Evernote também tem um sistema de armazenamento em nuvem, com a opção de aumentar o limite com a versão Premium.
3. Asana
Essa é uma excelente ferramenta para administrar tarefas em grupo. A Asana dispõe de um chat que permite a comunicação direta e rápida entre os membros. O calendário conta com a visão geral dos participantes e suas funções; enquanto as listas de atividades podem ser organizadas por meio de quadros. Há também um fórum de discussão.
Como é possível visualizar o que cada integrante da equipe está fazendo no momento, é fácil definir e distribuir os próximos passos. A ferramenta também pode ser integrada ao e-mail e fornece gráficos com a evolução dos trabalhos.
4. Basecamp
O Basecamp auxilia na estruturação de pequenos e grandes projetos por meio da definição de responsabilidades, objetivos e prazos. Com isso, a produtividade da equipe aumenta e os resultados são mais acertados.
O diferencial desse software é a formação de um tipo de linha do tempo para cada trabalho que está sendo executado. Dessa forma, é possível monitorar o histórico do que cada colaborador da equipe fez e quais as próximas atividades eles deverão concluir.
Além disso, ele tem a funcionalidade de compartilhar arquivos, editar textos, preparar listas de tarefas e postar mensagens nos projetos.
5. Todoist
Essa ferramenta apresenta uma interface intuitiva e atraente; e também inclui a gestão colaborativa dos projetos. É possível sincronizar as listas entre diversos dispositivos e as atividades podem ser organizadas pelo tipo de projeto ou pela data limite de entrega.
As atividades são localizadas de modo rápido em tempo real e podem ser monitoradas por meio de guias de fácil acesso. A área de interação descomplicada e a sua usabilidade garantem que o aplicativo tenha foco na agilidade e na produtividade.
Benefícios dessas ferramentas
Diante dos diversos recursos e funcionalidades das ferramentas de gerenciamento de tarefas, esses softwares otimizam o fluxo de informações e organizam as atividades em um só lugar. Conheça outros benefícios dos programas.
Aumento do foco no trabalho
O ambiente corporativo necessita de responsabilidade, foco e determinação para avançar. É interessante que os profissionais envolvidos em diversos projetos tenham acesso rápido e simples às tarefas que precisam executar no dia a dia.
Quando um cronômetro está contabilizando o tempo para a entrega dos trabalhos de cada colaborador, é mais fácil que eles se envolvam com mais atenção e menos procrastinação. Por isso, os softwares de gestão são uma boa opção para definir as prioridades e evitar perdas de tempo com retrabalhos.
Maior controle de informações
O grande número de tarefas e projetos e a falta de organização pode fazer com que uma atividade seja feita de maneira equivocada. Além disso, quando os trabalhos devem ser realizados em grupo, anotar as obrigações em uma agenda particular pode não ser uma opção muito viável.
Ao condensar os afazeres essenciais em um gerenciador e possibilitar a troca de informações entre os profissionais, evita-se a perda de tempo e energia utilizados no trato de pontos irrelevantes.
Facilidade no processo de comunicação
Gerenciar as tarefas e realizar um bom trabalho, muitas vezes, depende de uma comunicação clara e fluída. Dificuldades no diálogo e no entendimento das funções podem causar graves problemas nos processos internos.
A organização de todas as informações em uma única plataforma descomplica todos os processos envolvidos. Como cada tarefa tem a sua própria conversa, a equipe pode apresentar as demandas, discutir os prazos, apontar sugestões, identificar erros e compartilhar soluções.
Informações mais realistas
Um bom controle do tempo gasto em cada atividade pode fornecer informações relevantes para o seu negócio. Com esse dado é possível calcular o valor da hora de cada auxiliar, o tempo necessário para a realização das atividades e a estimativa de recursos consumidos em cada tarefa.
Os programas de gerenciamento de tarefas fornecem dados que facilitam a produção de relatórios e análises que permitem a visualização dos resultados obtidos com a equipe.
O gerenciamento de tarefas não consiste apenas na definição das atividades que devem ser feitas no dia. Sistemas completos oferecem a possibilidade de planejar as atividades secundárias, definir prioridades de execução, compilar dados e receber avisos de trabalho. Essas especificações contribuem para uma organização eficaz e com menos possibilidades de erros.
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Matriz de priorização: como organizar projetos e processos em 6 passos
Andreia Silva Justo
11-15 minutos
Última atualização em 06/07/2022
Você se sente perdido e vive apagando incêndios na empresa em que trabalha? Quando há muita coisa para fazer, é comum que a gente fique com a falsa sensação de que tudo é importante. Contudo, o tempo é um recurso limitado. Portanto, é preciso selecionar o que será feito primeiro. Para ajudar a embasar essa tomada de decisão, você pode utilizar uma matriz de priorização. É sobre isso que vamos falar hoje. Acompanhe para aprender:
O que é uma matriz de priorização
Como usar uma matriz de priorização em 6 passos
Quais as principais matrizes de priorização
Matriz GUT
Matriz BASICO
Matriz RICE
Matriz 4×4
Pegue seu café e boa leitura!
Uma matriz de priorização é uma ferramenta que ajuda a ordenar projetos, processos, chamados e qualquer coisa que você queira, identificando o que é mais importante com base em critérios claros e relevantes. Normalmente, uma matriz de priorização assume o formato de tabela, gráfico ou quadrante. Mas não há certo ou errado, tudo depende de como você prefere visualizar as informações.
O principal benefício de começar a utilizar uma matriz de priorização é acelerar a obtenção de resultados, justamente por dar prioridade às iniciativas certas, de maior relevância à organização. Além disso, uma vez que você tenha uma lista de prioridades em mãos, você perderá menos tempo planejando o que fazer e passará a dedicar mais tempo colocando a mão na massa.
Um efeito colateral com essa organização dos trabalhos é dar visibilidade de quando cada demanda será “atacada”. Com isso, as partes interessadas conseguem avaliar melhor se os prazos previstos podem trazer algum prejuízo, podendo negociar mudança de ordem, de uma forma mais estruturada e consciente.
O funcionamento de uma matriz de priorização é quase sempre o mesmo. O que muda são os critérios levados em consideração em cada análise. Confira um passo a passo de como usar essa ferramenta corretamente.
Como usar uma matriz de priorização em 6 passos
1. Liste o que precisa ser priorizado
A primeira coisa que você precisa fazer se quiser usar uma matriz de priorização é definir aquilo que você quer priorizar. Questione-se: são projetos, processos, chamados ou outros itens? Se forem muitos projetos, por exemplo, quais iniciativas devem entrar no esforço de priorização?
Ao montar uma lista, você mesmo sem querer já está pré-selecionando um pouco do trabalho, o que ajuda bastante se você tiver um grande volume de coisas para fazer. Importante: separe as demandas por categoria. Nada de priorizar projetos e processos em uma única lista, afinal, são coisas diferentes, que merecem tratamentos diferentes.
2. Enumere critérios de seleção
O segundo passo para montar a sua matriz de priorização é estabelecer as condições que serão levadas em consideração na hora de selecionar as demandas. Alguns critérios frequentemente usados são: gravidade, urgência, tendência, benefício, abrangência, satisfação do cliente, investimento, operacionalidade, obrigatoriedade legal, probabilidade de sucesso, entre outros. Vamos detalhar mais cada um deles quando te apresentarmos as matrizes de priorização.
3. Atribua uma pontuação para cada critério de seleção
Se você seguiu o passo a passo até aqui, provavelmente está com uma lista de demandas e uma lista de critérios aí na sua mesa, não é mesmo? O seu desafio agora é atribuir pontuações para cada critério de seleção escolhido, de acordo com cada demanda.
Por exemplo: se você estiver utilizando os critérios de gravidade, urgência e tendência e uma de suas demandas for um projeto de desenvolvimento de produto, você poderia atribuir as notas quatro, três e dois para os critérios, respectivamente. Normalmente, utilizamos uma escala que vai de um a cinco. Na medida do possível, tente dar exemplos que representem cada uma das notas, isso vai ajudar no momento em que você for pontuar cada item da sua lista para chegar no ranking de prioridade.
Ah, é interessante que você não faça isso sozinho. Peça a ajuda do seu time e demais partes interessadas envolvidas nas demandas! Muitas vezes, pode acontecer de você estar com o olhar “míope” sobre a gestão dos processos, projetos, chamados ou qualquer coisa que você esteja priorizando. Com a priorização colaborativa, o risco de fazer uma priorização muito unilateral, fora da realidade da empresa, é bem menor!
4. Monte uma tabela com as informações
Depois que você tiver em mãos a lista de demandas e os critérios que serão utilizados para priorizá-la, bem como as pontuações para cada critério por demanda, é recomendável que você os organize de uma forma visual, para facilitar os próximos passos. A forma mais fácil de fazer isso é por meio de uma tabela. As linhas devem conter as demandas e as colunas os critérios. Então, basta preencher com as notas que cada demanda tirou em cada critério.
5. Associe as pontuações de cada demanda
Para montar a sua matriz de priorização, provavelmente você utilizou pelo menos dois critérios. Se uma determinada demanda recebeu nota dois em um critério e nota cinco em outro, o que isso quer dizer exatamente? Como montar um ranking a partir disso? Por isso temos esta etapa, em que você precisará associar de alguma forma as pontuações de cada demanda. Você pode somar, multiplicar e às vezes até dividir.
A forma como você vai associar as pontuações dependerá muito do método utilizado. Se você estiver trabalhando com a matriz GUT, precisará multiplicar os números. No caso da matriz BASICO, você deverá somar. Já se você estiver trabalhando com a matriz RICE, precisará multiplicar e dividir. Depois de fazer essas associações você terá apenas um número atribuído para cada demanda, o que nos leva ao próximo passo.
6. Monte o ranking das demandas
Agora chegou a hora de ordenar a lista de demandas conforme as pontuações obtidas, do maior número para o menor número. No caso de algumas demandas ficarem com a mesma pontuação, você precisará olhar outros critérios relacionados ao negócio para poder desempatar o jogo.
Algumas matrizes de priorização não trabalham diretamente com ranking, mas com sugestões de ações que podem ser feitas dependendo de qual quadrante de um gráfico cartesiano (com dois eixos) a demanda se encaixa. Isso ficará mais claro quando estivermos comentando sobre cada ferramenta de priorização especificamente.
Uma prática comum é ter o ranking calculado e o ranking forçado. O ranking calculado é a nota gerada a partir do cálculo dos critérios de cada item da lista. Já o ranking forçado é a revisão da nota calculada, feita por um comitê, que pode decidir ajustar a sequência dos itens.
É importante destacar que isso deve ser feito mediante uma justificativa e de comum acordo com os grupos. Essa justificativa deve ficar registrada na própria matriz, esclarecendo quais foram as razões de optar não seguir a sequência calculada.
CTA-Priorização-de-Portfólio-de-Projetos-com-foco-em-resultados
Agora que você já sabe mais ou menos como funciona uma matriz de priorização, confira os principais modelos e como eles funcionam.
Quais as principais matrizes de priorização?
1. Matriz GUT
A matriz GUT considera os critérios de gravidade, urgência e tendência na análise das demandas. Esses critérios variam em uma escala de 1 a 5 e a pontuação de cada um deles deve ser multiplicada para resultar no GUT (score final). Portanto, na matriz GUT a pontuação mínima é de 1 ponto e a pontuação máxima é de 125 pontos.
A gravidade mede o impacto da demanda no todo e está relacionada aos efeitos que podem surgir ao longo do tempo caso a demanda não seja atendida. A urgência mede o tempo: quanto menos tempo disponível para realizar uma demanda, mais urgente ela é e vice-versa. A tendência mede a probabilidade de crescimento de um problema caso a demanda não seja realizada. Você precisa se perguntar: se eu não resolver isso hoje, com qual intensidade a situação vai piorar? A imagem abaixo sintetiza bem o que é a matriz GUT:
Critérios de priorização - Matriz GUT
Ficou interessado em testar a matriz GUT? Baixe gratuitamente a nossa matriz GUT em Excel, planilha que faz os cálculos automaticamente!
Matriz GUT Excel
2. Matriz BASICO
A matriz BASICO considera seis critérios: benefício para a organização, abrangência dos resultados, satisfação do cliente interno, investimento requerido, cliente externo satisfeito e operacionalidade simples. Em cada um deles, respectivamente, você precisa se perguntar:
Quais as vantagens de atender a essa demanda?
Quantas pessoas serão afetadas por essa demanda?
Essa demanda pode impactar na experiência dos colaboradores?
Qual o orçamento necessário para atender à demanda?
Essa demanda pode impactar na experiência do consumidor?
É uma demanda fácil de ser executada?
Assim como na matriz GUT, na matriz BASICO cada critério pode receber uma pontuação de 1 a 5. A diferença é que em vez de multiplicar, somamos os valores.
3. Matriz RICE
A matriz RICE leva em consideração quatro critérios de priorização: reach, que é o número de pessoas que serão afetadas pela demanda; impact, que é o grau de impacto da demanda (massivo = 3, grande = 2, médio = 1, baixo = 0,5 e mínimo = 0,25); confidence, que é o nível de confiança no resultado (alto = 100%, médio = 80%, baixo = 50% e mínimo = 20%); e effort, que é o tempo necessário para realizar a demanda.
Após atribuir a pontuação a cada um desses critérios é preciso multiplicar reach, impact e confidence para depois dividir este resultado pelo effort. Então, se você tiver um projeto que vai envolver 200 pessoas durante 6 meses, com impacto grande na organização e nível de confiança baixo por parte da diretoria, o cálculo do RICE seria feito da seguinte forma:
RICE = (Reach * Impact * Confidence) / Effort
RICE = (200 * 2 * 50/100) / 6
RICE = (200 * 2 * 0,5) / 6
RICE = 200 / 6
RICE = 33,33
4. Matriz 4×4
A matriz 4×4 leva em consideração dois critérios, que podem ser escolhidos por quem estiver montando a matriz. Normalmente as pessoas utilizam custo-benefício, urgência e importância, esforço e impacto. Para cada um dos dois critérios é normal que sejam atribuídas notas de 1 a 4. Com base nisso, é possível montar um gráfico cartesiano e até quadrantes com sugestões de ações a serem tomadas, como na figura abaixo, que ilustra uma matriz 4×4 de custo-benefício.
Matriz de custo-benefício
Então, por exemplo, uma demanda que tiver 3 de benefício e 1 de custo precisa ser realizada imediatamente, ao passo que uma demanda que tiver 2 de benefício e 4 de custo deve ser ignorada ou arquivada, pois será um investimento injustificável.
Conseguiu entender um pouco sobre matriz de priorização? Vale lembrar que priorizar é deixar de fazer uma coisa para fazer outra, mais importante. Portanto, você precisará revisar a lista de tempos em tempos ou aumentar a capacidade do time!
Continue se aprofundando no assunto: assista ao nosso webinar gratuito e entenda com detalhes como utilizar cada uma das ferramentas de priorização de iniciativas explicadas anteriormente!
CTA-3-Ferramentas-para-Priorização-de-Iniciativas-que-podem-mudar-a-sua-vida
Andreia da silva justo
Graduada consultora em ERP pela UDESC e pós-graduada em Engenharia de Software pela PUC/PR. Gerente de Projetos com mais de 25 anos de atuação em empresas de médio e grande porte. Possui certificação PMP (Project Management Professional) pelo PMI (Project Management Institute) e CSM (Certified Scrum Master) pela Scrum Alliance.
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Como priorizar as tarefas de um projeto ágil - iMasters - We are Developers
Saiba mais
10-14 minutos
Trabalho e ensino outros a trabalharem com Scrum desde 2010. Independente das empresas adotarem ou não a metodologia ágil mais utilizada (e com mais cases de sucesso conhecidos) no mundo, sempre há o que aprender com seus métodos inusitados e com a cultura que permeia este mundo ágil em geral. Um dos pontos-chave em qualquer projeto, seja com Scrum ou não, é a priorização de tarefas – tema do artigo de hoje.
Alguns especialistas que conheço, dizem que basta perguntar ao cliente o que ele quer e depois, o que ele quer primeiro.
Pergunte ao seu usuário e/ou cliente tudo o que ele quer no software e você terá uma pilha de documentos com vários centímetros de altura e dezenas (talvez centenas) de páginas. Depois pergunte à ele o que é mais importante e ele vai lhe responder que tudo é importante. Pergunte o que é mais urgente e ele vai te responder que tudo é urgente. Esqueça, isso não funciona. Pelo menos dessa forma tão direta, não.
Como fazer então?
Cortando o escopo
Simplesmente nunca teremos tempo hábil – e nem faz sentido – desenvolver tudo o que o cliente acha que precisa no software. Principalmente na primeira versão (já ouviu falar em MVP?) e é o seu dever ensinar isso a ele.
Gerentes de projeto tem de lidar com escopo, custo e prazo nos projetos. Dificilmente conseguimos equilibrar essas três variáveis e, na minha opinião, escopo é a que faz mais sentido cortar. Não apenas porque manter um equilíbrio nessa balança de três pratos é quase utópico, mas porque é o mais inteligente a se fazer, pensando no sucesso do projeto como um todo.
Jason Fried fala no seu livro Getting Real que é melhor fazer meio-software do que um software meia boca. E eu concordo com ele.
É no escopo onde temos sempre a maior quantidade de desperdício em um projeto. E desperdício aumenta os custos e estoura os prazos, simples assim. A Toyota passou a GM com seu método Lean, focando em apenas uma coisa: reduzir o desperdício.
Mas como reduzir o desperdício de escopo?
Princípio de Pareto
Use o Princípio de Pareto ou a “regra do 80/20”, como muito bem apontada por Tim Ferriss em seu best-seller “Trabalhe 4h por semana“. Pareto determina uma relação de 80/20 ou simplesmente maioria/minoria que é aplicada há muitas coisas em nosso cotidiano. Por exemplo, 80% do uso de um software se dá em apenas 20% das funcionalidades.
Isso quer dizer que apenas 20% de tudo que for desenvolvido será utilizado realmente. O restante cairá no esquecimento.
Scrum enfatiza o foco na geração de valor para o cliente a cada entrega e a chave para geração de valor é reduzir o desperdício, priorizando muito bem o que deve ser DONE em cada Sprint. Ok, dentro do Scrum isso é uma tarefa para o Product Owner, mas se você leu até aqui, é porque de alguma forma está envolvido com as decisões de produto também, certo?
Atualmente trabalho em um banco, e como todo banco, temos alguns processos e projetos inchados, burocráticos e cheios de desperdícios. Alguns são culpa do Banco Central, outros são culpa nossa mesmo. Algumas vezes parece que Agile e Lean jamais andarão de mãos dadas com a palavra banco, mas essa é a minha função lá e tem sido um trabalho bem interessante.
Cito o case do banco, pois lá eu tenho cuidado da priorização de tarefas para os times de desenvolvimento, além das minhas atribuições normais como Scrum Master. Um app de cartão de crédito, por exemplo, é cheio de features, por mais que pareça algo simples como comprar-e-pagar. É troca de senha, de data de vencimento, aviso de viagem, solicitação de mais limite, ajuste do limite atual, etc. Se deixar, a equipe de negócios se empolga e quer um Nubank pronto em duas sprints. Quem nunca passou por isso?
Minha estratégia neste projeto foi bem simples: priorização. Não vamos entregar um Nubank em duas sprints, mas consegui priorizar as features baseado no que agregaria mais valor ao cliente o mais rápido possível. Assim, em três sprints teremos um app de cartão funcional com os 20% de features que trazem 80% dos benefícios. E sim, nós vamos entregar, pois falta apenas uma das três sprints e já estamos com boa parte das funcionalidades essenciais prontas.
Conhecendo seu produto
Mas como saber o que é mais prioritário dentre centenas de features que aparecem no backlog todos os meses?
O jeito mais óbvio é conhecendo o seu produto, o seu time e entendendo o seu mercado. Óbvio que isto não é algo simples de se alcançar e existem diversos outros fatores que impactam na priorização. Se você está lançando uma versão nova de um produto, olhar o que os usuários realmente usam na sua aplicação pode ajudar bastante a decidir o que deve entrar ou não em uma nova versão. Se está lançando um novo produto, tente entrevistar usuários de produtos concorrentes, vai lhe ajudar a entendê-los e fazer algo superior à concorrência.
Quais são as dores do seu usuário? Priorize o que “dói mais”. Se o que o usuário mais reclama é de não ter um bom limite de crédito nos cartões concorrentes, foque em fazer uma análise de crédito automatizada, eficiente e que forneça um crédito condizente com a realidade (e histórico) de cada cliente. Permitir que ele escolha a cor do seu cartão pode ficar pra depois.
O que seu usuário mais utiliza no dia-a-dia? Entregue primeiro o que ele espera como “mínimo viável” em produtos do seu nicho. Se o usuário consulta o limite disponível no cartão todos os dias, mas apenas viaja para o exterior anualmente, o que você acha que deve ser feito primeiro: consulta de limite ou aviso de viagem? Se seu usuário troca de senha do cartão apenas uma vez por ano (no máximo), mas paga faturas todos os meses, qual funcionalidade deve ser o foco nas primeiras entregas?
Este tipo de raciocínio, sem muita técnica, ajuda bastante a priorizar o que é realmente importante e deve ser posto na frente em um projeto de software.
Buy a Feature Game
Buy a Feature Game
Obviamente existem diversas técnicas que podem ser utilizadas pra fugir do “achismo” e até mesmo lidar com conflitos de egos que muitas vezes irrompem em reuniões para priorização de backlog. Vou falar da minha favorita: a técnica Buy a Feature Game, que é bem simples, lúdica e eficiente.
Primeiro, escreva as histórias ou features do seu projeto em cards e deixe-os todos espalhados em uma mesa. Não traga qualquer feature aqui, apenas aquelas que já estão no roadmap próximo e/ou são minimamente importantes ao projeto. Cada card postado na mesa deve ser lido com a atenção de todos. O ideal é que cada card possua um “preço” também, que pode ser a estimativa de horas para desenvolvimento ou os story points, mas se não estiver tudo estimado, não invalida a dinâmica, apenas reduz um pouco a sua eficiência.
Para cada um dos envolvidos na priorização (de 4 a 7), geralmente stakeholders ou até mesmo usuários, entregue à eles um maço de notas falsas, tipo Banco Imobiliário. Se todas as tarefas estiverem estimadas e com “preço”, some os preços, divida o valor pelo número de participantes e distribua esta quantia em notas para cada participante (poucas notas grandes, muitas notas pequenas).
O dinheiro da dinâmica pode ser apenas post-its com os valores escritos ou dinheirinho de brinquedo, à venda em bazares. Apenas não permita a fabricação de dinheiro falso ao longo da dinâmica nem injeção ou lavagem de dinheiro aproveitado de outras dinâmicas.
Se você estiver trabalhando com story points ou horas e já souber quanto o seu time entrega por sprint, divida essa quantia entre os participantes em notas, seguindo aquela mesma lógica do Banco Imobiliário – poucas notas grandes, muitas notas pequenas. Você pode jogar o B-a-F Game uma vez para várias sprints, por exemplo, somando a capacidade das sprints na hora de distribuir as notas.
Se suas sprints são de 15 dias e você entrega 30 pontos em cada sprint, você pode priorizar uma vez a cada 30 dias, emitindo 60 pontos de notas para os participantes, por exemplo. Para que os valores não fiquem muito limitados, sugiro multiplicar story points por $10 ou até $100 mesmo, enquanto que horas geralmente não possuem esse problema.
Sem nenhuma regra, cada participante pode depositar o seu dinheiro sobre cada card, representando o seu interesse e/ou o quanto aquela feature vale a pena ser implementada. Aqui, cada um terá a sua própria percepção de prioridade, mas como o dinheiro é limitado, eles serão obrigados a trabalhar com esta limitação na hora de distribuir as notas.
Esta limitação de dinheiro ilustra bem as limitações reais de um projeto como a verba, as horas-homem e etc. Ajuda os stakeholders a “sofrerem” com as decisões difíceis que o gerenciamento de um projeto exige. Caso seus cards possuam outras limitações, como precedência, crie combos de produtos do tipo “para comprar esse, tem de comprar o outro primeiro”.
Quando todos terminam sem dinheiro (deixe que discutam e troquem as notas de lugar até o final da dinâmica), basta somar quanto cada card recebeu e os que receberam mais dinheiro são os mais prioritários. Opcionalmente, se estiver trabalhando com as estimativas, uma feature só vira de fato prioridade se ela recebeu um valor mínimo equivalente ao valor necessário para sua compra.
Se uma feature exige 100h de desenvolvimento, ela não entrará na próxima sprint se não alcançar $100 de ‘doações’ dos stakeholders, por exemplo.
Permita uma pequena discussão sobre o resultado da distribuição de notas logo após exibir os cards que se mostraram mais prioritário (i.e. que receberam mais $). Isso tende a gerar algumas movimentações de capital, o que é perfeitamente normal, mas ao término da sessão, o que ficou definido é o que será utilizado como prioridade do backlog e orientará os times nas próximas semanas.
Obviamente que nenhum método é perfeito, mas assim como o Planning Poker, este método baseia sua eficácia no consenso entre os envolvidos no projeto e o conhecimento que cada um tem do produto e do mercado para priorizar de uma maneira caótica, mas organizada.
E aí, o que achou desta técnica? Conhece alguma outra? Compartilhe nos comentários!
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Como priorizar tarefas? 5 ferramentas + 7 dicas infalíveis para uma melhor gestão
Douglas da Silva
11-15 minutos
Saber como priorizar tarefas é uma excelente maneira de aumentar a produtividade, entregar mais e melhores resultados, e até de evitar retrabalho, estresse, desentendimentos entre colaboradores e desgastes físicos e mentais.
Qual gestor não precisa lidar com inúmeros assuntos durante o dia? Que equipe não sente que tem vários “incêndios” para apagar ao longo da jornada de trabalho?
Pois bem, essas são situações normais (e até esperadas) em um ambiente corporativo. A questão é quando não se sabe lidar com elas, o que pode resultar em uma verdadeira “bola de neve” de problemas.
Por conta disso, descobrir como priorizar tarefas é tão importante para estabelecer um bom fluxo de trabalho.
Com a metodologia certa é possível identificar mais claramente o que é importante e o que é urgente — sim, há diferença entre esses dois critérios.
Mas a dúvida que muitos profissionais têm é: como priorizar tarefas de maneira eficiente e que traga os resultados pretendidos? Uma das formas mais indicadas é utilizando uma matriz de priorização.
A matriz de priorização é uma ferramenta de gestão de projetos que ajuda a organizá-los, e também a ordenar processos, chamados e qualquer outra atividade de uma empresa que precisa ser reorganizada para ser feita de maneira mais eficiente.
Para ajudar você a escolher a melhor matriz de priorização para o seu time, neste artigo, trouxemos uma lista com cinco sugestões dessa ferramenta.
Além disso, aqui, você também vai descobrir porque é tão importante saber como priorizar tarefas, quais os benefícios gerados com essa estratégia e como tornar tudo isso uma realidade na sua empresa.
Por isso, continue a leitura e confira!
Como priorizar tarefas? 5 ferramentas
Saber como priorizar tarefas deve fazer parte da gestão estratégia de toda companhia. Os principais motivos para definir a ordem do que precisa ser realizado é que isso ajuda a aumentar a produtividade e a otimizar o dia a dia dos profissionais.
Como dissemos, a adoção de uma matriz de priorização é um excelente caminho para alcançar esses resultados. Entre as que podem ser utilizadas para melhorar a sua performance e a do seu time estão:
Matriz GUT
Matriz RICE
Matriz BASICO
Matriz 4×4
Matriz de Eisenhower
Matriz GUT
GUT é a sigla para gravidade, urgência e tendência. Assim, é possível dizer que a matriz GUT consiste em um método de priorização de tarefas que permite relacionar esses três conceitos e, com isso, definir a ordem de execução de atividades e processos.
Criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, especialistas em resoluções de problemas empresariais, essa matriz de priorização atribui uma nota (de 1 a 5) a cada conceito, relacionado a cada tarefa, da seguinte forma:
Gravidade: avalia o impacto e/ou a intensidade que uma situação pode gerar para a empresa:
Pontuação 1: sem gravidade;
Pontuação 2: pouca gravidade;
Pontuação 3: grave;
Pontuação 4: muito grave;
Pontuação 5: extremamente grave.
Urgência: relacionada ao tempo, considera questões com prazo de atendimento e a pressão para solucionar o problema:
Pontuação 1: é possível esperar;
Pontuação 2: pouco urgente;
Pontuação 3: apresentar urgência e requer atenção em curto prazo;
Pontuação 4: muito urgente;
Pontuação 5: exige atenção imediata.
Tendência: ajuda a identificar se a questão a ser resolvida tende a se manter estável ou se pode evoluir para pior rapidamente:
Pontuação 1: nada mudará;
Pontuação 2: tende a piorar em longo prazo;
Pontuação 3: tende a piorar em médio prazo;
Pontuação 4: tende a piorar em curto prazo;
Pontuação 5: indicativo de que vai piorar rapidamente.
Para saber como priorizar tarefas utilizando a matriz GUT você deve:
Listar quais problemas precisam ser resolvidos, ou quais tarefas estão aguardando para serem realizadas;
Atribuir uma pontuação para cada critério — gravidade, urgência e tendência — considerando os três pontos de análise para cada atividade ou processo;
Multiplicar as notas atribuídas a G, U e T e colocar como prioridade a situação que tiver a maior nota no final.
Matriz RICE
Entre as maneiras de como priorizar tarefas está o uso da matriz RICE, que é o acrônimo para as palavras Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço).
Trata-se de uma ferramenta mais analítica e menos intuitiva, que funciona de forma similar à matriz GUT no que diz respeito a categorizar os seus critérios de acordo com a necessidade de priorização:
Reach: estima o percentual de alcance de um projeto, ou atividade, em um determinado período;
Impact: aponta o impacto da ação. Uma das maneiras de fazer isso é aplicando uma escala como essa:
Pontuação 3: impacto muito grande;
Pontuação 2: impacto grande;
Pontuação 1: impacto médio;
Pontuação 0.5 = impacto pequeno;
Pontuação 0.25 = impacto mínimo.
Confidence: critério utilizado para identificar quais projetos e tarefas requerem mais empenho, tendo como ponto de visto o entusiasmo e a confiança:
Pontuação 100%: alta confiança;
Pontuação 80%: média confiança;
Pontuação 50%: baixa confiança.
Effort: estima o esforço a ser empregado por cada profissional envolvido na atividade ou projeto, considerando o tempo necessário para a sua execução. A medida usada nesse critério chama-se “pessoa-mês”, ou seja, quanto de trabalho cada membro da equipe pode realizar e entregar em um mês.
Sugestão de leitura: “Matriz BCG: o que é, como funciona e como criar a sua”
Matriz BASICO
Mais uma maneira de saber como priorizar tarefas é conhecendo a matriz BASICO, sigla que significa benefícios, abrangência, satisfação, investimentos, cliente externo e operacionalização.
Benefícios para a empresa: avalia o retorno que a companhia terá com o projeto em questão ou atividade a ser desempenhada;
Abrangência dos resultados: visa identificar a quantidade de funcionários que se beneficiarão com a tarefa que está sendo criterizada;
Satisfação dos colaboradores: aponta o nível de satisfação do cliente interno, ou seja, dos profissionais que trabalham na empresa;
Investimentos necessários: quanto de recurso financeiro é preciso para o projeto ou atividade que precisa ser executada;
Cliente externo: avalia o impacto de melhoria no relacionamento e na experiência do cliente externo da empresa;
Operacionalização: ajuda a mensurar como será a execução, bem como fatores de impedimento como dificuldades de implementação, domínio da tecnologia etc.
Aproveite e leia também: “Tipos de clientes externos: conheça os 12 principais e saiba como lidar com cada um deles”
Matriz 4×4
A matriz 4×4 é baseada na análise de dois critérios principais para o negócio. Nesse formato de como priorizar tarefas, de modo geral, são considerados e utilizados pontos como custo-benefício, esforço e impacto, urgência e importância.
Para cada critério escolhido é atribuída uma nota, que vai de 1 a 4 — sendo 1 muito baixo e 4 muito alto.
Com base nas notas é possível criar quadrantes de definição de prioridade ou mesmo gráficos cartesianos, como no exemplo abaixo:
Fonte: Euax Consulting
Matriz de Eisenhower
A matriz de Eisenhower é voltada para o aumento da produtividade, utilizando, para isso, a priorização de tarefas.
Essa metodologia, que foi criada por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, que atuou entre 1953 e 1961, considera quatro quadrantes de prioridade para as atividades, separados por dois eixos:
Importante e urgente: deve ser executada imediatamente;
Importante, porém não urgente: pode ser realizada em médio ou longo prazo;
Urgente, porém não importante: pode ser executada posteriormente, ou mesmo delegada;
Não urgente, não importante: atividades que podem esperar para serem feitas, ou mesmo eliminadas.
Entre as vantagens da matriz de Eisenhower estão:
Conseguir definir de forma mais fácil e otimizada o que precisa ser realizado primeiro
Direcionar atenção e empenho apenas nas atividades e tarefas que demandam de atendimento breve
Diminuição do estresse e da sensação de ansiedade, comumente sentidos quando o profissional tem muitos pontos a serem resolvidos no seu dia de trabalho.
Não deixe de ler: “Matriz de responsabilidade: o que é e por que usar em seus projetos?”
Por que é tão importante saber como priorizar tarefas? Benefícios e possíveis resultados
Saber como priorizar tarefas é importante visto que ajuda a definir o que precisa ser realizado primeiro em um dia de trabalho ou durante o desenvolvimento de um projeto.
Ao identificar com clareza o que deve ser executado, e em qual ordem, os funcionários conseguem realmente se dedicarem à tarefa em questão, pois sabem que é sobre aquilo que precisam se empenhar naquele momento.
Dessa forma, é possível produzir mais em menos tempo, pois a sua atenção estará totalmente voltada para a atividade em questão.
Ter uma tabela de prioridades também contribui muito para melhorar a experiência do cliente. A razão principal é que a empresa consegue identificar o que o seu público precisa receber primeiro e, com isso, direcionar os seus esforços para essa entrega.
Por exemplo, vamos supor que a sua empresa fez uma pesquisa de satisfação e descobriu que o seu público sente falta de diferentes canais de atendimento.
Para atender a essa necessidade é preciso definir um plano de ação, que vai abranger questões como quais canais podem ser implementados, quais os custos dessa ação, quais setores da empresa estarão envolvidos etc.
Ao saber como priorizar tarefas, se tem a chance de definir as etapas desse projeto que precisam ser executadas primeiro, de modo que contribua para disponibilizar os novos meios de contato para o público o mais breve possível.
Este artigo pode ser interessante para você: “Clientes satisfeitos: entenda qual a importância do cliente para empresa”
Em resumo, podemos dizer que os principais benefícios quando se descobre como priorizar tarefas são:
Definição da ordem de execução de tarefas diárias, etapas de um processo, ou atividades necessárias para resolver um problema
Aumento da produtividade dos profissionais
Melhora da experiência do cliente
Formulário de pesquisa de satisfação do cliente
Como melhorar a sua gestão priorizando tarefas? 7 dicas
Obviamente, ao descobrir como priorizar tarefas, a sua gestão também será melhorada. Para alcançar mais esse resultado, as nossas dicas são que você:
Faça uma lista de que precisa ser organizado, podendo ser atribuições diárias dos membros da sua equipe, etapas de processos internos, de processos gerenciais, ou mesmo as suas responsabilidades enquanto profissional
Escolha uma matriz de priorização e a aplique sobre o que precisa ser ordenado — teste diferentes matrizes até encontrar uma que esteja de acordo com a sua necessidade
Se considerar interessante, utilize recursos que permitam a organização visual para as tarefas, considerando a ordem de prioridade definida anteriormente
Distribua as atividades que precisam ser realizadas, caso esteja definindo ações para os seus colaboradores
Revise os critérios de prioridade utilizados de tempos em tempos, ou sempre que considerar que os resultados obtidos já não estão mais satisfatórios
Ouça os envolvidos na execução das tarefas na hora de redefinir a sua estratégia, pois eles podem ter bons insights que valem a pena ser aplicados
Use boas ferramentas de trabalho que acompanhem o novo ritmo de produtividade.
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4 steps to prioritize tasks (and get sh*t done)
13-18 minutos
Se você é como a maioria das pessoas, geralmente começa a trabalhar com a intenção de ser o mais produtivo possível. Entretanto, com o passar do dia, você se depara com inúmeras solicitações urgentes e vê a sua lista de tarefas aumentar cada vez mais. O trabalho que você se comprometeu a realizar mais cedo parece sempre ficar de lado.
Se isso lhe soa familiar, saiba que, infelizmente, é uma situação muito comum. Muitos de nós não dispomos de um processo para priorizar tarefas no trabalho e sempre sentimos que estamos correndo atrás do tempo perdido. Arriscamo-nos a perder prazos importantes e temos uma preocupação constante de manter o fluxo mental sem perder a concentração. Mas já está na hora de dar um basta nessa situação. É possível ficar um passo à frente dessas situações e estar sempre em dia com os prazos com alguns métodos úteis para definir prioridades e controlar a carga de trabalho.
Administre o trabalho remoto com a Asana
Ao tomar medidas para priorizar o seu trabalho, é possível assumir uma atitude proativa em vez de reativa. Dessa forma, você aumentará a sua produtividade, cumprirá os prazos e fará uma melhor gestão do seu tempo no trabalho. Veja as dicas a seguir e encontre um processo que ajudará a priorizar suas tarefas no trabalho:
O primeiro passo é reunir as tarefas e criar uma lista
Antes de mais nada, é impossível decidir como priorizar as tarefas se você não puder ver num único lugar tudo o que precisa fazer. Talvez isto lhe pareça elementar, mas é frequentemente ignorado devido à pressa para começar os projetos. É recomendável dedicar algum tempo a listar tudo aquilo em que você deve trabalhar em todos os projetos. E lembre-se de dividir as tarefas maiores em subtarefas para se sentir no controle da situação.
Leia: 15 dicas para fazer uma lista de pendências que realmente funciona
Depois de agregar e listar as suas tarefas, inclua informações adicionais, como o tempo que será necessário para concluí-las, o nível de importância ou a urgência, e o prazo. Ao dispor todas as suas tarefas em um único lugar, será possível ter uma visão geral do que precisa ser feito, saber qual é a quantidade de trabalho com a qual está lidando, para fins de gestão do tempo, e ver o que provavelmente requer a sua atenção no momento.
Não se preocupe em organizar suas tarefas por enquanto. Por ora, basta dispô-las no mesmo lugar para começar. O passo inicial e indispensável consiste em reunir todos os detalhes: se você conseguir se organizar logo no início de um projeto ou trimestre, será muito mais fácil se manter organizado por um período de tempo mais longo.
Dica da Asana: Minhas tarefas é um recurso que agrega automaticamente todas as tarefas atribuídas a você numa única tela. Funciona como uma lista principal que mantém o seu foco nos elementos certos do trabalho e permite organizar e priorizar as tarefas de acordo com as datas de conclusão.
Leia: 29 modelos e exemplos de gestão do tempo para aumentar a eficiência
Adote um método de priorização de tarefas para organizar a sua lista de afazeres do trabalho
A forma como você prioriza suas tarefas dependerá da natureza do seu trabalho e do seu estilo pessoal de trabalho. No entanto, há alguns métodos comuns de priorização de tarefas que podem ser úteis para você. Vamos dar uma olhada em alguns desses métodos:
1. Método Eat that Frog (engolir o sapo)
O método Eat the Frog é um sistema baseado numa citação do sábio Mark Twain, que diz o seguinte: “Se o seu trabalho consiste em comer sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã.” No mundo da gestão do trabalho, isso significa lidar com as tarefas grandes ou complexas antes de se dedicar às menos importantes ou com menos restrições de tempo.
Tarefas importantes que atendem ao propósito mais elevado e que estão vinculadas a objetivos ou resultados principais de alto nível devem estar no topo da lista de prioridades quando você iniciar o seu trabalho. Depois de “engolir o sapo do dia”, você poderá cuidar das demais tarefas de acordo com outros fatores, como o prazo para conclusão, e sentir menos estresse, uma vez que o trabalho mais importante já foi realizado.
Leia: Como definir objetivos e principais resultados
Método Eat that Frog na prática: finalize a grande apresentação que você fará à equipe gerencial no final da semana antes de responder a e-mails, trabalhar na revisão do texto, telefonar para clientes ou resolver questões de contratos. Ao se dedicar a um grande projeto antes de fazer qualquer outra coisa, você não perderá a concentração nem se distrairá com tarefas ou perguntas não relacionadas, e isso lhe permitirá realizar uma parte significativa do trabalho com mais facilidade.
2. Matriz de Eisenhower
De acordo com a Matriz de Eisenhower , também conhecida como Matriz de Importância e Urgência, deve-se começar organizando as tarefas em quatro quadrantes: importância, urgência, ambos ou nenhum desses. Dwight D. Eisenhower, general condecorado com cinco estrelas que serviu durante a Segunda Guerra Mundial e posteriormente se tornou o 34º Presidente dos Estados Unidos, tinha a habilidade de tomar decisões importantes de maneira rápida, e desenvolveu esse método para organizar melhor o seu tempo e priorizar as tarefas diárias.
Essa abordagem ajuda a decidir o que deve ser feito de imediato (importante e urgente), o que exige o seu planejamento (importante, mas não urgente), o que pode ser delegado (não importante, mas urgente) e o que pode ser excluído (não importante e não urgente). Trata-se de um recurso excelente para priorizar tarefas, tomar decisões rapidamente e manter a organização.
Matriz de Eisenhower na prática: você acabou de receber um e-mail de um colega que precisa da sua ajuda com uma apresentação de vendas. Trata-se de uma solicitação urgente, pois o prazo termina hoje. Mas será que ela é importante o suficiente (para você) para justificar o adiamento de outros trabalhos? Avalie cada uma das tarefas da sua lista diária quanto à importância e urgência para decidir se você pode remanejar as tarefas para ajudar o seu colega ou se é necessário adiar a ajuda. Saber quais são os seus compromissos também ajuda a dizer não quando é preciso.
Leia: Sete passos simples e rápidos para criar uma matriz de decisões, com exemplos
3. Método ABCDE
No método ABCDE, deve-se atribuir uma letra a cada tarefa da lista de acordo com o seu nível de importância e, em seguida, lidar com cada tarefa de forma apropriada. É uma maneira de avaliar rapidamente a importância das tarefas para lhe ajudar a priorizá-las e a administrar o tempo. É como dar notas às tarefas: de A (muito importante) a E (eliminar sempre que possível). Certifique-se de sempre dar prioridade às tarefas A e B, pois são estas que determinam o seu sucesso no trabalho.
O método ABCDE também é útil quando utilizado em conjunto com o método Eat that Frog. Se você começar a trabalhar primeiro nas tarefas A e B, terá o resto do dia para fazer as tarefas de menor importância, como C, D e E.
Método ABCDE na prática: você tem oito horas de trabalho disponíveis hoje, mas umas 15 horas de tarefas na sua lista. No entanto, ao atribuir uma letra a cada tarefa, apenas duas delas se qualificam como tarefas A, sendo a maioria tarefas D, que podem ser atribuídas a outros ou reagendadas. Agora você sabe que deve se concentrar apenas nas tarefas A, e adiar as tarefas D ou atribuí-las a outro colega de equipe. Com isso elimina-se a sobrecarga e você tem uma lista de tarefas priorizadas que focam os itens obrigatórios do dia.
4. Método Chunking
No método Chunking, define-se um “chunk” (bloco) como uma atividade de trabalho ininterrupta. Pode ser algo pontual (como esvaziar a caixa de entrada do seu e-mail), uma parte de um projeto grande (finalizar o primeiro esboço de um documento), ou uma combinação de tarefas pequenas e não relacionadas entre si. O segredo aqui é focar de maneira ininterrupta em cada bloco de tempo.
Desconecte-se das distrações externas e mostre aos outros que está indisponível utilizando ferramentas de colaboração que ofereçam recursos como o indicador Não incomodar. Se preferir, você pode usar o seu calendário para reservar momentos para concentração, indicando às pessoas que esses horários não estão disponíveis. Se este método se mostrar eficaz, considere instituir uma política de quarta-feira sem reuniões (para você e a sua equipe), se isso for possível. De qualquer maneira, fazer intervalos entre um bloco e outro é fundamental para relaxar e renovar as energias.
Leia: Sete dicas para ter concentração e diminuir as distrações digitais
Método Chunking na prática: digamos que você comece o seu dia com uma hora de trabalho destinada ao design, seguida de uma pausa para um café. Em seguida, duas horas para as reuniões agendadas, almoço, e trinta minutos para responder a e-mails. Em seguida, você reserva uma hora para fazer uma pesquisa sobre um novo cliente. Você anota todas essas atividades no calendário para mostrar o seu comprometimento e assegurar-se de que ninguém agende uma atividade que comprometa os seus planos. Por último, você termina o dia com uma breve pausa para as redes sociais, vai para a reunião de atualização com a equipe e usa o tempo restante do dia para trabalhar com o design.
Dica da Asana: se você usa a Asana para gerir as suas tarefas, é possível criar campos personalizados para adicionar outras informações, como letra atribuída (se estiver usando o Método ABCDE), urgência e importância (se estiver usando a Matriz de Eisenhower), níveis de prioridade (se optar pelo Método Eat that Frog), ou estimar qual será o tempo necessário para concluir cada tarefa.
Use o seu calendário para agendar suas tarefas
Não importa se uma tarefa leva minutos ou semanas para ser concluída, há sempre um início e um fim. Portanto, depois de criar a sua lista, adicione uma data de início e uma data final a cada tarefa para garantir que nada seja esquecido quando surgirem coisas novas e quando for preciso alterar as prioridades.
Se atribuírem a você uma tarefa que não inclua uma data de início ou uma data final bem definida, não se esqueça de solicitar essas informações para poder agendar um horário para trabalhar nela e determinar as expectativas. Ao conhecer essas datas, você pode antecipar o seu prazo de entrega em relação ao prazo determinado para ter tempo para lidar com os imprevistos ou entregar o trabalho com antecedência. Considere o seu trabalho como um quebra-cabeça: você precisa ter certeza de que todas as peças vão se encaixar, e a data de início e a data final são as bordas desse quebra-cabeça.
Leia: Faça a gestão do seu fluxo de trabalho com as visualizações de lista, quadro, calendário e cronograma
Dando continuidade à metáfora, se as tarefas são as peças e a data de início e a data final são as bordas, o seu calendário é então o tabuleiro onde você monta o quebra-cabeça. Use-o para agendar trabalhos e equilibrar tarefas de alta prioridade e que exigem grandes esforços de modo a não se sobrecarregar e conseguir cumprir os prazos. Caso escolha um dos métodos de priorização acima — ou uma combinação dos métodos preferidos — use essa estrutura para ajudar a preencher a sua agenda e administrar o tempo.
Dica da Asana: ao usar a visualização de calendário na Asana, você poderá identificar os dias em que provavelmente estará sobrecarregado, bem como os períodos livres. Tire proveito dessa visibilidade para ajustar as tarefas e distribuir os trabalhos de forma mais uniforme. Ao gerir o seu calendário de forma proativa, é possível se manter organizado e começar cada dia sabendo exatamente quais são as tarefas importantes a realizar.
Por fim, não se esqueça de incluir os colegas de equipe que estiverem esperando a sua conclusão de alguma tarefa ou precisando da sua ajuda. Ao tomar a iniciativa de dar aos seus colegas atualizações de status sobre o progresso das tarefas, quando planeja concluí-las, ou os atrasos e obstáculos que forem surgindo, você reduzirá o número de pedidos de atualização que receberá da equipe. Em vez de ter de responder constantemente a tais pedidos, você estará fazendo o seu trabalho de maneira produtiva e eficiente.
Leia: Como elaborar um relatório eficaz sobre o status do projeto
Dica da Asana: o recurso de comentários em tarefas da Asana permite compartilhar atualizações e fazer perguntas de acompanhamento diretamente em uma tarefa, mantendo assim a comunicação no contexto do trabalho que se está realizando. Você também pode usar as atualizações de status dentro de um projeto para informar todos os participantes sobre o progresso de um projeto específico e não apenas de uma tarefa.
Trabalho priorizado é sinônimo de trabalho produtivo
Ao priorizar o seu trabalho com clareza, você aumenta a produtividade, faz uma melhor gestão do seu tempo e tem a confiança de poder cumprir sempre os prazos. Eleve a sua produtividade a novos patamares usando uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana, para organizar e gerir num só lugar todas as suas tarefas — sejam elas grandes ou pequenas.
Para mais dicas, leia o nosso artigo 18 dicas, estratégias e soluções rápidas de gestão do tempo para fazer o seu melhor trabalho.
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Algumas técnicas de priorização do Backlog - iMasters - We are Developers
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Trabalhar bem com o backlog é extremamente importante; não só para a carreira de um gerente de produtos, como também (e principalmente), para o bom andamento de um produto. Manter o backlog refinado, devidamente preparado para o trabalho do time e com as dependências externas e internas mapeadas garante um roadmap mais realista, refletindo valor para os clientes e para o negócio, e faz parte da difícil vida de um Product Owner.
Considero o backlog um ser que vai se adaptando e se construindo de acordo com o andamento das coisas, além de ser altamente volátil e mudar constantemente. Por isso, precisa de uma atenção especial e diária. Imagine se ao refinar seu backlog você não faz o mapeamento de dependências? Quando o time for fazer o planning, surgirão muitas dependências externas de atividades que você priorizou e será inviável fazer aquelas tarefas de valor naquele momento. Como estar preparado para isso?
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Para facilitar a vida dos meus caros colegas de profissão, resolvi postar aqui algumas boas técnicas para ajudar nesta tarefa.
Story Mapping
Essa é uma das técnicas que mais uso, especialmente quando o ambiente e as dependências estão “sob controle”. Criada por Jeff Patton, a ideia principal é de que uma simples lista de backlog é uma forma horrível de priorizar o que precisa ser feito. Precisa-se de uma boa estrutura. Basicamente, o Story Mapping funciona assim:
Um eixo horizontal que indica tempo;
Um eixo vertical que indica necessidade;
Primeiro organizamos as atividades, começando pelas que levam menos tempo e são mais importantes, no eixo horizontal;
Depois, colocamos logo abaixo das atividades as histórias e tarefas, verticalmente e horizontalmente.
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Após as tarefas estarem organizadas na planilha ou quadro, o próximo passo é fazer o corte de releases.
Esta técnica é extremamente visual. Caso consiga usar um quadro e deixar na parede, seria ótimo, pois todos que quiserem saber o andamento do produto só precisam olhar para o quadro. É muito bom para quando o produto estiver na fase de MVP, porque facilita a visualização de cada MVP separadamente e isso ajuda a alinhar a expectativa dos stakeholders e manter o time alinhado com o propósito do negócio.
Outro ponto importante é que o Story Mapping está relativamente atrelado à jornada do usuário e, olhando nesse nível, novas oportunidades de negócio, produto e melhorias nos pontos de contato podem surgir.
Value versus Risk
Um modo clássico de priorizar o backlog é fazendo a comparação entre valor e risco dos itens. Esta técnica é indicada para novos produtos ou novas features. Funciona basicamente da seguinte forma:
Temos quatro quadrantes de classificação:
Alto risco/baixo valor;
Alto risco/alto valor;
Baixo risco/baixo valor;
Baixo risco/alto valor.
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Não existe uma fórmula definida para se classificar risco, porém sugiro pensar em itens que vão levar muito tempo, itens muito complexos e os que podem precisar de desenvolvimento em outra linguagem de programação ou com grandes dificuldades técnicas.
Valor versus esforço
Seguindo a mesma linha do Value versus Risk, temos a técnica que confronta valor e esforço, na qual a matriz valor indica o valor para o negócio e a matriz esforço indica o esforço de desenvolvimento da feature. Obviamente, o que tiver mais valor e menos esforço é ótimo, e o que é de baixo valor e muito esforço deve ser evitado. É geralmente utilizada para priorizar backlogs em times pequenos e que ainda não se conhece o grau de maturidade com o qual vão trabalhar.
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Scorecard
Esta é outra técnica bastante usada, porém você precisa alinhar com os stakeholders os critérios para que seja mais eficaz. Consiste em um cartão no qual são definidos os critérios e seus respectivos pesos, além das features. Cada critério relacionado àquela feature recebe uma nota e, após realizar o cálculo dos pesos, teremos as notas de cada feature. Aí é só ordenar do maior para o menor.
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Detalhadamente, funciona assim:
Para cada categoria, dê uma nota de 0 a 100. Notas negativas são permitidas e quando usadas geralmente indicam um alto risco para a feature em uma categoria.
A primeira feature da lista, Monthly Report, recebeu nota 90 na categoria Customer Engagement, o que denota grande impacto. O valor total deve ser inserido na coluna de prioridade (Priority), e é calculado da seguinte forma: 90*20% + 90*10% + 50*30% + 20*40% = 50.
Assim, teremos todas as features que vamos atacar, priorizadas.
É importante salientar que ao selecionar as categorias precisamos considerar outros departamentos envolvidos para conseguir dar o valor real da feature, ou até mapear dependências externas.
Systemico Model
Esta é uma técnica que se baseia no valor para o cliente. Os criadores do framework acreditam que a geração de valor não consiste em um processo linear isolado, mas sim em um processo sistêmico e holístico.
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Essa técnica é baseada no Story Mapping. Mudam as dimensões e os itens são organizados de acordo com o nível de objetivo do usuário e engajamento. A dimensão de engajamento possui quatro categorias:
Core – funcionalidades que atendem as necessidades básicas dos usuários. Ex.: login/logout;
Use – funcionalidades que melhoram a usabilidade do produto;
Engage – funcionalidades que proporcionam ao usuário mais interatividade com o produto e fazem ele voltar no futuro;
Explore – funcionalidades que tornam o usuário fiel ao seu produto. Ex.: plano de recompensas, serviços personalizados, etc.
Os itens desta categoria não significam prioridades, servem para manter o foco na proposta do produto atrelada aos objetivos do cliente. Os itens, então, são inseridos de acordo com os níveis de objetivo do usuário e categorias de engajamento e, assim como no Story Mapping, é possível criar os releases.
MoSCoW
Esta técnica é utilizada para buscar o alinhamento do que é mais importante para clientes e stakeholders. Aconselho o uso para pequenos projetos internos ou produtos com poucos stakeholders.
O termo é um acrônimo, no qual cada consoante indica uma categoria de priorização: MoSCoW – Must, Should, Could e Won’t (colocaram a vogal “o” para facilitar a memorização).
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Funciona da seguinte forma:
Primeiro, é preciso categorizar as histórias e tarefas do backlog nas seguintes categorias:
Must – contém tudo o que um release “precisa ter”, todos os itens críticos. Caso algum item falte aqui, a release será considerada um fracasso;
Should – Aqui vão os itens que são importantes, mas não são críticos para a release. São aqueles itens que geralmente consideramos que seria legal ter;
Could – Aqui estão todos os itens que são desejados, mas não são necessários para a release. Geralmente são pequenos incrementos de baixo custo;
Won’t – Aqui vão os itens que têm pouca importância ou ainda não estão alinhados com a estratégia do produto. Podem ser considerados em releases futuros ou até mesmo serem invalidados.
Conclusão
Sei que manter um backlog atualizado e que reflete as necessidades do negócio e dos clientes é trabalhoso mas, em contrapartida, tê-lo assim aumenta as chances de sucesso, além de deixar todos, time e stakeholders, cientes do estado do produto. Creio que o uso de alguma destas técnicas vai ajudar bastante nesta árdua tarefa.
E aí, ficou com alguma dúvida sobre o assunto ou deseja acrescentar algo? Pode me procurar ou deixe seu comentário abaixo.
Até a próxima!
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Product backlog: como priorizar tarefas?
Vanessa Lopes
8-10 minutos
Vamos falar sobre product backlog? No desenvolvimento de um produto é normal lidar com diversas vontades e necessidades, principalmente quando, se tratando de um produto digital, já estamos em estágio de produção, onde há efetivamente pessoas utilizando e sendo impactadas por ele.
Quanto maior esse impacto, quanto mais pessoas utilizarem e mais efetividade aquele produto tiver, eventualmente mais necessidades também existirão. Isto é, de todos os lados envolvidos, haverão expectativas, desejos e necessidades com relação ao uso daquele produto.
É muito comum que, nesse cenário, equipes menos preparadas acabem não dando a devida atenção a organização e priorização do product backlog, o que pode gerar um verdadeiro caos no sentido de que, em meio a tantas coisas a se fazer, a equipe perde a noção do que realmente é mais importante. Isso muitas vezes gera gastos maiores e baixa eficiência.
Então, como definir a melhor ordem de execução das tarefas? Como garantir que o que está sendo desenvolvido é o que realmente agrega mais valor ao produto no momento? É sobre isso que vamos falar agora.
O que é o product backlog?
Todo desenvolvimento de produto envolve a constante necessidade de realização de tarefas. A simples modo, o product backlog é formado por uma lista priorizada de atividades a serem desenvolvidas. É quando pegamos todos aqueles pensamentos dos stakeholders (interessados no produto) – sejam eles necessidades, desejos, melhorias – e os concretizamos em tarefas a serem desenvolvidas. Essa lista deve seguir uma ordem coerente, dentro da realidade de cada produto, que priorize a entrega de valor para o cliente final.
Parece simples, mas no plano prático é um desafio para muitas equipes. Quanto mais complexo o produto, mais cuidado tem que se ter para que o backlog não se torne uma lista confusa, cheia de desejos e expectativas das diversas partes envolvidas.
É importante seguir uma cronologia organizada e pensada para trazer o máximo de eficiência, economia e resultados. Quando falamos em entregar valor, pensamos em não apenas satisfazer as vontades de uma parte específica, mas em mensurar, em meio a tantas entregas a serem feitas e partes a serem satisfeitas, o que será mais benéfico no geral.
Por que o backlog de produto é tão importante?
A rotina de quem trabalha em Produto é bem dinâmica. Isso significa que as tarefas são muitas e a todo momento chegam novas responsabilidades. Priorizar é a melhor forma de executar tudo no tempo certo, mantendo a transparência quanto ao andamento das atividades.
Defindo o escopo de trabalhado para períodos pré-determinados é possível se organizar para entregar valor continuamente para os clientes, por meio de entregas rápidas e eficientes.
O que é Scrum backlog?
O Scrum é uma metodologia ágil que visa acelerar processos, sem deixar de entregar valor. Considerando esse modelo de trabalho, que faz parte da rotina de Product Owners, temos também o sprint backlog.
Podemos dizer que ambos são uma lista de tarefas, mas que atuam em diferentes instâncias. Enquando o backlog de produto está focado em valores (algo mais abstrato e de médio prazo), o backlog das sprints é mais voltado para o operacional (ou seja, o que de fato o time vai executar ao longo da semana para chegar mais perto do resultado esperado).
Sendo assim, o product backlog deve ser revisitado semanalmente, enquanto que o sprint backlog deve ser repassado com o time todos os dias, definindo e reorganizando prioridades.
“Como priorizar quando tudo é prioridade?”
Como Product Owner, é normal que no dia a dia você viva situações nas quais tudo parece prioridade. Correções de bugs, desenvolvimento de features, otimizações, refatorações, etc. Ocorre que, por mais que isso possa parecer verdade, para que o time de desenvolvimento não perca o direcionamento, faz-se necessário definir quais tarefas são mais importantes naquele momento.
Dessa análise deve surgir uma organização quanto a entregas de curto, médio e longo prazo que fazem parte do acompanhamento da saúde do produto, a depender do modelo de gestão e metodologias adotadas.
Em outras palavras, a priorização do backlog do produto é fundamental, mas antes de se chegar nessa prática, é importante adotar uma estratégia de produto macro e efetiva, para que o backlog seja estruturado e priorizado em conexão a esse plano. Ou seja, devemos pensar no backlog após planejar toda estratégia de negócio e produto.
É comum que em equipes que adotam Agile e Scrum, por exemplo, o desenvolvimento de roadmaps amplos sejam esmiuçados em backlogs práticos para equipe de desenvolvimento, associados a um plano de releases bem definido e transparente, com entregas constantes. Esse nível de estruturação, por si só, se bem executado, é capaz de gerar um alto nível de satisfação entre todas as partes envolvidas.
Product backlog: como priorizar tarefas ao desenvolver um produto
2 sugestões de técnicas de priorização
Matriz de Impacto x Esforço
matriz impacto x esforço para product backlog
Esse método consiste na ferramenta de matriz acima, que nos permite dividir as atividades em quatro quadrantes, de acordo com o nível de impacto a ser gerado e o esforço a ser tomado. Quanto maior o impacto e menor o esforço para realização de uma atividade, maior deve ser a priorização dela numa listagem de afazeres.
Ter uma matriz como essa em mente na hora de priorizar as atividades no backlog é definir o que trará mais benefício (impacto) com menor custo e tempo (esforço) no desenvolvimento de um produto. Na tomada de decisão, é importante explicar aos stakeholders que muitos dos desejos manifestados podem envolver muito esforço, mas gerar baixo impacto em comparação a outras tarefas.
Método MoSCoW
método moscow para product backlog 2
Criado por Dai Clegg enquanto desenvolvia seus trabalhos na Oracle nos anos 90, a técnica MoSCoW foi pensada já na área de gestão e negócios para o desenvolvimento de software. A palavra MoSCoW consiste num acrônimo das letras maiúsculas MSCW que representam as categorias “Must Have”, “Should Have”, “Could Have” e “Won’t Have”, nas quais devemos estar dividindo nossas tasks para priorizar:
Must Have: “Tem que ser feito” numa tradução literal, seria a categoria para as tarefas mais indispensáveis para o produto, no qual sem elas poderia se considerar um fracasso;
Should Have: “Deveria ter”, ou seja, é importante, mas não crucial, por isso são tarefas que devem vir logo após as categorizadas como essenciais;
Could Have: “Poderia ter”, tarefas desejáveis, mas que também não necessárias, ou seja, a serem priorizadas apenas se as tarefas das categorias anteriores forem completadas;
Won’t Have: “Não será feito”, tarefas que envolvem muito esforço e têm baixo impacto. Não devem ser priorizadas no momento.
Como podemos ver, criar e gerir o product backlog não é uma tarefa fácil, mas com frameworks como esses você terá mais clareza sobre o que é mais importante no momento, conquistando um product backlog muito mais organizado e assertivo.
Conheça outros frameworks
Se você gostou desses métodos e quer conhecer outros frameworks que podem simplificar a sua rotina em Produto, confira também o nosso Guia de Frameworks. O material é gratuito e você pode acessar agora mesmo!
guia-de-frameworks-product-backlog
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Planejamento estratégico: a importância de encontrar tempo para ele
3 exemplos de framework para definir sua estratégia de produto
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Como priorizar o meu backlog? Um guia simples e prático | IEEP
6-8 minutos
6 de agosto de 2020
A dúvida de como priorizar o backlog é uma das questões mais comuns para os profissionais que trabalham com projetos ágeis. Paradoxalmente, esta tarefa é simples e complexa. Afinal, parte da natureza humana é querer fazer tudo ao mesmo tempo e é muito difícil diferenciar o que é mais importante.
Se você ainda está começando com as práticas ágeis e não conhece o que é “backlog”, não se assuste!
Ele nada mais é do que uma lista. Ou seja, é tudo que você acredita ser importante fazer durante um projeto. O problema, é que isso nem sempre é tão simples de organizar.
Se quiser um embasamento melhor sobre o que é um Backlog, você pode acessar o nosso texto específico sobre este assunto clicando aqui.
Então, vamos ver como priorizar o backlog de forma simples e eficiente.
Organizando o backlog
O primeiro passo para priorizar o backlog é criá-lo. Ou seja, você precisa ter uma visualização de tudo que precisa ser feito, para saber como distribuir atividades da melhor forma. Então, faça uma grande lista com todos os itens centralizados, agregando todas as demandas que acredita ser importantes para o projeto.
Nesse momento, não é a hora de destrinchar todas as entregas. Esse detalhamento será feito mais a frente quando seu time estiver planejando a sprint. Por exemplo, no Product Backlog (o backlog geral do projeto), você poderia colocar uma entrega como “fazer a home page do site”. Quando a equipe for executar esta entrega em uma sprint, vocês deverão detalhar entregas menores para evitar impedimentos no projeto. Seguindo o exemplo acima, quando a entrega “fazer a home page do site” fosse colocada no Sprint Backlog, poderia ser destrinchada em “entregar artes da home page”, “programar estrutura da home page” e “redigir os textos da home page”.
Uma vez que você cria a lista, você precisa fazer uma pergunta para priorizar o backlog: “quais são as atividades que mais agregam valor?”
Neste momento, você pode pensar no conceito de MVP, ou mínimum viable product. Ou seja, o mínimo para ter um produto em funcionamento. Se este item agrega valor neste momento, ele pode ser feito, se não, pode ser deixado para depois.
Vamos dar um exemplo prático para deixar isso mais claro. Digamos que você está fazendo um app e tem duas tarefas, construir o menu principal e melhorar seu design. A primeira tarefa, evidentemente, é uma alta prioridade. Afinal, está diretamente relacionada à usabilidade do app. Por outro lado, a segunda entrega, por mais que seja muito importante para a experiência do usuário, não agrega valor para o MVP pois o menu já está lá. Por isso, o ideal é deixá-la para depois e construir as outras telas, por exemplo.
Uma boa analogia para ajudar no entendimento da entrega de valor constante também pode ser apresentada na imagem abaixo:
Entrega de Valor Constante Metodologia Agil vs Metodologia Tradicional
Na segunda linha, observamos que o usuário está apto a se mover em todas as entregas, embora o valor vá aumentando ao longo do projeto. Já na primeira, apenas quando o usuário recebe a entrega final que ele realmente pode usufruir do valor do projeto.
Entendendo as entregas que são de maior valor, o próximo passo é organizar o backlog para que ele fique visual e entendível para qualquer pessoa da equipe.
Não há um grande mistério nesta etapa. Você pode, por exemplo, listar as entregas em um Quadro Scrum, Trello, Excel ou qualquer outra ferramenta e ordená-las de acordo com a prioridade: quanto mais no topo da lista, mais prioritário.
Não se esqueça de alinhar a todo momento com o Produc Owner (o papel responsável pela “visão do cliente” dentro do projeto) qual é a percepção de valor do cliente e o que mais geraria valor para ele. Afinal, pessoas diferentes tem percepções diferentes.
Um ponto importante a ser mencionado é que a priorização do Backlog acontece a todo momento, não somente no início do projeto. Essa é uma das características que torna o Scrum tão adaptável.
Gostando do artigo? Então confira o nosso blog! Lá você encontra outros posts como esse para ajudar você com a gestão da sua equipe!
Como priorizar as entregas da sprint?
Os passos descritos acima são a listagem e organização das tarefas de forma macro. Agora temos que botar a mão na massa e entregar o que foi planejado no projeto.
Para isso, usaremos o Product Backlog (construído nos últimos passos) como referência. No início de uma sprint, o squad se junta e alinha quais entregas irão “puxar” durante este período.
Lembra quando falamos do detalhamento das entregas? Este é o momento!
Quando uma entrega prioritária do Product Backlog for incorporada para o ciclo de execução, é importante que o time divida a entrega em entregas menores e com responsáveis claros. Assim, evitamos interdependências imprevistas e garantimos um fluxo de execução mais produtivo.
Aqui entra um outro ponto muito importante: não há tempo para se fazer tudo!
Por mais que tenhamos o ímpeto de puxar várias entregas e acreditar ser possível realizar todas dentro da sprint, é importante que tenhamos bem claro a nossa capacidade produtiva e a dimensão da demanda a ser executada.
Para auxiliar neste dimensionamento de tempo, existem diversas metodologias que trazem mais clareza sobre o tempo disponível e o tempo demandado pela atividade, como por exemplo o Time Boxing.
Nós do IEEP acreditamos muito que o Scrum é uma metodologia de gestão de projetos muito adaptável às necessidades da organização, equipe e projeto. Portanto, aprender metodologias de priorização além das recomendadas pelo Scrum pode ser muito benéfico para as especificidades do desafio que você irá encontrar.
Seguindo estas simples dicas e modelos, você saberá como priorizar o backlog. Não deixe de aprofundar nos conhecimentos de Scrum conferindo o nosso material completo para adquirir uma visão mais geral e conseguir gerenciar seus projetos melhor.
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blog.runrun.it
Metodologia ágil: definição, benefícios e como implementar na sua empresa
Team Runrun.it
17-24 minutos
A metodologia ágil é um modelo e uma filosofia que propõe alternativas à gestão de projetos tradicional e tem a função de aprimorar o processo de desenvolvimento de um produto ou serviço. Com isso, o objetivo é fazer entregas com agilidade (mais rápidas e frequentes), conforme surgem as necessidades do cliente.
Por ser uma abordagem realmente inovadora da gestão de projetos por incrementar as interações nos processos e no fluxo de trabalho, a metodologia ágil contribuiu de diferentes formas para equipes de diferentes áreas.
Quer saber como sua empresa pode se beneficiar da metodologia ágil? Acompanhe o nosso artigo e acesse nossos materiais ricos sobre o diferente metodologia ágil!
O que é uma metodologia ágil?
O Manifesto Ágil
Quais são as áreas que mais usam a metodologia ágil?
Aceitação da metodologia ágil nas empresas
Quais são as metodologias ágeis?
Scrum: o método ágil mais usado no mundo
Como implementar a metodologia ágil com o Runrun.it?
O que é uma metodologia ágil?
Nem sempre a indústria de desenvolvimento de software se guiou por processos ágeis, até o início dos anos 2000, o setor era guiado pela metodologia tradicional.
Neste modelo, temos as seguintes fases: levantamento e análise de requisitos, desenho da arquitetura, implementação, testes, produção e manutenção.
Embora tecnicamente correta, essa metodologia é vista como desnecessariamente rígida para acompanhar as necessidades dinâmicas dos clientes, pois o processo precisa ser bastante formal, o que impede que os clientes tenham o desenvolvimento na velocidade que necessitam.
Além disso, as empresas utilizavam – e algumas ainda usam – a metodologia Waterfall (ou “cascata”), umas das mais tradicionais formas de se gerenciar projetos. Na abordagem surgida nos anos 1970, todas as etapas são seguidas de forma sequencial. Mas o modelo pode gerar problemas de gestão para equipes que precisam fazer entregas em curtos períodos de tempo, pois uma etapa só é iniciada quando a anterior for inteiramente concluída.
>> Você utiliza ou está familiarizado com a Waterfall? Então, confira como unir ela à metodologia ágil para agilizar suas entregas
Com a maturação da indústria de software, problemas com um possível delay entre as necessidades do cliente e o prazo das entregas começaram a surgir, e a necessidade de encontrar novas soluções se tornou clara.
Assim nasceu a metodologia ágil, que tinha a função de agilizar o processo de desenvolvimento, principalmente no que diz respeito à utilização de softwares.
Ficou na dúvida se o seu negócio está mais para gestão ágil ou tradicional? Faça o nosso teste aqui e descubra.
Ágil é entregar mais valor para o cliente
Lançado em 2001, o Manifesto Ágil, parte de uma metodologia que tem como objetivo satisfazer os clientes com entregas mais rápidas e menos espaçadas. Ou seja, pequenas versões do projeto vão sendo entregues, tornando possível a visualização da entrega final e a possibilidade de ajustes com maior assertividade.
Sendo assim, a metodologia ágil pode contribuir para que um produto não chegue já obsoleto na sua etapa final, por oferecer janela de tempo viável para atualizações no projeto. Na imagem abaixo você tem essa ideia mais nítida sobre a proposta da metodologia ágil:
Representação da metodologia ágil no desenvolvimento de meios de transporte
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Gestão de Projetos de maneira ágil
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>> Leitura recomendada: Guia para descomplicar a gestão de projetos
O Manifesto Ágil
Para sintetizar essa nova perspectiva de produção, os desenvolvedores criaram quatro valores principais no manifesto da metodologia ágil:
“Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas”
“Software funcional mais que documentação abrangente”
“Colaboração do cliente mais que negociação de contratos”
“Responder a mudanças mais que seguir um plano”
No mesmo manifesto, seus idealizadores listam ainda princípios pelos quais se guiam. São pontos como a priorização de satisfazer o cliente por meio “da entrega adiantada e contínua de software de valor”; a aceitação de “mudanças de requisitos”; o compromisso com a entrega de um “software funcional com frequência de semanas ou meses”, entre vários outros.
Como é fácil perceber, a metodologia ágil propõe uma flexibilização maior, com menos burocracia e que aceita mudanças no meio do caminho. Repare que o manifesto não nega as partes tradicionais, apenas prega que se devem priorizar as partes mais fluidas do processo.
Quais são as áreas que mais utilizam a Metodologia Ágil?
Por ser o berço do Manifesto Ágil, é natural que as empresas de desenvolvimento de softwares correspondam a maioria que adotam a metodologia ágil em suas ações. No entanto, há uma nítida expansão do Agile em outros setores nos últimos anos, como aponta a pesquisa 15 th Annual State of Agile Report divulgada em 2021.
Segundo os dados da pesquisa, o ranking das principais organizações e departamentos que utilizam a metodologia ágil atualmente é o seguinte:
> Indústrias de Software: 86%
> Tecnologia da Informação: 63%
> Setores operacionais: 29%
> Marketing: 17%
> Segurança: 17%
> Recursos Humanos: 16%
> Vendas: 11%
Se você trabalha em uma agência ou setor de marketing e quer aprimorar as entregas, baixe gratuitamente o nosso ebook sobre metodologia ágil segmentado para a realidade da área, adaptação esta chamada de agile marketing.
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A aceitação da metodologia ágil nas empresas
O movimento visto no mundo todo também é bem presente na América Latina, como apontou o estudo Agilidade na América Latina, desenvolvido pela NTT Data, em conjunto com o MIT Tech Review en Español, realizado também em 2021.
Entre as empresas entrevistadas, pouco mais da metade avalia que 25% dos seus projetos estão sendo desenvolvidos diante dos preceitos da metodologia ágil, com um notável crescimento no investimento para tais iniciativas.
Como resposta a essa mudança, a pesquisa identificou que em 74% dos casos houve um aumento da liberdade criativa e 80% dos líderes afirmam que graças a metodologia ágil, a formação de equipes multidisciplinares passou a ser uma ideia concretizada no dia a dia de trabalho.
Nesta pesquisa, também surgem como benefícios a facilidade de adaptação às mudanças do mercado e a redução de riscos. Enquanto isso, no já citado relatório Annual State of Agile Report, as empresas apontaram como principais vantagens da metodologia ágil a definição de prioridades, a visibilidade das ações e a produtividade em equipe.
Se você está sentido que o seu negócio está fora do universo ágil e quer saber por onde começar, assista no nosso webinar sobre cultura ágil nas empresas com a participação especial da agile coach Maíra Blasi
Quais são as metodologias ágeis?
Pouco tempo após a publicação do manifesto (2001) e a consolidação da metodologia ágil, as fronteiras das empresas de desenvolvimento de softwares foram ultrapassadas. Hoje, empresas e organizações aplicam as técnicas e filosofias desta nova escola em inúmeras áreas.
Esta popularização acabou por criar subtipos para a gestão ágil, cada um com suas peculiaridades: os chamados “frameworks” ágeis.
Os frameworks são ferramentas que têm como base os princípios da metodologia ágil e que podem ser implantados em times ou empresas que desejam incorporar o Agile em suas práticas. Entretanto, nem sempre é possível seguir as regras dos frameworks ao pé da letra.
A seguir, vamos conhecer alguns dos frameworks mais comuns na metodologia ágil:
1. Feature Driven Development
Normalmente abreviado como FDD, este tipo de metodologia ágil foi concebido entre 1997 e 1999 por Jeff De Luca, em Singapura. A tradução literal é “desenvolvimento guiado por funcionalidade”, ou seja, as tarefas são decompostas em pequenas funcionalidades, pulverizando o trabalho. São 5 princípios básicos:
Desenvolver um Modelo Abrangente;
Construir uma Lista de Funcionalidades;
Planejar por Funcionalidade;
Detalhar por Funcionalidade;
Construir por Funcionalidade.
As vantagens desta forma de gestão ágil se originam principalmente do fato de cada feature ser muito uma unidade mínima do projeto total. Isso faz com que cada tarefa, descrição, teste e alteração seja sempre minimalista, dando agilidade ao processo e gastando menos tempo e recursos humanos.
2. eXtreme Programming
Também conhecida como XP, este framework característico da metodologia ágil foi criado, em 1997, para focar mais em práticas de engenharia.
Por isso, é mais comum na área de desenvolvimento de software. Ele visa otimizar a qualidade e resposta às solicitações dos clientes. Seus princípios incluem:
Simplicidade: Remover funções consideradas desnecessárias;
Feedback: Contato frequente com cliente, testando o produto e recebendo sugestões;
Mudanças: Adaptações constantes no produto até atingir a etapa final.
O XP é uma metodologia ágil ideal para situações onde o cliente não sabe com clareza o que deseja. Através do suporte constante de especialistas, consegue-se maior agilidade nas alterações do produto.
3. Nexus
O Nexus é um framework que possibilita implementar o Scrum (que abordaremos abaixo) em larga escala em uma empresa, unindo de três a nove times de Scrum para trabalhar na entrega de um único produto ou resultado no final de cada Sprint. O Nexus também prevê três responsáveis por entrelaçar as equipes, o chamado Time de Integração, que é composto por:
1 Product Owner;
1 Scrum Master;
Pelo menos 1 membro de cada time Scrum;
A composição desse time, entretanto, não é fixa: ela pode mudar ao longo do tempo de forma a refletir as necessidades do Nexus. As atividades comuns dessa equipe incluem: mentoria, consultoria, e destacar as dependências e problemas entre os times.
4. Kanban
O kanban é um tipo de metodologia ágil que visa aumentar a produtividade e otimizar a realização das tarefas e das entregas.
O Kanban foi criado pela japonesa Toyota na década de 1960 e faz parte da metodologia JIT (Just in Time), um sistema de administração da produção que determina que deve ser feito somente o imprescindível para realização da etapa seguinte do processo, em um fluxo contínuo de trabalho.
Em outras palavras: fazer apenas o que é necessário, quando necessário e na quantidade necessária.
Essa metodologia ágil propõe a utilização de cartões ou post-its em um quadro para indicar e acompanhar, de maneira visual, prática e utilizando poucos recursos, o andamento dos fluxos de trabalho nas empresas.
Em um lado do quadro ficam as tarefas que precisam ser executadas, o que pode ser chamado de “Backlog”. E, em outro, as etapas de execução: em andamento e entregue.
Você pode alterar o nome dessas etapas de acordo com seus processos internos. Conforme as tarefas são desempenhadas, o cartão ou post-it é colocado no campo correspondente ao status da tarefa.
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Liderança fácil e ágil para a empresa do futuro
Métodos ágeis para todos os tipos de equipe
[Ebook] Como implementar a gestão ágil em times criativos
Neste webinar sobre agile marketing descomplicado com o CEO do Runrun.it, Antonio Carlos Soares, você descobre como as agências e setores de marketing utilizam o kanban na sua gestão de tarefas e projetos. Confira!
Scrum: o método ágil mais usado no mundo
Dentre o universo da metodologia ágil, existe um framework que se destaca dos demais, e por isso separamos um espaço apenas para falar sobre ele, o Scrum.
De acordo com o Annual State of Agile Report 2021, mais importante relatório sobre metodologia ágil no mundo, o Scrum é utilizado por 66% das empresas que atuam sob a ótica dessa filosofia de gestão.
Muito da sua popularidade se deve ao processo de desenvolvimento iterativo e incremental, desenvolvido por Jeff Sutherland e Ken Schwaber no final dos anos 80.
Os autores se inspiraram em práticas adotadas em empresas orientais, que utilizavam equipes multidisciplinares enxutas para o desenvolvimento de projetos, o que se mostrou bastante benéfico em termos de agilidade e produtividade.
A essência desta metodologia ágil é a repetição dos ciclos operacionais, também conhecidos como sprints, que possuem duração previamente estabelecida de no máximo 4 semanas, até o começo de um novo ciclo.
Imagem com setas coloridas representando o Scrum, uma das metodologias ágeis
O ciclo do Scrum conta com repetições para reforçar os processos mais importantes
Pela recorrência das atividades, os envolvidos conseguem visualizar com mais clareza os pontos de aperfeiçoamento que devem ser considerados para a próxima etapa, o que leva a uma evolução dos processos com um todo.
Outra característica do Scrum é a realização de reuniões fixas diariamente, as chamadas daily. Nesse encontro, os participantes respondem às seguintes perguntas:
O que eu fiz ontem?
O que pretendo fazer hoje?
Existe algum bloqueio/impedimento para realização das minhas tarefas?
Esse alinhamento também serve para disseminar os aprendizados, identificar obstáculos e priorizar tarefas. Além disso, o Scrum mantém a equipe motivada e o resultado mais refinado por priorizar qualidade em vez de um prazo reduzido.
Para saber mais como executar o scrum no Runrun.it, clique na imagem abaixo para conferir nosso guia completo.
baixe o ebook scrum com o runrunit
Idealizado com o objetivo de otimizar a gestão de tarefas e projetos de empresas de diferentes setores, o Runrun.it é uma ferramenta que possibilita a aplicação da metodologia ágil no seu dia a dia. Confira os principais recursos disponibilizados na plataforma.
Configuração para Scrum
Logo nos passos iniciais de configuração da ferramenta, o usuário tem a opção de aplicar o método scrum na sua conta.
Dessa maneira, o gestor pode criar equipes scrum com todos os integrantes da sprint e formular tarefas dentro do modelo agile.
Ou seja, dentro do método scrum no Runrun.it, o líder pode criar sprints, tarefas com etiquetas personalizadas, que sinalizam o objetivo do projeto e a criação de relatórios mensuráveis em torno da execução das atividades.
Usando Story Points para gerenciar projetos
Também conhecidos como pontos de histórias, os story points são uma das técnicas da metodologia ágil para atribuir uma pontuação para a complexidade das tarefas, ao invés de apenas avaliá-las de acordo com o tempo investido.
Dessa maneira, é possível ter uma representação mais realista do cotidiano de trabalho, levando em consideração os demais aspectos que influenciam na conclusão de um projeto.
Para facilitar a utilização desse recurso, o Runrun.it possui uma estrutura que permite associar pontos às atividades realizadas, assim como ver o tempo médio que uma tarefa fica em uma etapa do fluxo de trabalho.
Por exemplo, se uma tarefa fica uma semana em uma coluna, você pode atribuir uma pontuação considerada alta, de oito pontos.
Sendo assim, a velocidade de trabalho da equipe vai estar relacionada ao número de pontos que ela consegue entregar em um Sprint. Ou seja, a pontuação funciona como uma referência de produtividade, juntamente com o prazo.
No vídeo abaixo, você vê um demonstração de como adicionar pontos as suas tarefas.
Uma vez que os story points são colocados nas atribuições dentro da plataforma, você consegue enxergar a totalidade de pontos atribuídos a determinada etapa do projeto, entendendo melhor a complexidade de cada tarefa.
Outra forma de acompanhar esses resultados é por meio do gráfico de Burnup de pontos, que mostra visualmente a análise do tempo necessário para concluir as entregas e mostra os possíveis pontos de atraso, permitindo que a equipe adapte sua estratégia para apresentar resultados nos prazos programados.
Organize suas tarefas com os Quadros
Combinando dois elementos da metodologia ágil, o Scrum e o Kanban, o Quadros do Runrun.it centraliza as tarefas em uma tela e permite a organização delas por colunas (etapas) condizentes com o fluxo aplicado.
Essas fases podem ser nomeadas da seguinte forma:
> Backlog: é a primeira etapa, que abrange as decisões de planejamento;
> A Fazer: são as tarefas necessárias para o desenvolvimento do projeto com um todo;
> Desenvolvimento: aqui nesta coluna, as atividades já são executadas a pleno vapor;
> Revisão: ponto de verificação se os objetivos definidos foram alcançados;
> Entregue: quando chega ao último espaço, a tarefa foi realizada com sucesso e pode ser finalizada.
Com isso, a principal vantagem dos Quadros é a visibilidade do todo que ele proporciona para as equipes Scrum, pois a qualquer momento os envolvidos podem consultar qual fase está sendo executada no momento e identificar quais são os gargalos de tempo existentes no workflow.
Para finalizar, não deixe de conferir como a gestão ágil pode ser aplicada facilmente ao Runrun.it no nosso webinar abaixo. É só dar o play!
Quer aplicar os conceitos da metodologia ágil na sua empresa? Que tal contar com o Runrun.it, dos softwares de gestão mais modernos do mercado?
Com o Runrun.it, você consegue gerenciar suas equipes, organizar suas tarefas e estabelecer prioridades de trabalho. Com os princípios da metodologia ágil já embutidos, fica muito mais fácil praticar as técnicas mais adequadas para ter uma gestão estratégica e alavancar o seu negócio. Crie sua conta grátis: http://runrun.it
metodologia ágil
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UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DE PERNAMBUCO
DEPARTAMENTO DE ESTATÍSTICA E INFORMÁTICA
BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
ALEX ROGÉRIO DA SILVA CALADO
UM SISTEMA DE APOIO À DECISÃO PARA
PRIORIZAÇÃO E ESTRUTURAÇÃO DE HISTÓRIAS DE
USUÁRIOS: UM SUPORTE PARA EQUIPES ÁGEIS
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO
Recife
agosto de 2018
ALEX ROGÉRIO DA SILVA CALADO
UM SISTEMA DE APOIO À DECISÃO PARA
PRIORIZAÇÃO E ESTRUTURAÇÃO DE HISTÓRIAS DE
USUÁRIOS: UM SUPORTE PARA EQUIPES ÁGEIS
Monografia apresentada ao Curso de Ba-
charelado em Sistemas de Informação da
Universidade Federal Rural de Pernambuco,
como requisito parcial para obtenção do tí-
tulo de Bacharel em Sistemas de Informa-
ção.
Orientador: Cícero Garrozi
Coorientadora: Suzana Sampaio
Recife
agosto de 2018
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medium.com
5 Técnicas de Priorização: Organize seu Backlog | #EmpiricusTech
Michael Passos
19-25 minutos
Conheça as técnicas, entenda como usá-las da melhor forma, e descubra como eu organizei um backlog com mais de 700 itens
Para entregar valor de forma contínua, é muito importante manter o backlog do produto organizado, e essa não é uma tarefa simples. Existem diversos métodos de priorização, e possivelmente você já utilizou algum deles.
Um backlog bem organizado não deveria conter mais de 700 itens, como foi o que aconteceu comigo. Ao conversar com outras pessoas, eu descobri que esse problema é mais comum do que eu imaginava, e foi por isso que resolvi compartilhar a minha experiência com você.
Antes de me aprofundar no tema, eu busquei no Scrum Guide alguns conceitos fundamentais para o bom entendimento deste artigo.
O que é o Backlog do Produto?
“O Product Backlog é uma lista ordenada e emergente do que é necessário para melhorar o produto.”
Quem é o responsável pelo Backlog?
“O Product Owner também é responsável pelo gerenciamento eficaz do Product Backlog, que inclui:
● Desenvolver e comunicar explicitamente a meta do produto;
● Criar e comunicar claramente os itens do Product Backlog;
● Ordenar os itens do Product Backlog; e,
● Garantir que o Product Backlog seja transparente, visível e compreensível.
O Product Owner pode fazer o trabalho acima ou pode delegar a responsabilidade a outros. Independentemente disso, o Product Owner ainda é o responsável.”
Quando o Backlog deve ser revisado?
“O Refinamento do Backlog é uma atividade contínua para adicionar detalhes, como descrição, ordem e tamanho. Os atributos geralmente variam de acordo com o domínio de trabalho.”
Você já deve ter olhado para o seu Backlog e pensado:
“Como vou organizar isso?”
“O que nesta lista ainda faz sentido?”
"Vai levar uma vida para organizar isso aqui!”
Foi nessa situação que me encontrei há algum tempo atrás. Nossa loja virtual já existia há mais de 4 anos, e havia passado por algumas reformulações importantes, mas a empresa que cuidava da nossa plataforma de e-commerce anunciou que não prestaria mais este tipo de serviço, e nos deu um prazo para buscar uma alternativa.
Nos envolvemos então em um desafio corporativo dos grandes. Precisávamos construir uma loja nova, do zero e em um prazo curto. Nossa meta era reduzir ao máximo o impacto da transição em relação a operação da empresa.
Começamos o projeto com uma grande lista de itens para desenvolver, e a cada Sprint novos itens iam surgindo para contemplar novas funcionalidades, correções, melhorias, débitos técnicos, etc.
O topo do backlog estava a todo tempo sendo refinado, pois era ali que estavam os itens mais importantes. Na parte de baixo estavam os itens de menor valor e/ou de menor prioridade, e infelizmente não conseguimos dar tanta atenção a eles. E assim, a lista foi crescendo de forma desorganizada.
Conseguimos entregar a nova loja em Outubro de 2019, mas nos meses seguintes continuamos desenvolvendo funcionalidades que havíamos despriorizado e corrigindo os defeitos que apareciam em produção. Com o go-live da nova plataforma, surgiu também um aumento no volume de demandas vindas de todos os departamentos da empresa.
Com o passar do tempo, o topo do backlog que representava 80% do nosso volume de itens, passou a representar apenas 20%. A parte menos prioritária da lista de atividades seguiu crescendo de forma desordenada, diminuindo ainda mais a nossa visibilidade e compreensão do que precisava ser feito.
Eu demorei muito tempo para conseguir organizar a casa. Depois de mais de 1 ano de vida da nossa nova loja, eu finalmente consegui reservar um espaço nas sprints para executar essa atividade. Mas por onde eu começaria? Quais eram as técnicas disponíveis? Como eu escolheria uma entre elas?
Decidi então me aprofundar nos estudos e descobri que existem diversas formas de se organizar um backlog. Nos parágrafos abaixo eu te contarei um pouco do que descobri sobre os métodos que estudei.
Método 1: Valor de Negócio x Risco
Um dos métodos mais comuns de priorização é analisar o valor de negócio e o risco de cada item.
Para priorizar, classifique e posicione os itens entre:
Alto risco / Alto valor: Faça primeiro estes itens
Baixo risco / Alto valor: Faça em seguida estes itens
Baixo risco / Baixo valor: Faça por último estes itens
Alto risco / Baixo valor: Evite fazer estes itens
Uma boa forma de analisar os riscos é avaliar:
Risco de valor: O usuário vai utilizar? Vai ser bom pra ele?
Risco de usabilidade: O usuário conseguirá utilizar?
Risco de viabilidade técnica: O time conseguirá desenvolver isso com a tecnologia, tempo e habilidades que possui?
Risco de viabilidade de negócio: Isso está de acordo com as regulamentações do setor e não conflita com funcionalidades já existentes?
Prós
É um método relativamente simples, pois não envolve fórmulas complexas.
Ajuda a focar no que tem mais valor. Atacar os itens mais arriscados primeiro é uma boa estratégia principalmente no início do projeto, pois se precisar de uma mudança de rota, é importante descobrir cedo para diminuir o desperdício.
Os critérios risco e valor de negócio são flexíveis, de forma que pode ser adaptado para Valor x Custo, Valor x Esforço, Custo x Benefício, entre outros.
Contras
Em alguns contextos apenas 2 critérios de avaliação não serão suficientes.
Método 2: Testes de Suposição
Este método define a prioridade a partir dos resultados da validação de uma hipótese ou suposição, e também da relevância para o usuário final. É necessário definir os valores das escalas de cada critério, como no exemplo abaixo:
T = O quanto a suposição foi testada
U = Relevância para o usuário
A prioridade é o resultado da soma destes dois critérios.
Prós
Evita que seja empregado esforço em hipóteses não exploradas.
O benefício para o usuário tem grande peso.
Seus critérios priorizam a geração de valor para o cliente
Contras
Poucos times tem um processo estruturado de levantamento e validação de hipóteses antes do desenvolvimento
Não considera o valor de negócio para empresa
Método 3: BUC
O método BUC analisa os benefícios para o negócio e para o usuário enquanto mantém um olhar para o custo.
Para cada critério deve ser definida uma escala de valor (ex.: 1 a 5). Algumas perguntas podem ajudar a avaliar cada um dos critérios:
Benefícios de negócio (Business Benefits): Quanta receita essa funcionalidade poderá gerar? Reduzirá os custos da empresa? Trará mais clientes?
Benefícios para o usuário (User Benefits): A experiência do usuário será melhor? Ele ficará mais satisfeito? Ele quer utilizar essa funcionalidade? Ele conseguirá utilizar essa funcionalidade?
Custo (Cost): Quanto tempo será necessário? Quanto dinheiro irá custar? Quantos recursos irá precisar?
Prós
Concilia os interesses do usuário e da empresa
Possibilita simplificar negócios complexos reduzindo a estes 3 critérios
Pode ajudar a identificar itens que “intuitivamente” teriam uma priorização muito diferente
Contras
Para ter mais precisão nos benefícios e custos é necessário envolver mais pessoas e nem sempre existe essa disponibilidade.
Método 4: Scorecard
O Scorecard visa priorizar de acordo com um conjunto de critérios pré-definidos com as partes interessadas.
Primeiramente devem ser definidos os critérios e em seguida definir o peso de cada um deles (os pesos somados devem totalizar 100%). Não se esqueça de alinhar com as partes interessadas antes de analisar os itens do backlog, isso pode evitar muito retrabalho.
Cada critério avaliado recebe uma nota de 0 a 100. Em casos que a funcionalidade representa algum risco do ponto de vista daquele critério pode ser utilizada uma nota com valor negativo.
Para calcular a prioridade, primeiramente cada nota deve ser multiplicada pelo peso, e o valor da prioridade será a soma de cada nota multiplicada pelo peso, conforme a fórmula abaixo:
Prioridade = SOMA (Nota do critério * (peso/100))
Prós
Consegue analisar uma ampla quantidade de critérios
Alinhamento com as partes envolvidas
Contras
Para ter mais precisão em diversos critérios, pode ser necessário envolver mais pessoas e nem sempre existe essa disponibilidade.
A escala de valor é muito extensa dificultando a definição de significados claros para os valores das escalas, e certamente impactará a precisão.
Método 5: MoSCoW
O nome MoSCoW vem do acrônimo do nome (em inglês) das categorias de priorização que este método utiliza (exceto as letras minúsculas).
As categorias são Must-Haves, Should-Haves, Can-Haves e Won’t-Haves. E esses são os critérios para definir em qual categoria entra cada item:
Must-haves:
São itens críticos, eles são os responsáveis diretos ou indiretos pelas principais entregas de valor. Se algum item desta categoria não for concluído, a entrega certamente será considerada um fracasso, pois poderá bloquear outras atividades e até o projeto inteiro.
Se pergunte “Podemos seguir com o projeto sem a entrega desta funcionalidade?”, se a resposta for NÃO, então deve ser categorizado como MUST.
Não deve conter mais de 60% do Backlog.
Should-haves:
São os itens de prioridade secundária, que não afetarão a entrega. São importantes, mas não cruciais para a entrega. Geralmente é possível contornar esses itens de alguma forma.
Se pergunte “Podemos seguir em frente com o projeto se a entrega desta funcionalidade atrasar um pouco?”, se a resposta for SIM, então deve ser categorizado como SHOULD.
Could-haves:
São itens desejados, porém de menor importância que as duas categorias anteriores. A não entrega deste item deve ter um baixo impacto. Geralmente são pequenas atividades de baixo custo que são realizadas quando não há uma restrição muito grande de tempo.
Se pergunte “Podemos abrir mão desta atividade até a entrega do projeto?”, se a resposta for SIM, então deve ser categorizado como COULD.
Esta categoria deve ter no máximo 20% dos itens.
Won’t-haves (This time):
São atividades que são inviáveis de entregar no momento (restrições de orçamento, prazo, alinhamento, etc.), porém existe a possibilidade de ser desenvolvido em algum outro momento futuro que apresente condições mais favoráveis.
Se pergunte “Podemos reintroduzir esta atividade quando o cenário for mais favorável?”, se a resposta for SIM, então deve ser categorizado como WON’T.
Prós
Categorização simples
Utiliza linguagem humana (em inglês) para priorizar
Contras
Apesar de poder ser utilizada para projetos com ou sem prazo definido, funciona melhor se aplicada em um contexto em que têm prazos estabelecidos
Se houver uma quantidade grande de itens, ainda pode ser necessário priorizar dentro de cada categoria
Outros métodos
Kano Model: Analisa a satisfação do cliente em relação à performance do produto, categorizando as atividades como Atrativos, unidimensionais (ou de desempenho), obrigatórios (ou necessários) e indiferentes.
Story Mapping: Utilizado principalmente nas fases iniciais do projeto e focada na experiência do usuário. O mapa tem a jornada do cliente no eixo horizontal, e no eixo dentro de cada jornada as atividades são ordenadas por prioridade top-down, posteriormente organizadas em releases.
Buy a Feature (Compre uma funcionalidade): Com dinâmica de jogo em grupo, cada atividade deve receber um preço (geralmente baseado no esforço). O preço de todas as atividades é somado e dividido pela quantidade de envolvidos na priorização, esse é o valor que cada participante a priorização recebe em dinheiro fictício para escolher quais atividades quer comprar.
RICE: Utiliza os critérios Reach(alcance), Impact(impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço) para definir a prioridade através da fórmula: (Reach x Impact x Confidence) / Effort
Qual é o melhor método?
Você olha para o seu Backlog cheio de itens que precisam ser revisados e priorizados, e se pergunta qual dessas técnicas poderá te levar ao melhor resultado? A essa altura do campeonato eu imagino que você já saiba a resposta: Depende!
Cada método tem suas características e abordagens, por isso é importante saber o que é mais relevante para o seu contexto. Por exemplo, se seu foco estiver no custo, utilize métodos em que este critério tem maior relevância.
Um ponto importante sobre todos os métodos é que se você não der significados claros para os valores das escalas de avaliação, você poderá ter a precisão prejudicada pelo viés e interpretação pessoal.
Já que a melhor técnica não existe, eu compartilharei com você como escolhi e apliquei algumas dessas técnicas para organizar meu backlog.
Como limpei e organizei o backlog do meu produto que já passava dos 700 itens?
O primeiro passo foi respirar fundo, pois eu sabia que o processo não seria algo muito divertido e prazeroso, embora eu deva admitir que, conforme eu via a "casa" ficando em ordem, eu já conseguia sentir o prazer da realização.
O próximo passo foi revisar as técnicas com o objetivo de escolher o método que eu aplicaria.
Os métodos Valor X Risco e Valor x Custo não me davam a clareza dos diferentes tipos de valores que gostaríamos de ter.
O Método de Testes de Suposição não nos atendia porque ainda não tínhamos processos bem definidos para validação de hipóteses.
O Método Scorecard me atraía bastante pelas várias perspectivas de análise, mas percebi que poderia ser muito custoso aplicá-lo no dia a dia.
O Método BUC me fornecia uma variedade interessante de perspectivas de análise, porém com menos complexidade que o Scorecard.
O Método MoSCoW era uma forma interessante de agrupar os itens, mas parecia mais uma categorização do que priorização.
Eu decidi seguir com o BUC, mas ainda existiam 2 desafios:
O volume de itens era muito grande, por isso seria praticamente impossível avaliar de forma consistente a prioridade de todos.
Era preciso definir critérios claros para agrupá-los e avaliá-los.
Me lembrei do MoSCoW e decidi utilizar as suas técnicas para fazer uma triagem dos itens antes de priorizá-los de fato. Criei então os 4 grupos “Must-Haves, Should-Haves, Can-Haves e Won’t-Haves”, e adicionei um quinto grupo para alocar os itens que seriam descartados. Durante essa primeira triagem não me preocupei muito com a precisão e optei pela velocidade.
Fiquei pensando em nomear essa técnica de MoSCoWD, o que você acha? Me conta nos comentários.
Esse foi o resultado depois de aplicar o MoSCoW — repare que 613 itens foram literalmente descartados:
Parti então para a aplicação dos critérios de avaliação para os 4 grupos.
Certamente você já participou de reuniões com muitas pessoas nas quais discutiu-se prioridade de tarefas. Você já percebeu que nem sempre os envolvidos tem o mesmo entendimento quanto ao critérios de avaliação? Nem sempre prioridade alta é de fato alta para todo mundo. Nestes momentos é necessário equalizar os envolvidos quanto a definição de escala destes critérios.
Logo abaixo eu vou deixar algumas dicas para você conseguir atingir este objetivo, inclusive eu vou te mostrar como eu apliquei essa dica.
1 Defina o significado das extremidades. Qual será o maior e o menor valor, e o que cada um deles significa?
Para o critério de Valor para o Usuário, utilizei o menor valor como 0, e a definição dele é “Não tem valor para o usuário”. Um exemplo dessa atividade poderia ser uma ação que visa diminuir o custo infraestrutura de tecnologia.
Utilizei o maior valor como 4, e a definição dele é “Melhora a experiência em uma atividade primária”. Um exemplo pode ser a construção de alguma funcionalidade que ajude o cliente a realizar o pagamento no checkout do e-commerce.
2 Defina o significado do ponto intermediário
Ainda seguindo no critério de Valor para o Usuário, considerando que o menor valor é 0 e o maior é 4, o ponto intermediário é o valor 2, a definição dele é “Melhora a experiência em uma atividade frequente”. Um exemplo pode ser a construção de uma funcionalidade que facilite a configuração de produtos que estarão disponíveis no e-commerce.
3 Defina o significado das lacunas
Neste ponto já demos significados para 0, 2 e 4 na escala do critério de Valor para o Usuário, ainda falta para os valores 1 e 3, que ficaram definidos respectivamente como “Melhora a experiência em atividade pontual” e “Melhora a experiência em uma atividade secundária”.
Agora o que antes eram números abstratos passaram a ter um significado compartilhado entre todos do time.
Ao tentar definir os significados da escala para o critério de custo eu tive maior dificuldade. O problema é que “custo” é constituído por muitos fatores, dificultando a definição de significados claros para a escala deste critério de avaliação. Após alguma reflexão, eu percebi que a complexidade técnica já refletia alguns dos principais fatores do custo, por exemplo, os custos de equipe e tempo de desenvolvimento.
Sendo assim, optei por utilizar o critério Complexidade técnica em vez de Custo e a escala ficou definida com os seguintes significados:
0 — Pode ser feito por alguém do nosso time em poucos minutos
1 — Pode ser feito por alguém do nosso time, em pouco tempo
2 — Pode ser feito por alguém do nosso time, mas precisa de tempo/foco
3 — Pode ser feito pelo nosso time (+ de 1 pessoa), em pouco tempo
4 — Pode ser feito pelo nosso time (+ de 1 pessoa), mas precisa de tempo/foco
Nesta etapa eu já havia conseguido limpar o backlog do produto, agrupá-lo de forma simples utilizando os princípios do Método MoSCoW, definido critérios de avaliação relevantes com base no BUC e construído uma escala com significados concretos e bem próximos da realidade do time.
Finalmente chegou a hora de avaliar o resultado. Qual foi o método que utilizei?
Para avaliar cada tarefa utilizei a fórmula abaixo:
Benefício para o Usuário + Benefício para o Negócio - Complexidade Técnica = Prioridade
E foi assim que eu revisei a prioridade do nosso backlog do e-commerce. Ao invés de seguir um único método como verdade absoluta, eu utilizei um conjunto de características de métodos distintos.
Quais foram os principais aprendizados da minha jornada?
Não tem uma fórmula mágica ou método perfeito. É importante conhecer os métodos existentes, assim como entender o seu contexto e objetivos. A partir disso avalie de quais métodos você pode tirar mais benefícios para o cenário em que você está inserido.
A adaptação do Método MoSCoW nos ajudou a identificar quais itens do backlog do produto seriam descartados, e facilitou a análise de prioridade sob os itens mais importantes.
Os princípios do Método BUC nos ajudaram a identificar os critérios de avaliação mais relevantes.
A escolha de critérios de avaliação relevantes e a construção de uma escala de valor com significados bem definidos e alinhados à realidade do time, reduzem a subjetividade das avaliações de prioridade, resultando em mais clareza e menos discussões abstratas.
Deixo então algumas dicas finais
Antes de escolher um método reflita sobre seu objetivo, foco e critérios de avaliação mais relevantes.
Sempre que possível, evite avaliar e priorizar sozinho. Se não puder reunir todas as partes interessadas ao mesmo tempo, consulte diretamente os especialistas para validar sua percepção. Por exemplo, consulte os desenvolvedores sobre os riscos e complexidade técnica, valide com os stakeholders o valor de negócio, etc.
Defina significados claros para os valores das escalas e compartilhe com as pessoas.
Não faça como eu, não demore tanto para organizar seu backlog, ele deve sempre ser transparente, visível e compreensível.
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objective.com.br
2 técnicas de priorização de backlog que irão te ajudar a aumentar o ROI.
Helena Pacheco
6-9 minutos
Você sabe qual a importância de priorizar o backlog? No geral, as equipes passam por problemas para definir a ordem em que as tarefas serão feitas. Diante dessa dificuldade, surge a necessidade de recorrer às técnicas de priorização de backlog.
Existem técnicas que facilitam a medição do retorno do investimento. Para otimizar o valor ou o retorno sobre o investimento (ROI), por exemplo, você deve pensar no ROI como o resultado de longo prazo decorrente da ordenação correta de todo o backlog, ao invés de simplesmente somá-lo aos itens individuais.
Neste artigo, veremos duas técnicas que são utilizadas para encontrar o valor e o retorno do investimento, além de entender melhor qual a ligação entre o ROI e o backlog. Quer entender tudo sobre esse assunto? Continue a leitura!
Como priorizar um backlog?
Um backlog de um produto é uma lista de todas as tarefas relacionadas ao seu desenvolvimento, que toda a equipe deve seguir e concluir diante de um prazo definido. Mas como priorizar o backlog? Esse processo é uma tarefa simples, mas que, ao mesmo tempo, pode ser bastante complexa, sendo fundamental para quem trabalha com projetos ágeis.
A principal importância de priorizá-lo está relacionada ao fato de que o torna mais bem estruturado e organizado, favorecendo a realização das atividades estrategicamente importantes para que a equipe trabalhe de forma mais eficiente e rápida.
Agora que você já entendeu o que é a priorização do backlog, saiba como colocar isso em prática. Existem diversas formas de se priorizar Backlog. Veja essas duas que separamos para você.
2 técnicas para priorizar o backlog
Listamos duas técnicas para que você priorize o backlog no seu negócio, são elas: a “Buy a Feature” e “Matriz Rice”. Conheça-as a seguir e saiba quais são as suas funções!
Buy a Feature: técnica de priorização do backlog
Além de priorizar o backlog, se você está interessado em encontrar o ROI, saiba que uma das principais técnicas de priorização de backlog que pode te ajudar é a “Buy a Feature”, na tradução, “Compre uma Funcionalidade”.
Essa é uma framework utilizada para a priorização durante o desenvolvimento de um produto que consiste em fazer a equipe envolvida no desenvolvimento de um produto trabalhar diretamente com os clientes e stakeholders para aprenderem quais features ou aprimoramentos dos produtos eles valorizam.
A técnica de priorização de backlog denominada de “Buy a Feature” consiste em determinar as características favoritas dos clientes e, com isso, proporcionar para cada um deles uma quantia de dinheiro virtual para que eles gastem em uma lista de produtos/features que será proposta. Essa lista de produtos será composta por produtos, indicando um preço calculado com base nos custos estimados para o desenvolvimento de cada um deles.
Essa técnica pode ser feita de várias maneiras. Mas é claro que, presencialmente, ela entrega resultados mais assertivos, visto que oferece a possibilidade de observar os participantes durante sua jornada de compra, entendendo o processo de tomada de decisão e facilitando as interações sobre os resultados obtidos. Entretanto, com as restrições impostas pela pandemia, essa atividade tem sido realizada online.
O “Buy a Feature” pode ser aplicada em grupos ou individualmente e pode gerar insights interessantes sobre o que é relevante para cada indivíduo. A estruturação dessa técnica pode ser uma maneira eficaz de orientação de um grupo amostral do mercado para a priorização de suas listas de desejos para o seu produto.
Vale ressaltar que, durante a execução dessa técnica de priorização de backlog, é relevante informar que não necessariamente o produto que mais chamar atenção ou que mais for comprado será o próximo a ser disponibilizado no mercado.
É claro que o “Buy a Feature” é fundamental para que a equipe de desenvolvimento de produto entenda as necessidades dos stakeholders, porém é preciso levar em consideração outros itens para fazer o alinhamento do produto.
Entre as principais vantagens dessa técnica estão a “Buy a Feature”, que demanda colaboração entre equipe, stakeholders e permite que todos opinem, entrega resultados de forma rápida e não depende de base histórica.
Para encontrar o Retorno do Investimento com essa técnica, comece reunindo um grupo de stakeholders, em seguida, apresente os itens, distribua um dinheiro fictício e estimule que elas comprem os itens da forma como desejarem. A última etapa para encontrar o Retorno é a soma de quantas moedas cada item do backlog ganhou, visto que essa soma corresponde ao ROI.
Matriz Rice: Como estimar o Investimento?
Matriz Rice é uma outra das importantes técnicas de priorização de backlog com o objetivo de torná-la mais analítica e menos intuitiva. Seu nome é formado por 4 elementos, que são utilizados para rankear os projetos por prioridade, facilitando a organização e agilidade. São eles:
Reach (alcance);
Impact (impacto);
Confidence (confiança);
Effort (esforço).
Para utilizar essa técnica em sua empresa, é preciso que todos os setores estejam integrados. No entanto, o gestor tem a responsabilidade de fazer com que todos entendam a importância e a necessidade de utilizar essa matriz. Dessa forma, a coleta das informações, que servirão de base para que o cálculo seja feito, é facilitada.
Além disso, com o auxílio de uma planilha simples, o cálculo fica mais simples e, consequentemente, o processo fica cada vez mais rápido e seus resultados mais eficientes. Porém, ao fim do processo, é essencial repetir as avaliações, para garantir que nenhum número esteja muito distante da realidade.
A matriz é um ótimo recurso para auxiliar na tomada de decisões importantes, mas não deve ser o único, pois cabe à empresa decidir qual projeto será trabalhado primeiro. Apesar disso, utilizá-la é uma forma segura, por apresentar uma base científica para corroborar as decisões tomadas.
Ao final da leitura deste artigo, esperamos que você tenha tirado alguns insights sobre como priorizar o backlog em seu próximo projeto! Aproveite e se inscreva em nossa newsletter para receber os conteúdos exclusivos da Objective em primeira mão!
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dionatanmoura.com
Técnicas de Priorização de Backlog
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2 minutos
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Técnicas de Priorização de Backlog.
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janeiro 4, 2022
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Reach: how many people will this impact? (Estimate within a defined time period.) Impact: how much will this impact each person? (Massive = 3x, High = 2x, Medium = 1x, Low = 0.5x, Minimal = 0.25x.) Confidence: how confident are you in your estimates? (High = 100%, Medium = 80%,…
novembro 24, 2020
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gabrielamizarela.com.br
As 4 melhores técnicas de priorização de backlogs – Gabriela Mizarela – Gestão de Produtos e Agilidade
gabimiza Gabriela Mizarela, Product Owner, Agilista, apaixonada por música e cães.
4-5 minutos
O backlog do produto deve ser uma lista de todas os épicos, features, histórias e tarefas relacionadas ao produto que a equipe precisa desenvolver, incluindo a divisão de responsabilidades e estimativas. Ele precisa também ser flexível para mudar de acordo com as necessidades do mercado (exemplo: o lançamento de uma nova funcionalidade em um produto concorrente). Devido a isso, um grande desafio na vida do PO é manter esse backlog priorizado, fatiado e organizado, de acordo com as necessidades dos seus usuários, stakeholders e mercado. No meu dia a dia já usei algumas técnicas para me ajudar no meio de um mar de itens, separei as que mais gosto de trabalhar:
Priorização inspirada na Lean inception
Já usei para facilitar, em reunião com os stakeholders, com o objetivo de priorizar as features, ou funcionalidades, a serem desenvolvidas nos próximos meses. De forma bem resumida, é uma votação, de 1 a 3, do quanto o usuário vai gostar da funcionalidade, qual o valor que ela traz para o negócio e qual o esforço para desenvolver.
MOSCOW
Para mim a mais rápida e de fácil entendimento para usuários, uso bastante no dia a dia, em refinamentos e planejamentos gerais. É basicamente um quadro, para ranquear com os envolvidos no produto, quais funcionalidades/histórias, esse produto deve ter (Must), Deveria ter (Should), Poderia ter (Could), Gostaria — não terei no momento (Would).
WSJF — Weighted Shortest Job First
Umas das técnicas que mais gosto, é um modelo de priorização usado para sequenciar por exemplo, Features, Capabilities e Epics, com o objetivo de criar o maior benefício econômico, calculando o custo relativo do atraso (CoD) e o tamanho do trabalho. Esses itens são pontuados (pode ser através do fibonacci), de acordo com:
– valor de negócio
– urgência
– Risco
Que somados dariam o custo do atraso, que deve ser dividido pelo esforço para o desenvolvimento. Cada item tem um total, o com o maior valor é o de maior prioridade.
Matriz GUT
Já utilizei em momentos onde várias coisas eram muito importantes. Como funciona? Liste as funcionalidades ou histórias e crie um ranking para elas de acordo com Gravidade, Urgência e Tendência. Multiplique as 3 notas para obter o ranking dos seus principais itens a serem resolvidos.
Gravidade (impacto financeiro ou qualquer outro)
1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.
Urgência (é o fator tempo)
1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente, merece atenção no curto prazo;
4. Muito urgente;
5. Necessidade de ação imediata.
Tendência (o problema tende a piorar rapidamente ou se deve permanecer estável caso não seja solucionado)
1. Não mudará;
2. Vai piorar em longo prazo;
3. Vai piorar em médio prazo;
4. Vai piorar em curto prazo;
5. Vai piorar rapidamente.
Bônus: Coisas que não te contam sobre a priorização
Nem sempre dá tempo de usar técnica para priorização
Às vezes infelizmente acontece de a priorização vir top down, por conta de prioridades maiores da empresa/gestão
E aí me conta, quais técnicas você costuma utilizar para priorização?
Fontes:
https://www.caroli.org/sequenciador/
https://vidadeproduto.com.br/framework-moscow/
https://rockcontent.com/br/blog/matriz-gut/
https://medium.com/agileinsider/5-best-ways-to-prioritise-your-product-backlog-a761fadc8862
https://www.scaledagileframework.com/wsjf/
https://online.visual-paradigm.com/pt/diagrams/templates/moscow-method/moscow-template/
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ironhack.com
Como os desenvolvedores da web priorizam seu trabalho?
Ironhack
6-8 minutos
Qualquer pessoa que trabalhe nas indústrias digital ou de tecnologia precisa priorizar suas tarefas. Dependendo dos projetos em andamento, metas e prazos, haverá algum grau de planejamento e de priorização necessária. No caso de desenvolvedores web, as tarefas mais importantes são geralmente as mais urgentes ou as que devem ser feitas mais cedo. Quer seja para completar uma nova página de destino dentro de um prazo ou migrar um site inteiro para um novo host, os desenvolvedores geralmente trabalham para cumprir os prazos e priorizarão com base neles. Ao mesmo tempo, questões, erros e problemas podem surgir durante a semana de trabalho, e um desenvolvedor da web precisará decidir como abordá-los. Não é incomum que as tarefas diárias sejam deixadas de lado para lidar com um problema.
Trabalhando para datas de lançamento
Os desenvolvedores da web que estão desenvolvendo aplicativos e softwares geralmente trabalharão para definir as datas de lançamento. Estejam eles fazendo pequenas atualizações em certas áreas de um aplicativo ou fazendo grandes mudanças e implementando um design completamente novo, geralmente haverá um prazo final. O escopo dessas tarefas, combinado com o cronograma de conclusão, informará qual a priorização de seu trabalho. É possível que haja vários lançamentos em desenvolvimento ao mesmo tempo. Nesse caso, as prioridades podem ser definidas de acordo com as tarefas que levarão mais tempo ou serão as mais complexas para serem concluídas.
Criando uma lista de tarefas
Priorizar o trabalho é uma habilidade essencial para os desenvolvedores aprenderem e é um dos maiores desafios que eles enfrentam. Frequentemente, haverá acúmulo de tarefas alinhadas para que os desenvolvedores concluam, e isso pode mudar dependendo das necessidades do negócio. A codificação leva tempo, seja atualizando um código existente ou escrevendo um programa ou recurso totalmente novo. Os desenvolvedores da web precisam distribuir tempo suficiente para isso. Frequentemente eles terão que comparecer a reuniões durante a semana de trabalho e possivelmente lidar com solicitações que surjam de colegas de equipe ou clientes, dependendo do negócio. Os itens em uma lista não processada podem ter sua prioridade cancelada, com tarefas menos urgentes enviadas para o final da fila até o momento em que possam ser manipuladas.
Situações inesperadas
Lidar com vários tópicos é uma habilidade importante para desenvolvedores da web e, na verdade, para qualquer pessoa que trabalhe em TI e na indústria de tecnologia. Não importa o quanto você planeje, sempre existe a possibilidade de que algo aconteça e que precise de solução. Um colega de equipe pode precisar de ajuda com algum código ou um recurso do aplicativo pode parar de funcionar e exigir atenção. Pequenos e grandes obstáculos podem surgir durante o processo de desenvolvimento, e precisam ser resolvidos antes que o desenvolvedor possa seguir em frente. Às vezes, eles precisam ter prioridade até serem resolvidos. Junto com um planejamento cuidadoso, os desenvolvedores da web de front e back-end precisam responder às situações conforme elas surgem - situações inesperadas não são incomuns no mundo da tecnologia e do desenvolvimento.
Definindo Prioridades
As metas e prioridades gerais geralmente serão definidas junto com a equipe mais ampla, em particular, o CEO, gerentes e líderes de negócios. Os ganhos potenciais que podem ser adquiridos com um determinado desenvolvimento ou atualização serão medidos e as prioridades serão definidas de acordo. Cabe então aos desenvolvedores da web dividir os projetos em andamento em tarefas gerenciáveis. Eles podem precisar distribuir tempo para reuniões, testes A/B, obstáculos e outras questões ao longo do processo. Dedicar algum tempo para configurar novas ferramentas ou talvez aprender uma nova linguagem de codificação também pode fazer parte do projeto, e eles precisarão priorizá-las de acordo.
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Desenvolvedores Autônomos da Web
No caso de desenvolvedores web autônomos, eles têm um pouco mais de liberdade no que diz respeito à priorização. Eles geralmente trabalham com os clientes dentro dos prazos e visam concluir primeiro as tarefas mais urgentes. Novamente, é um ato de equilíbrio, pois, mesmo com o planejamento mais completo, pode haver bloqueios, obstáculos e problemas a serem resolvidos ao longo do caminho. Os autônomos têm a liberdade de escolher os clientes com os quais trabalham e os projetos que assumem. As prioridades geralmente serão definidas de acordo com os prazos e os prazos definidos pelos seus clientes.
Qualidade vs. Quantidade
Não são apenas os prazos que informam as prioridades dos desenvolvedores web. Em alguns casos, a velocidade terá prioridade sobre a qualidade, mas em outros, a qualidade e fazer algo perfeitamente certo será o objetivo principal. Nesse caso, testes, testes e mais testes serão necessários. Em seguida, os desenvolvedores precisarão avaliar os resultados desses testes, definir prioridades e seguir em frente com base nos resultados. Qualidade vs. quantidade pode, às vezes, ser a razão por trás de uma determinada prioridade para um desenvolvedor web.
Trabalhando em equipes
Aprender a priorizar como um desenvolvedor web leva tempo e geralmente é um caso de 'aprender fazendo'. Não importa o quanto cuidadosamente você planeje e organize suas tarefas, sempre haverá uma situação inesperada ou uma nova prioridade aparecerá. Depende muito do tipo de organização para a qual você trabalha e de como as equipes estão organizadas. Esteja você trabalhando com outros desenvolvedores ou sozinho, isso também terá um impacto na definição de prioridades. Os desenvolvedores da web costumam trabalhar com outras partes interessadas e colegas de equipe, como UX designers e analistas de dados. Quando for esse o caso, as prioridades podem se sobrepor ou até mesmo entrar em conflito. Isso também informará como os desenvolvedores da web priorizam o seu trabalho e as tarefas do dia-a-dia.
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pluga.co
Como priorizar tarefas e ter uma rotina mais organizada
Natacha Mathias
13-17 minutos
Você costuma iniciar as manhãs com muita disposição, mas quando chega na metade do dia já não sabe mais se casa ou se compra uma bicicleta? Não se preocupe: você está longe de ser a única pessoa que precisa entender melhor como priorizar tarefas para manter a rotina mais organizada. 📝
Na correria do dia a dia, muitas vezes fazemos as coisas no automático. Ou seja, acabamos nos prontificando a resolver todas as tarefas que surgem na nossa frente, sem estabelecer critérios. Mas você já parou para pensar o quanto isso pode ser prejudicial tanto para você quanto para a empresa?
Será que fazer uma pausa para estabelecer parâmetros para se organizar e saber como priorizar essas tarefas não seria uma melhor solução?
Confira nesse artigo porque e como priorizar tarefas de uma maneira mais eficiente e organizada – e se tornar, assim, uma pessoa mais produtiva.
Como organizar tarefas
Para você entender como organizar suas tarefas de uma maneira simples e objetiva, primeiro você precisa saber exatamnete que tarefas são essas.
Você deve estar pensando: mas isso é muito óbvio!
Só que não é. A verdade é que raramente visualizamos as tarefas como um todo, localizando cada uma delas dentro do contexto de tudo aquilo que devemos fazer. Por isso fica tão difícil estabelecemos critérios para, então, sabermos como priorizar.
Por isso, o primeiro passo para organizar as tarefas é listá-las em algum lugar. Só assim você poderá ter uma visão mais ampla do cenário.
Se a sua lista de tarefas estiver desorganizada, dificilmente você conseguirá ter uma real noção sobre o fluxo de trabalho a ser cumprido.
Imagine a seguinte situação: você terá uma reunião na qual precisará colaborar com uma apresentação sobre as métricas da empresa. Só que para montar a apresentação você precisa acessar alguns dados, aos quais você ainda não solicitou acesso. Pois bem, como você vai apresentar sem essas informações em mãos? E o pior: imagine que a apresentação é no dia seguinte.
Conseguiu entender a importância de organizar as tarefas?
Para priorizar tarefas é necessário olhar para tudo que precisa ser feito e distribuir dentro de um cronograma. Para isso você precisa:
Listar todas as tarefas;
Definir horários;
Ter um calendário e
Se planejar.
Pareceu muito complicado? Calma! Existem algumas metodologias que podem te ajudar nessa empreitada. Continue a leitura e confira 3 métodos de priorização de tarefas.
3 métodos de priorização de tarefas
Você é do time de pessoas que, antes de lavar a louça suja, organiza os elementos em grupos? Seja por categoria de uso ou formato? Ou você é do tipo “mão na massa” e simplesmente sai lavando – a começar por aquelas no topo da pilha? 🤔 Se você faz parte do primeiro grupo (das pessoas que arrumam a louça e começa pelas panelas) — parabéns! — você está praticando a priorização de tarefas.
Vamos combinar: as panelas são os utensílios maiores e mais chatinhos de serem lavados. Mas é necessário que estejam sempre limpas, ou na próxima refeição elas podem ser motivo de você ter que pedir comida.
Ok, pedir um delivery eventualmente não é ruim – mas não é exatamente lucrativo para o seu bolso, nem muito saudável, concorda?
Então! Não saber qual tarefa você deve priorizar naquele projeto super importante que está gerenciando, isso sim pode ser desesperador.
Uma boa estratégia para conseguir priorizar suas tarefas é se basear em algum modelo pré estabelecido. Existem diversos métodos de produtividade que você pode aderir. Qual o melhor? Depende do seu perfil.
Separamos abaixo 3 metodologias de priorização de projetos e tarefas bastante populares:
1. Matriz BASICO
É muito comum que seja preciso migrar não só de uma tarefa para outra ao longo de um dia (ou semana) de trabalho.
Muitas vezes precisamos voltar nossa atenção, também, a mais de um projeto. É nesse cenário que entra a matriz BASICO, criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe em 1981.
Focada na priorização de projetos, seu nome é uma sigla, que significa:
Benefícios, Abrangência, Satisfação, Investimentos, Cliente externo e Operacionalização.
Benefícios para sua empresa: aqui você deve avaliar qual o retorno que seu negócio terá com a atividade ou projeto.
Abrangência dos resultados: quais serão os beneficiados pela tarefa ou projeto? Nesse ponto você precisa ter uma visão mais ampliada sobre os resultados: eles serão de curto, médio ou longo prazo?
Satisfação dos colaboradores: as pessoas que trabalham em sua empresa têm satisfação em desempenhar suas funções ou se sentem acolhidas pela gestão? Esse quesito busca avaliar como o projeto a ser desempenhado impactará a equipe.
Investimentos necessários: o projeto vai demandar muito investimento? Nesse ponto é isso que é levado em consideração.
Cliente externo: o cliente é a razão da empresa existir e todos os esforços das ações devem ser planejados para que ele tenha a melhor experiência com o produto oferecido. Sobre o projeto a ser executado, o que ele trará de melhoria para o cliente?
Operacionalização: quais os recursos necessários para a execução do projeto? Nesse item você deve refletir sobre as inúmeras variáveis que podem interferir na execução do projeto. Por exemplo, sua empresa precisa gravar um vídeo institucional, caso você esteja usando essa matriz no planejamento é necessário pensar em aluguel de equipamento e espaço, contratação de atores, criação de roteiro, entre outras coisas.
Essa matriz é bem completa para planejar projetos grandes, daqueles que mobilizam toda a empresa.
2. Matriz Eisenhower
Esse método de priorização de tarefas recebe o nome de Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, e possui 4 critérios de avaliação de prioridade:
Importante e urgente = tarefa deve ser realizada imediatamente;
Importante, porém não urgente = atividade pode ser executada em médio ou longo prazo;
Urgente, porém não importante: tarefa pode ser realizada em outro momento, ou seja, depois das tarefas dos critérios 1 e 2, ou mesmo delegada para outra pessoa;
Não urgente, não importante: atividades que podem esperar para serem feitas, ou mesmo eliminadas.
A matriz é bem enxuta e conta com critérios bem nítidos de classificação. Essa objetividade facilita bastante a classificação e distribuição de tarefas. Com ela, você, rapidamente, saberá como priorizar suas tarefas.
3. Método Eat the Frog
Esse método de priorização de tarefas te incentiva a vencer a procrastinação logo no início do dia.
Eat The Frog ou Coma o sapo, em tradução livre, provém de uma citação do escritor norte-americano Mark Twain:
| “Se é seu trabalho comer um sapo, é melhor fazê-lo logo pela manhã. E se é seu trabalho comer dois sapos, é melhor comer o maior primeiro.”
Pode parecer esquisito, mas faz todo sentido. Imagine o quão ruim deve ser comer um sapo? 🐸 Pois é, então é melhor que seja logo, não é verdade?
Agora, trazendo essa analogia um tanto quanto estranha para o assunto desse artigo: não é melhor comer logo o sapo, ou melhor, realizar a tarefa mais difícil e chatinha pela manhã?
Ao analisar sua lista de tarefas planejadas para aquele dia, procure identificar, dentre as prioridades, qual é o “sapo” do dia – e comece por ele. A sensação de dever cumprido quando se termina algo complicado é ótima.
Agora que você já conheceu 3 métodos de priorização de tarefas, que tal escolher o mais adequado ao seu perfil de trabalho? Eles podem te ajudar a priorizar tarefas e organizar melhor sua rotina. Decida o melhor método para a sua produtividade pessoal:
TESTE
Como ser mais produtivo(a)
Saiba qual método de produtividade ideal para o seu estilo de trabalho.
Como priorizar tarefas na prática
Escolha um método de trabalho
Como já mencionamos acima, o primeiro passo para você se tornar expert na arte de priorizar tarefas é definir um método de trabalho. Aqui neste artigo você ficou sabendo de 3, mas existem uma infinidade de métodos para diversos níveis de projeto.
O importante é: se organize e aplique a metodologia diariamente.
Se você não tinha o hábito de organizar suas tarefas através de uma metodologia, pode ser que a princípio surja alguma dificuldade para a implementação. Mas nada que um pouco de persistência e repetição para incorporar o método na sua rotina.
Seguir rotineiramente um método de trabalho fará com que você não fique batendo cabeça todo dia sobre o que é mais importante ou urgente, por exemplo.
A metodologia adotada por você te poupará de perder tempo escolhendo ou refletindo sobre o que é necessário fazer. Por isso escolha com consciência e caso seja necessário faça ajustes para se adaptar a sua rotina.
Delegue tarefas
Delegar tarefas pode ser o segundo passo a seguir, depois que você já tiver um método de trabalho estabelecido. Eu vou te explicar o porquê: ao organizar suas tarefas você terá mais consciência sobre quais delas você pode atribuir para as outras pessoas da sua equipe.
Ao delegar tarefas, você evita a sobrecarga de trabalho com coisas que as outras pessoas da sua equipe também estão aptas a fazer.
E se você não está totalmente convencido de que delegar tarefas te ajudará a organizar tarefas, confira mais 3 benefícios:
Mais tempo livre para focar na estratégia de crescimento da sua empresa;
Engajamento da equipe com os projetos e
Sensação de pertencimento da equipe.
Ouça sua equipe
Muitas vezes quem está na liderança se vê em um mar tão intenso de tarefas administrativas que acaba tendo pouco tempo de troca com a equipe.
A habilidade da escuta é algo a ser desenvolvido, não só no âmbito profissional como no pessoal. A pessoa que possui essa habilidade se torna mais empática, e, portanto, com maior poder de engajamento.
No quesito profissional, ter essa habilidade fará com que você se conecte mais com sua equipe e com as principais demandas das pessoas e da sua empresa.
Cada pessoa do seu time sabe o que precisa ser melhorado para facilitar seu trabalho. Faça o teste, pergunte agora mesmo para alguma pessoa da equipe: peça sugestões de melhoria tanto no seu trabalho quanto na empresa e veja que ele terá a resposta na ponta da língua.
Com relação às tarefas é sempre bom consultar o time a respeito da viabilidade das demandas do projeto.
Você verá que nem sempre algo que precisa ser feito está na lista do que vai ser feito. Por isso, ao distribuir as tarefas de um projeto você deve perguntar para a pessoa responsável por executar aquela tarefa se ela concorda com o prazo de entrega, por exemplo.
Outro benefício de ouvir sua equipe é conferir quais tarefas são realmente prioritárias para aquele momento.
Ouvir a equipe para priorizar tarefas também é tornar a sua gestão mais humanizada.
Se comprometa com o seu trabalho
Em um mundo ideal, você teria total controle das suas tarefas e prazos de entrega. Acontece que vivemos no mundo real, e pode acontecer de você não conseguir entregar no prazo estabelecido — e outras pessoas dependem de você para dar continuidade ao projeto. É muito chato quando isso acontece né?
Tudo bem, imprevistos acontecem. O mais importante é não deixar que eles virem rotina.
Ao se comprometer com o seu trabalho, você assume também os desafios pertinentes à atividade.
Quanto mais você planejar suas tarefas, mais controle você terá sobre elas e pode até mesmo entregar com antecedência.
Use ferramentas de gestão de tarefas
Embora o bom e velho caderninho de papel seja um ótimo aliado para a organização pessoal de tarefas, ele não é totalmente seguro. Acidentes simples como um esquecimento em um banco de ônibus podem deixar meses de preparação e planejamento para trás.
Nesse sentido, a tecnologia nos oferece a segurança nos backups da nuvem. Se perdermos o smartphone, por exemplo, sabemos que não perdemos a informação contida nele.
Outras vantagens das ferramentas web na gestão de tarefas são:
A informação está conosco o tempo todo, em qualquer lugar;
Tarefas podem ser facilmente organizadas e reorganizadas e
A flexibilidade do formato digital permite uma fácil reorganização de projetos à medida que as tarefas evoluem.
Enfim, a tecnologia está aí para te ajudar a ter uma rotina mais organizada e uma ótima opção é contar com ferramentas de gestão de tarefas. Confira algumas:
Trello;
Asana;
Todoist;
Notion;
Google Keep e
Forest.
Esses são apenas alguns exemplos, mas a verdade é que existem diversas opções disponíveis no mercado.
Automatize processos
Se você realmente quer saber como priorizar tarefas você não pode deixar de realizar integrações entre ferramentas.
Ao automatizar processos, aquelas tarefas chatas e repetitivas sem função prática ou estratégica serão executadas por robôs – liberando tempo e espaço mental do seu time. De bônus muito retrabalho pode ser evitado, como por exemplo, você ter uma planilha sem erros.
A Pluga permite que você faça integrações incríveis com dezenas de ferramentas disponíveis no mercado, sem que você precise saber sobre programação ou desenvolvimento.
Veja alguns exemplos:
Esse artigo foi útil para você? 😎
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infobrasilsistemas.com.br
Como Priorizar Tarefas - Infobrasil
3-4 minutos
DICAS DE COMO PRIORIZAR TAREFAS
Você sabe como priorizar as suas tarefas com sabedoria?
O PMI, Project Management Institute, uma entidade global voltada ao desenvolvimento de negócios, publicou um estudo a alguns anos que aponta que 64% das empresas utilizam técnicas de gerenciamento de riscos como a organização das tarefas diárias através de uma priorização inteligente. Vamos lá então? Acompanhe com atenção!
Classifique o que é Urgente e Importante
Stephen Covey, scritor estadunidense e autor do best-seller administrativo – Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes – produz literatura voltada ao público empresarial e orienta a dividir as prioridades em quatro níveis diferentes. Esses níveis foram classificados como:
Importantes e urgentes, importantes não urgentes, urgentes não importantes e não importantes e não urgentes.
Uma boa dica para não se sobrecarregar é sempre começar pelo segundo grupo, assim quem consegue resolver as coisas importantes com antecedência nunca terá itens no primeiro grupo.
Preparamos abaixo, uma imagem em que ilustramos mais claramente como deve ser feita a orientação mais sábia para essas prioridades.
Avalie Consequências
Verificar quais atitudes trarão melhores benefícios e maiores resultados é um ótimo treinamento para aprender a priorizar. Eleja como prioridade as ações que tragam benefícios imediatos para a empresa. Assim saberás decidir entre contratar um novo profissional para aumentar a produção, ampliar a divulgação ou fazer um MBA para aumentar o conhecimento.
Crie Responsabilidades
Delegar algumas responsabilidades às equipes torna mais fácil a obtenção de resultados almejados. Porém tenha atenção e bastante cuidado, um grupo de colaboradores que trabalha em diversas tarefas sem a ajuda de um gestor, geralmente não atinge os objetivos e tende a ficar desmotivado com o tempo.
Refaça Prioridades
Partindo da ideia de que nunca sabemos tudo a respeito de um projeto antes de começa-lo, é normal que algumas prioridades tornem-se desnecessárias no decorrer de uma realização. Da mesma forma, outras necessidades podem se tornar mais urgentes. Isso mostra que é uma boa hora de fazer um realinhamento das prioridades.
Calcule Custos
A matemática é sempre uma grande aliada quando se trata de tomar decisões. Se existe uma daquelas longas listas de prioridades que deixam tudo ainda mais confuso, calcular o custo-benefício dos itens pode ajudar a deixar mais claro os seus pensamentos e consequentemente a sua tomada de decisão.
Essas são maneira inteligente de priorizar tarefas, agora é se organizar dentro da sua realidade e colocar esses ótimos conceitos em prática.
Por F.R. Linhares – Designer, desenvolvimento web e marketing digital.
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Como priorizar quando tudo é importante? O método secreto dos gerentes eficazes
Marc Guévin
12-16 minutos
7 minutes
Como priorizar? Se vários elementos de um projeto podem ser ajustados durante a sua execução, como os recursos que lhe são atribuídos a ou o seu orçamento, há um sobre o qual não podemos agir: o tempo.
É por isso que a priorização de tarefas é essencial para o sucesso de um projeto. Infelizmente, é muito comum dedicar tempo e dinheiro a concluir tarefas que acabarão por ser menos importantes, deixando de fora as ações essenciais. A priorização criteriosa do trabalho é, portanto, condição sine qua non para o sucesso de um projeto.
Como priorizar as ações corretamente? Damos-lhe aqui algumas respostas com dois métodos para ajudá-lo a gerenciar a priorização de tarefas.
Em que consiste a priorização?
Trata-se de decidir qual tarefa é mais importante no momento “t” para executá-la primeiro. O objetivo é assegurar-se que está trabalhando no que é realmente importante e que o tempo (e possivelmente dinheiro) não é desperdiçado ou perdido em tarefas menores, cuja conclusão pode ser facilmente adiada.
Vejamos o exemplo de um projeto para desenvolver um aplicativo web de gerenciamento de contas para um banco. Se todos concordam que o sistema de identificação de usuários é muito importante para o produto final, estabelecer o ambiente de desenvolvimento para a equipe do projeto deve ser uma prioridade, pois condiciona o resto do trabalho.
Portanto, será necessário caracterizar com precisão a importância e urgência de cada tarefa. Lembre-se de que uma tarefa muito importante não será necessariamente urgente, e uma tarefa urgente pode ser menos importante, mas representar um pré-requisito para outras ações.
Se voltarmos ao nosso exemplo, migrar o banco de dados para uma nova versão é de grande importância, pois acabará melhorando o desempenho do aplicativo. No entanto, não é uma tarefa urgente, pois o seu incumprimento não impede a continuação dos desenvolvimentos e as suas vantagens só serão sentidas posteriormente. Por outro lado, uma tarefa menos importante pode consistir em fornecer um conjunto de dados suficiente para a realização dos testes, mas será, no entanto, urgente, pois condiciona desenvolvimentos futuros que necessitarão da validação desses dados.
Defina objetivos claros
É imprescindível ter um objetivo geral e definir claramente o objetivo de cada uma das tarefas referenciadas. Só então será possível determinar com precisão como priorizar as tarefas de acordo com a sua importância e urgência.
Portanto, cada tarefa deve receber uma descrição precisa, um grau de complexidade e uma lista de pré-requisitos e dependências. Ao assumir uma tarefa individualmente, deve ser possível saber exatamente em que consiste, o que irá contribuir para o projeto, se depende da realização de outras tarefas para poder ser finalizada e se outras tarefas necessitam dela para iniciar
O papel da priorização de ações é determinar um caminho crítico que permita atingir o objetivo geral (a realização do projeto, uma maquete ou uma demonstração por exemplo) ao mesmo tempo em que minimiza o esforço de produção, tanto em termos de despesas, quanto de tempo e recursos.
Avalie os recursos necessários
É necessário um perfeito conhecimento dos recursos alocados ao projeto, tanto em termos de:
dinheiro,
tempo
como de recursos humanos.
A conclusão de cada tarefa deve ser avaliada para saber que recursos serão necessários.
Portanto, a priorização de tarefas deve ter em conta essas limitações de implementação. Os recursos necessários irão evoluir ao longo do projeto em função da complexidade das tarefas a realizar e da sua possível paralelização.
Deve ser muito prudente ao priorizar ações. Se a qualquer momento for necessário contribuir com mais dinheiro ou recursos humanos adicionais para completar as tarefas em progresso, isso é possível (sem ter em conta possíveis sobrecustos do orçamento). Por outro lado, o tempo não é prorrogável, e se uma execução se atrasar e outras tarefas dependerem dela, todo o cronograma do projeto pode ser atrasado, com as consequências que podem advir, como penalidades por atraso no pagamento, por exemplo.´
1- Como priorizar as tarefas categorizando-as?
As tarefas podem ser categorizadas definindo vários critérios e atribuindo pontuações de 1 a 5, por exemplo. Será então possível, somando as pontuações atribuídas aos diferentes critérios, obter uma pontuação geral para cada tarefa, e assim classificá-las por ordem de prioridade.
Vamos definir neste artigo seis critérios clássicos que permitem definir a priorização das ações.
Criticidade
A tarefa é crítica para a conclusão do projeto? E se não puder ser feita? O produto final ainda estará operacional ou ficará simplesmente inutilizável? A tarefa com menor impacto no produto final receberá uma classificação baixa, ao passo que a classificação mais alta será dada se o produto não puder funcionar se esta tarefa não for concluída completamente.
Se retomarmos ao nosso aplicativo bancário, poderemos dar uma pontuação de 1 a uma tarefa que consista em alinhar perfeitamente o design com o modelo fornecido (o aplicativo funcionará corretamente mesmo que a exibição não esteja otimizada, o problema pode ser configurado mais tarde). Pelo contrário, a tarefa de registrar uma transação bancária de forma segura receberá uma classificação de 5, pois este é o coração do aplicativo.
Realização imediata
A tarefa pode ser realizada imediatamente ou requer pré-requisitos? As denominadas tarefas unitárias, que possuem poucas dependências, terão uma pontuação mais alta. Se uma tarefa exigir a conclusão de várias ações antes do início da sua conclusão, não terá prioridade e, portanto, receberá uma nota inferior.
A integração da interface do usuário a partir de uma maquete pode ser feita rapidamente e pode receber uma classificação alta. Por outro lado, conectar o aplicativo a um sistema de computador externo provavelmente exigirá outras tarefas, talvez a coordenação com a equipe responsável pelo SI externo, e terá uma pontuação bastante baixa.
Retorno esperado
A conclusão desta tarefa permitirá que o projeto realmente avance? Se este for um pré-requisito para várias outras tarefas, é claro que terá uma classificação mais alta do que se tratasse de uma funcionalidade isolada.
A função de exibição da ajuda ao usuário, embora importante, não contribuirá muito para o projeto e pode ter uma pontuação de 1. Por outro lado, o módulo de acesso ao banco de dados, que será reutilizado por todos os desenvolvedores, terá uma pontuação de 5, porque o seu impacto é particularmente importante no progresso do projeto.
Risco
O risco representa a possibilidade de uma determinada tarefa ter impactos negativos no projeto se for mal definida ou calibrada. Se necessitar de muito tempo, dinheiro e recursos humanos para ser concluída, a pontuação será maior do que se não tivesse custos.
A obtenção de uma tela de visualização da conta terá uma pontuação baixa, pois normalmente requer poucos recursos. Além disso, mesmo que contenha erros, devem ser bastante fáceis de corrigir. Pelo contrário, o desenvolvimento de trocas seguras entre vários sistemas exigirá mais pessoas e terá muito mais impacto no projeto. Esta tarefa terá, portanto, uma pontuação mais alta.
Impacto
O impacto permite determinar que efeito(s) a conclusão (ou não conclusão) de uma tarefa terá no cumprimento do objetivo principal.
No nosso exemplo, escrever a documentação do usuário, embora importante e obrigatório, não terá absolutamente qualquer impacto no desempenho do aplicativo e terá uma pontuação baixa. Isso pode ser feito após a finalização do aplicativo, ou em paralelo, por pessoas externas à equipe de desenvolvimento.
Por outro lado, um estudo de viabilidade sobre a implementação de um protocolo de comunicação seguro ou o resultado de um POC (Proof Of Concept ou Prova de Conceito em português) que permita decidir se uma tecnologia é utilizável ou não para o projeto terá uma pontuação alta, uma vez que esses elementos têm um impacto significativo, pois podem decidir a continuidade do projeto. Se se verificar que o protocolo escolhido não pode ser implementado ou que a tecnologia inicialmente selecionada não é a adequada, as consequências podem ser decisivas para o resto do projeto.
Conhecimento
O último critério da nossa lista é o conhecimento da tarefa. Se o objetivo da tarefa for perfeitamente claro e compreensível, a pontuação será maior do que se ainda não estiver claro e necessitar de esclarecimento.
Se uma tarefa consiste, por exemplo, em verificar o formato dos dados inseridos pelo usuário antes de salvá-los, que cada elemento está referenciado, documentado e que as restrições associadas são descritas, obterá uma pontuação maior do que se a sua descrição fosse limitada a “Verificar se as informações obrigatórias foram inseridas e se os formatos foram respeitados.”
Quando todas as tarefas referenciadas receberam uma pontuação para cada um dos critérios, basta somar para cada tarefa para obter uma pontuação geral. A priorização de tarefas pode então ser feita com base nesses resultados. As tarefas com uma pontuação alta devem ser realizadas com prioridade em detrimento das de menor pontuação.
Um método adaptável
Este método de categorizar as tarefas do projeto com base em critérios de pontuação é particularmente simples e geralmente dá bons resultados. Permite identificar um determinado número de indicadores para determinar como priorizar ações e também tem a vantagem de ser adaptável. Dependendo do projeto e das suas limitações, é possível modificar os critérios de classificação ou ponderar as pontuações para acentuar a influência de determinados critérios na pontuação final..
2- Priorizar as ações com o método MoSCoW
O método MoSCoW de priorização de tarefas é usado principalmente em projetos gerenciados com um método ágil. O principal critério para classificar uma tarefa é o seu impacto na conclusão do projeto.
Ao contrário de um método clássico de priorizar tarefas, o método MoSCoW não se aplica a todo o projeto, mas a cada iteração. A priorização das ações é, portanto, redefinida a cada nova iteração.
A priorização das tarefas é definida na sigla do método (apenas as maiúsculas têm significado, tendo-se adicionado o “o” apenas para tornar a sigla pronunciável):
M (Must have) Tenho que fazer: esta tarefa é essencial. Se não for efetuada, o projeto fracassa completamente. Isso poderia ser, por exemplo, garantir a troca de informações para o nosso aplicativo bancário.
S (Should have) Devo fazer: Esta tarefa é importante e deve ser realizada tanto quanto possível. Trata-se de uma funcionalidade importante, mas não é vital para o aplicativo final.
C (Could have) Poderia fazer: esta tarefa não tem impacto real nos outros trabalhos, e a sua conclusão só deve ser iniciada se houver tempo suficiente e todas as tarefas classificadas nas categorias anteriores forem concluídas.
W (Won’t have but would like) Não será feito (por enquanto): esta tarefa pode ser adiada para mais tarde. Trata-se de uma funcionalidade opcional, cuja ausência não afetará o aplicativo final. Mover ações nesta categoria pode ser uma forma de reequilibrar um orçamento que foi atingido por tarefas mais exigentes do que o esperado.
Concluindo sobre Como priorizar
A priorização de tarefas é o que permitirá a um projeto determinar a melhor forma de avançar para otimizar a sua duração, o seu orçamento e os recursos humanos envolvidos. É imprescindível marcar a diferença entre o que é importante e o que é urgente, para que possa se concentrar nas tarefas realmente importantes e ter um forte impacto no progresso do projeto. Isso é o que fará a diferença e decidirá se um projeto falhará ou terá sucesso.
Experimente hoje os dashboards do Nutcache para organizar as suas tarefas!
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cpt.com.br
Como priorizar tarefas realmente importantes
4-5 minutos
Como priorizar tarefas realmente importantes
Muitas empresas reduziram o quadro de funcionários devido à crise econômica. Com isso, a grande demanda é distribuída aos setores, onde cada colaborador torna-se responsável por “x” funções. Com isso, muitos se sobrecarregam com as mais variadas atividades, algumas delas, não prioritárias. Sendo assim, torna-se fundamental priorizar tarefas realmente importantes. Mas como fazer isso sem perder a produtividade?
Você consegue concluir atividades prioritárias em tempo hábil?
O colaborador deve definir prioridades com base nos objetivos da empresa e nas metas do setor. Daí a importância de se realizar reuniões periódicas para avaliar se as atividades, de fato, prioritárias têm sido concluídas em tempo hábil. Se não, será preciso redistribuir as tarefas de acordo com o grau de importância e o prazo limite para a sua conclusão. Entretanto, o colaborador incumbido da tarefa deverá apresentar competência para tal.
Você segue a agenda de compromissos em sua rotina de trabalho?
Hierarquizar prioridades é um dos maiores desafios do colaborador na empresa. Uma ferramenta indispensável a todo profissional, que busca produtividade com qualidade, é a agenda de compromissos. Por meio dela, é possível identificar o andamento das atividades e quanto tempo falta para que elas sejam finalizadas com êxito. Com isso, o colaborador se concentra em atividades que merecem maior atenção.
Você consulta sua agenda de compromissos antes de aceitar uma nova tarefa?
Alguns colaboradores tentam impressionar o chefe e aceitam múltiplas tarefas, sem se darem conta de que não conseguirão realizá-las com a qualidade que deveriam. Com isso, além de não se chegar a bons resultados, o profissional se torna improdutivo. Sendo assim, antes de aceitar nova tarefa, é indispensável consultar sua agenda de compromissos. Dessa forma, torna-se mais simples negociar prazos ou mesmo solicitar a delegação da tarefa a outro.
Você gerencia bem o seu tempo na execução das tarefas?
Se por um lado, a sobrecarga de atividades impacta negativamente nos resultados, o alívio da carga leva o colaborador a achar uma atividade simples e que há tempo de sobra para realizá-la. De modo idêntico, os resultados não serão bons por mau uso do tempo. “Se o profissional gerenciar bem o tempo e focar nas atividades prioritárias alcançará êxito na execução das tarefas”, explica Marcos Antônio Barbosa, professor do Curso CPT Gerenciamento do Tempo.
Você compartilha seus compromissos com a equipe?
Outra dica interessante concerne ao compartilhamento de compromissos. Quando todos estão cientes das obrigações de cada membro da equipe, torna-se viável distribuir e ordenar as tarefas sem sobrecarregar ninguém. Novamente, as tarefas prioritárias merecem destaque, pois são nelas que o colaborador deve manter o foco. Só assim a produtividade será exemplar, pois trará resultados surpreendentes para a empresa.
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Fonte: exame.abril.com.br
Por Andréa Oliveira.
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Como priorizar tarefas - Portal de Ideias - Mundo Corporativo
Nathália G. Tramontina
4-5 minutos
Aprenda a priorizar atividades com a Matriz de Urgência e Importância.
Quem trabalha sabe que a lista de tarefas é muito grande e, muitas vezes é difícil saber por onde começar. A impressão é de que temos que fazer tudo ao mesmo tempo.
Neste post, eu vou compartilhar uma ferramenta criada por Dwight D. Eisenhower – ex – presidente dos Estados Unidos – e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”.
Ela facilita a gestão do tempo e define a ordem de execução das tarefas.
A ferramenta que ajuda a organizar e priorizar
A ferramenta classifica as tarefas como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações. Vamos a ela.
Priorizar
A Matriz de Urgência e Importância possui 4 quadrantes.
Pense nas atividades do dia.
Distribua as atividades nos quadrantes considerando a importância da tarefa e quão urgente ela é.
Veja a matriz ao lado:
Primeiro quadrante – vermelho
No primeiro quadrante – vermelho – devem estar as atividades que são importantes e urgentes. Talvez por algum tipo de imprevisto, por falta de gestão do tempo ou outro fator, aquela atividade importante também se tornou urgente.
Alguns exemplos de atividades que se enquadram neste quadrante são: reuniões de última hora, crises, projetos atrasados, algum imprevisto com o cliente, etc.
Inclua aqui as atividades críticas. Que geram estresse e ansiedade. Devem ser realizados primeiro!
Segundo quadrante – verde
O segundo quadrante é composto por atividades importantes e não são urgentes (verde). Inclua aqui as tarefas que você tem tempo para realizá-las. São tarefas menos valorizadas.
Porém esse é o quadrante mais valioso da matriz. Nele estão tarefas relacionadas a planejamento estratégico, desenvolvimento pessoal e profissional, avaliação de riscos, etc.
As atividades desse quadrante precisam de dedicação com qualidade. Nele estão as atividades mais estratégicas.
Terceiro quadrante – laranja
O terceiro quadrante é o que terá as atividades urgentes, porém pouco importantes. Aqui ficam as interrupções, que nos fazem perder tempo, tais como: reuniões não importantes, relatórios desnecessários, telefonemas que precisamos fazer ou atender, checagem excessiva de e-mails, etc.
Esse quadrante laranja nos faz sentir improdutivos. As atividades mais importantes que precisam atenção estão aqui. É o quadrante das interrupções.
Quarto quadrante – amarelo
O quadrante amarelo é aquele cujas atividades não são nem urgentes e nem importantes. Evite as distrações. Que fazem usar mal o tempo. São atividades que envolvem procrastinação, fuga ou perfeccionismo. Se ficar muito tempo nesse quadrante, a tendência é atrasar prazos e deixar de fazer atividades mais importantes – esse é o quadrante das distrações.
Produtividade
Categorizar bem suas atividades garante produtividade ao longo do dia. Use bem o seu tempo . Pessoas eficazes ficam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante. Caso você esteja gastando seu tempo em outros quadrantes, não terá a produtividade desejada. Faça ajustes para priorizar as tarefas mais relevantes.
Esse é um modelo simples. Dá um panorama do que fazer primeiro quando se tem diversas atividades. Aplique a matriz no seu dia a dia e tenha muito mais produtividade em sua rotina.
Nathália Tramontina CEO do Portal de Ideias
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Portal de Ideias – Onde uma ideia leva a outra.
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Gestão e controle inadequados do escopo
Controlar o escopo de um projeto é algo muito difícil, pela própria complexidade inerente.
Soma-se a isso o fato de que gerentes de projeto e analistas sempre estão envolvidos em vários projetos/demandas ao mesmo tempo – o que dificulta muito focar numa única coisa, e pressões externas e internas que sempre existem em qualquer empresa/mercado dificultam ainda mais o foco.
E nesse ambiente desafiador, a ausência de critérios na gestão do escopo do sistema tornam as coisas ainda mais complicadas. Uma forma de diminuir este problema, dando um pouco mais de ordem ao caos, é utilizar a Priorização de Requisitos.
O que é mais importante vem primeiro
prioridade de requisitos
Todos nós deveríamos refletir muito sobre a palavra priorização.
Considerando que na vida os recursos são escassos, é fundamental priorizarmos as coisas.
Exemplos facilmente perceptíveis de recursos escassos são dinheiro, tempo e saúde.
E na vida, geralmente fazemos aquilo que queremos, e não aquilo que devemos fazer.
Se analisássemos o que realmente é importante/urgente, com certeza viveríamos melhor, pois faríamos primeiro aquilo que realmente é prioritário.
Se não houvesse limitação/escassez de recurso, todos iriam querer tudo! 🙂
Para muitos profissionais envolvidos em projetos de software – tanto fornecedores quanto clientes – quando o assunto é escopo, não há limitação/escassez de recurso, eles querem tudo… 🙁
Mas não dá para fazer tudo em um projeto.
E para decidir o que deve ser feito com os recursos que sem tem, uma das melhores formas para isso é priorizar os requisitos.
Em termos de método aplicado, a “grosso modo”, estamos falando de criar uma lista com os requisitos, definir uma prioridade para cada um, e os mais prioritários vão para o início da lista, os menos prioritários, para o fim da fila.
Com base na ordem estabelecida, os requisitos vão sendo construídos no sistema.
Priorização dos Requisitos
As prioridades podem ter nomes diferentes conforme a literatura consultada, mas geralmente quando falamos de priorização de requisitos, são utilizados os termos Essencial, Importante e Desejável.
A seguir, o que significa cada um dos termos.
Essencial
Um requisito que realmente é fundamental para o sistema, sem o qual o sistema não pode ser dado como “completo”, ou “apto para produção”.
São requisitos que se não são implementados impedem uma implantação ou a conclusão do sistema.
São compulsórios, não sendo possível aplicar soluções de contorno ou paliativos para eles.
Importante
Um requisito que deve ser parte do escopo, mas não bloqueia o sistema a entrar em produção.
É como se o sistema ficasse com uma “pendência” de escopo – criando débito técnico – que será atendido em momento oportuno.
Sem um requisito importante, o sistema poderá rodar, funcionar, ser utilizado.
Um requisito priorizado com importante pode ser postergado para pós-implantação, ou ser atendido temporariamente por soluções de contorno ou paliativos.
Desejável
Um requisito que não é indispensável para o sistema estar completo, para entrar em produção. Também não é algo que, mesmo postergado, deverá ser feito obrigatoriamente.
Sem um requisito desejável o sistema deve funcionar de maneira satisfatória, atendendo completamente seu objetivo.
Por ser algo que não precisa ser feito para que o sistema esteja completo, é a menor das prioridades, e deve ser postergado para, se for possível, ser viabilizado no futuro.
Quando priorizar os requisitos?
A priorização dos requisitos deve ocorrer, no mínimo, durante a definição do escopo do sistema.
Isso é o mínimo mesmo.
Começar o desenvolvimento com o escopo definido, mas não priorizado, torna fatal a ocorrência de problemas diversos no projeto.
Em projetos ágeis isso deve ocorrer a todo momento, atemporal, na gestão do product backlog.
Em projetos não ágeis, waterfall ou não, a priorização deve ocorrer sempre antes de cada fase, iteração ou slot de tempo semelhante.
Mas priorizar os requisitos apenas no início do projeto não é boa prática.
Sabemos que em projetos de software o escopo é volátil, e muito dessa volatilidade origina-se nos desejos/percepção de valor dos usuários, sentimentos que são descobertos/mudam ha todo momento.
Em função disso, a prioridade dos requisitos também pode mudar. Por isso a necessidade de priorização constante, ou repriorização.
Em projetos baseados em ciclo de vida em cascata (waterfall), colocar marcos no planejamento para revisão da priorização dos requisitos é uma forma útil para manter o escopo mais aderente à realidade do negócio.
Excetuam-se os requisitos que já foram implementados, ou seja, a “repriorização” ocorrerá somente nos requisitos ainda não implementados (requisitos ainda contidos no backlog do projeto).
Salvo raras exceções, não é recomendada a utilização de ciclo de vida em cascata em projetos de software, a abordagem deve ser iterativa e incremental (atualmente com foco em agilidade, geralmente utilizando Scrum).
Em projetos onde o ciclo de vida se baseia neste modelo (iterativo e incremental) a priorização também deve ocorrer no início do projeto (no backlog do produto/lista de requisitos) e também sempre no início de cada iteração, para “repriorização”.
/* Por iteração entenda-se fase, pacote, Sprint ou qualquer outro rótulo empregado a uma iteração de projeto. */
Em projetos onde o ciclo de vida utiliza Scrum, por exemplo, é muito útil nas reuniões de Sprint Planning haver revisão do backlog – onde são avaliados/reavaliados tanto os itens do backlog, quanto o esforço para produção e a priorização definida para cada item.
De um modo geral, é fundamental revisitar as prioridades aplicadas aos requisitos. As coisas mudam muito rápido.
Grande abraço!
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matriz de prioridades itil matriz de prioridades itil
Tarefas de prioridade crítica
Uma tarefa definida no exemplo de matriz de prioridade como P1 possui alto Impacto e alta Urgência. Essas tarefas geralmente são críticas para a operação contínua da empresa, ou apresentam maior risco para ela. Tarefas P1 da matriz de prioridade podem incluir:
Um sistema ou serviço muito importante que está indisponível
Uma grande quantidade de dados corrompida
Todos os usuários foram afetados e não conseguem trabalhar
Usuários importantes sem conseguir utilizar o sistema
Uma suspeita de falha da segurança de TI que pode afetar todos os usuários
Potenciais violações legais ou regulamentares
Exemplos de falhas que podem obter como resultado uma P1 na matriz de prioridade são interrupções completas da rede, infecções generalizadas de vírus, ataques de negação de serviço, interrupções de e-mail e interrupções completas de aplicativos.
Tarefas de prioridade alta
Uma tarefa P2 no exemplo de matriz de prioridade possui médio Impacto e alta Urgência, ou alto Impacto e média Urgência. Essas são tarefas onde a rápida resolução é importante, mas o efeito para a empresa não é tão sério como na tarefa P1. As tarefas P2 na matriz de prioridade podem incluir:
Um sistema ou serviço inteiro que está indisponível
Dados que foram corrompidos, afetando vários usuários
Uma grande proporção de usuários foi afetada e não consegue trabalhar
Uma suspeita de falha da segurança de TI, afetando alguns usuários
Exemplos de falhas que podem obter como resultado uma P2 na matriz de prioridade são interrupções parciais da rede, infecções locais de vírus, perda de algumas funções de e-mail e interrupções em aplicações não-críticas.
Tarefas de prioridade normal
Tarefas de prioridade "normal" têm prioridade P3 ou P4 atribuída pela matriz de prioridade. São as tarefas onde:
Funcionalidades básicas estão disponíveis, mas com algumas limitações
Soluções alternativas estão disponíveis
Um baixo número de usuários foi afetado
Costumam ser problemas rotineiros de TI, como problemas na impressora ou em aplicações que afetam poucos usuários. Estes problemas ainda precisam ser resolvidos, porém, não são tão urgentes como as tarefas identificadas com alta prioridade pela matriz de prioridade. Então, se há tarefas pendentes com prioridade mais alta, elas devem ser tratadas antes das tarefas P3 e P4.
Tarefas de baixa importância
Tarefas identificadas como P5 pela matriz de prioridade têm baixo Impacto e baixa Urgência. Essas tarefas possuem a menor prioridade. São problemas secundários, e os usuários ainda conseguem continuar com suas atividades de negócios. Tarefas P5 tendem a ser questões cosméticas ou pequenos acontecimentos. Alguns exemplos incluem erros ortográficos em relatórios, ou um layout ruim para o conteúdo de uma página web. Ainda precisam ser resolvidos, mas não devem ser priorizados em relação às demais tarefas.
Orientações para usar uma matriz de prioridade
Criar um guia com orientações de como usar a matriz de prioridade é uma boa ideia para todas as empresas. Essas orientações devem incluir exemplos significativos para a empresa em questão, considerando tarefas de diferentes prioridades da matriz. O guia para usar a matriz de prioridade deve ser atualizado de tempos em tempos conforme novos exemplos forem encontrados, e quaisquer problemas com prioridades incorretas sejam identificados.
As orientações devem incluir intervalos específicos envolvendo números. Por exemplo, "quando muitos usuários foram afetados" fica aberto a interpretações. Números precisos, que sejam relevantes para a empresa em questão, devem ser usados no guia da matriz de prioridade. Por exemplo, "quando mais de 10, porém menos de 100 usuários forem afetados". As orientações da matriz de prioridade também precisam ser livres de ambiguidade. O que é óbvio para a pessoa que está criando o guia pode ser menos óbvio para a pessoa que irá usar a matriz de prioridade.
É indicado testar as orientações em um "piloto de sala de conferência". Ou seja, diferentes cenários devem ser apresentados à equipe que vai usar a matriz de prioridade. A equipe determinará a prioridade da tarefa utilizando o cenário, as orientações e a própria matriz de prioridade. O criador da matriz de prioridade e a equipe então devem conferir os resultados, verificando se a prioridade correta foi derivada da matriz. Se ainda houver algum problema, as orientações e a própria matriz de prioridade deverão ser revisadas e atualizadas, caso necessário. Todos os cenários devem ser executados novamente, pois uma mudança para corrigir um problema pode inadvertidamente causar novos problemas em cenários que foram anteriormente considerados com a prioridade adequada.
Matriz de prioridade e níveis de serviço
Muitas empresas possuem níveis de serviço que especificam o prazo para resolver problemas, solicitações e incidentes. Onde existem níveis de serviço, o desenho da matriz de prioridade deve levá-los em consideração, principalmente onde o nível de serviço para resolução varia conforme a prioridade. Se níveis de serviço que dependem de prioridades forem definidos em um contrato, então a matriz de prioridade deve incluir as mesmas prioridades com precisão, do contrário pode haver confusão. Por exemplo, se um contrato tem níveis de serviço com diferentes metas para tarefas com prioridade 1, prioridade 2 e prioridade 3, então a matriz de prioridade só pode trazer como resultado P1, P2 ou P3. O contrato deve definir em palavras quais são essas diferentes prioridades e o que deve ser usado para derivá-las. Idealmente, isso deve estar na matriz de prioridade, como parte do contrato.
Os prazos especificados para resolver tarefas dependendo da prioridade obtida na matriz de prioridade variam de empresa para empresa, mas aqui vai um exemplo:
Prioridade 1 — Responder em até 15 minutos, resolver em até 2 horas
Prioridade 2 — Responder em até 15 minutos, resolver em até 4 horas
Prioridade 3 — Responder em até 1 hora, resolver em até 2 dias
Prioridade 4 — Responder em até 4 horas, resolver em até 5 dias
Prioridade 5 — Responder em até 1 dia, resolver em até 2 horas
Estes prazos serão definidos nos níveis de serviço documentados, e não serão incluídos na matriz de prioridade. É uma boa ideia fornecer um link para a matriz de prioridade nos níveis de serviço. Copiar a matriz de prioridade para os níveis de serviço documentados pode causar problemas de consistência caso ocorram futuras alterações na matriz de prioridade.
Escalonamentos de incidentes e a matriz de prioridade
Escalonamentos de incidentes são mecanismos que ajudam a resolver incidentes no prazo. Os escalonamentos usam a prioridade do incidente derivada a partir da matriz de prioridade. Em ITSM existem duas categorias de escalonamento de incidente:
Escalonamento Funcional
O escalonamento funcional ocorre quando um incidente é transferido para outro grupo de suporte porque o atual grupo trabalhando no incidente não possui as habilidades necessárias para resolver o incidente. Algumas empresas escolhem transferir incidentes para um grupo de suporte mais experiente após um intervalo de tempo pré determinado, de acordo com o nível de serviço. O intervalo de tempo geralmente varia conforme a prioridade do incidente obtida através da matriz de prioridade, sendo mais curto para incidentes com prioridade mais alta.
Escalonamento Hierárquico
O escalonamento hierárquico ocorre quando a equipe alerta um nível superior de autoridade sobre um incidente, geralmente a gestão ou o proprietário do serviço afetado pelo incidente. O gatilho para quando utilizar o escalonamento hierárquico dependerá da prioridade obtida através da matriz de prioridade e o nível de serviço do incidente. Se o nível de serviço corre o risco de ser violado, então a gestão e o proprietário do serviço devem ser informados, de modo que ajudem a preservar o cumprimento da meta de nível de serviço para essa prioridade de incidente, e tomar medidas proativas para manter a satisfação do cliente. Derivar a prioridade correta da matriz é uma etapa importante, pois ajuda a evitar escalonamentos hierárquicos desnecessários. É o caso principalmente em incidentes de alta prioridade, já que muitas empresas querem alertar a gestão e o proprietário do serviço assim que a prioridade for identificada utilizando a matriz.
Por exemplo, uma empresa pode ter um nível de serviço para responder a um incidente P1 em até 30 minutos, mas caso não consiga resolver em até 20 minutos, deverá escalonar para a gestão. Isso garante que a gestão esteja a par do problema de prioridade 1 antes que o nível de serviço seja violado. Em contraste a isso, para um incidente P2 com prazo de 4 horas para resolução, o escalonamento não deve ocorrer até que ao menos 3 horas tenham se passado. Um incidente P3 com prazo de resolução de 1 hora não deve ser escalonado até que o nível de serviço tenha sido violado, e incidentes P4 e P5 nunca devem ser escalonados para a gestão.
Onde ocorrem escalonamentos hierárquicos, é importante incluir o teste dos escalonamentos na etapa de teste de cenários. Também devem haver constantes revisões dos escalonamentos que já ocorreram, incluindo a equipe de suporte e a gestão, para identificar se há algum problema com a matriz de prioridade, ou com a orientação de prioridade associada, que precisem ser tratados.
Usando uma matriz de prioridade para incidentes
A gestão de incidentes é o processo mais comum onde uma matriz de prioridade é usada. Praticamente toda empresa realiza a gestão de incidentes, mesmo aquelas que não possuem um service desk. Projetar e usar uma matriz de prioridade para determinar a prioridade de todos os incidentes reportados pelos usuários é essencial para construir e manter a satisfação do usuário. Na maior parte do tempo, suas equipes de suporte terão mais incidentes em aberto do que conseguem tratar. Uma matriz de prioridade vai ajudar o time a sequenciar suas atividades, trabalhando primeiro nos incidentes mais importantes. Para a gestão de incidentes, a matriz de prioridade utilizará uma análise de como os incidentes estão afetando os usuários em termos de impacto e urgência para definir a prioridade. Usar uma matriz de prioridade dessa forma garante que os incidentes afetando os negócios tenham prioridade, removendo qualquer suposição feita pela equipe de suporte, e ajudando a evitar que os agentes "escolham a dedo" em quais tarefas preferem trabalhar primeiro.
A maioria dos toolsets possibilita a alocação automática da prioridade de um incidente, utilizando uma prioridade embutida. Isso pode ajudar a acelerar o processo de gestão de incidentes, porém, ainda é uma boa ideia que a equipe de service desk use a matriz para conferir a prioridade atribuída automaticamente, pois o impacto e a urgência podem ter sido informados incorretamente.
Alguns toolsets permitem que usuários específicos, como diretores de negócios e usuários importantes, sejam identificados como VIPs. Quando um incidente for recebido por um desses usuários, o toolset automaticamente aumentará a urgência e/ou o impacto utilizado na matriz de prioridade, possibilitando a alocação de prioridades mais altas que o usual para estes incidentes.
Os toolsets também possuem funcionalidades que podem definir o impacto do incidente com base em fatores como a criticidade de sistemas ou serviços específicos, horas do dia e grupos de usuários, questões usadas para determinar a prioridade do incidente. O toolset irá registrar esses fatores em relação ao incidente, que poderá ser usado para apoiar a prioridade derivada da matriz no caso de qualquer disputa posterior.
Também é recomendável desenvolver um procedimento de disputa para prioridades de incidentes. Enquanto uma matriz de prioridade irá simplificar a definição de prioridades de incidentes, a prioridade resultante ainda depende de informações reunidas a partir de usuários e sistemas de monitoramento, e as expectativas dos usuários podem variar. Portanto, haverá ocasiões em que a matriz de prioridade atribuirá ao incidente uma prioridade diferente daquela esperada pelo usuário. Quando isso ocorrer, o usuário poderá abrir uma disputa sobre a prioridade atribuída a partir da matriz, possibilitando que o service desk corrija a prioridade se a disputa for aceita.
Também deve ser possível modificar a prioridade de um incidente ao longo do seu ciclo de vida. Em muitos casos, o impacto total de um incidente ainda não é conhecido quando reportado por um único usuário. Pode ocorrer de um incidente ser considerado de baixa prioridade porque a matriz o atribuiu baixo impacto, e conforme mais usuários reportam sintomas iguais ou parecidos, a matriz atribuirá uma prioridade mais alta. Para este tipo de incidente, onde o impacto conhecido aumenta com o tempo, é importante continuar usando a matriz para definir a nova prioridade. Os service desks podem reagir à pressão dos usuários sem usar a matriz, causando inconsistências e incentivando comportamentos do usuário que não ajudam.
Usando uma matriz de prioridade para incidentes graves
Um incidente grave é um incidente com um impacto extremamente adverso para o negócio. Isso pode ser a interrupção excessiva de serviços, ou risco de futuras interrupções por eventos como ataques de vírus. A prática padrão é ter uma variação separada do processo de gestão de incidentes para esses incidentes graves, que possa reconhecer a urgência necessária para resolver o incidente. Sua matriz de prioridade deve conseguir identificar com clareza quais incidentes são graves, com base no impacto e na urgência. Incidentes graves, por definição, têm a mais alta das prioridades. É importante verificar através do teste de cenário se a sua matriz de prioridade consegue identificar com clareza quais incidentes são graves e quais são somente de alta prioridade.
Quais prioridades são definidas como incidentes graves dependerá de quantas prioridades diferentes foram incluídas na sua matriz de prioridade. Se você possui apenas três prioridades, então os incidentes graves sempre serão P1. Porém, com apenas três níveis de prioridade, você corre o risco de acionar seu processo de incidentes graves com mais frequência. É bem melhor ter mais prioridades na matriz, deixando a P1 reservada para incidentes genuinamente graves que terão um impacto extremamente adverso para o negócio. Os diferentes níveis de Impacto e Urgência em sua matriz de prioridade devem ser cuidadosamente projetados para resultarem em P1 para todos os casos reais de incidentes graves. Isso requer uma análise cuidadosa dos seus serviços, incluindo a avaliação da verdadeira criticidade para o negócio e também a compreensão de como os usuários utilizam esses serviços.
Usando uma matriz de prioridade para problemas
Uma matriz de prioridade pode ser útil para avaliar a prioridade de problemas, assim como de incidentes. As considerações para problemas são as mesmas que para incidentes e os eixos primários da matriz de prioridade também podem ser Impacto e Urgência. As avaliações para cada uma dessas dimensões em uma matriz de priorização serão similares. Porém, as orientações e a prioridade resultante serão diferentes. O impacto na matriz de prioridade ainda pode ser baseado na proporção de usuários afetados pelo problema específico, para que a prioridade aumente à medida que mais usuários forem afetados. Contudo, a urgência na matriz de prioridade deve considerar mais do que apenas a criticidade do serviço afetado para a empresa. Outros fatores devem ser levados em consideração ao usar a matriz de prioridade, como a viabilidade da resolução do problema, o custo da resolução em relação ao benefício da mesma, e mais importante, a existência de soluções alternativas aceitáveis. Por exemplo, a matriz de prioridade pode atribuir baixa prioridade para um problema que está afetando todos os usuários, mas que possui uma solução alternativa aceitável mesmo se for um serviço de alta criticidade. Da mesma forma, a matriz de priorização pode determinar baixa prioridade para um problema que está afetando diversos usuários, mas cujo custo de resolução é consideravelmente maior que o benefício obtido ao resolver.
Essa pode ser uma área complexa de se modelar, por isso, a maioria das empresas que adota uma matriz de prioridade para problemas usa a matriz para oferecer um indicador inicial da prioridade do problema. Equipes de desenvolvimento têm capacidade limitada. Portanto, é provável que tenham mais problemas com a mesma prioridade acontecendo ao mesmo tempo do que conseguem lidar. A prioridade inicial derivada da matriz de prioridade é revisada em conjunto por representantes do usuário e a equipe de TI, levando em conta os outros fatores e os outros problemas, incluindo o tempo estimado para resolver cada problema.
Usando uma matriz de prioridade para mudanças
Uma matriz de prioridade pode ser útil para a gestão de mudanças quando há mais mudanças do que o conselho de mudanças pode revisar em tempo hábil. Impacto e Urgência podem ser usados na matriz de prioridade da mesma forma que na gestão de incidentes ou de problemas. Porém, em uma matriz de prioridade para gestão de mudanças, o Impacto deve ser pensado de duas maneiras: o impacto adverso para a empresa se a mudança não for feita, e o impacto benéfico para a empresa em realizar essa mudança. Isso deverá refletir na matriz de priorização, pois haverá um mix de mudanças que resolvem as questões, mudanças que trazem melhorias, e mudanças que adicionam uma nova funcionalidade. A matriz de prioridade pode considerar a Urgência com base na criticidade, mas na gestão de mudanças, a avaliação deve ser baseada em quão essencial é a mudança para a empresa. Algumas mudanças devem ser realizadas para manter a competitividade na economia digital atual, outras para resolver incidentes de alto impacto. Avaliar a urgência a partir da matriz de prioridade neste caso ajuda a agendar a mudança, garantindo que as mudanças mais urgentes tenham prioridade na implementação.
Uma matriz de prioridade para mudanças também ajuda os revisores a ter mais compreensão geral da mudança, já que a matriz vai ilustrar o impacto e a urgência relativos. A matriz pode ajudar a evitar uma situação na qual o TI insiste em implementar com urgência uma mudança que possui valor limitado para o negócio.
Usando uma matriz de prioridade para continuidade de serviços
A gestão de continuidade de serviços de TI é o processo que restaura um serviço após uma grande perda, geralmente chamada de "recuperação de desastres". Uma matriz de prioridade pode ser de grande utilidade para empresas com um grande número de sistemas. No caso de um desastre, é bem provável que não haverá recursos suficientes para recuperar todos os sistemas ao mesmo tempo. Decisões precisarão ser tomadas a respeito de qual sistema restaurar primeiro, e uma matriz de prioridade pode ajudar com isso. Idealmente, a matriz de prioridade deve ser projetada e testada antes do desastre. As dimensões da matriz de prioridade serão Impacto e Urgência, da mesma forma que as matrizes de prioridade usadas nos outros processos. O objetivo é utilizar a matriz de prioridades para priorizar a recuperação dos sistemas com base nos requisitos do negócio. Portanto, as definições de Impacto e Urgência na matriz de priorização precisam refletir isso. As definições dependerão totalmente de cada empresa. Por exemplo, para uma empresa que vende pela internet, todos os sistemas que possibilitam o serviço de vendas devem ser alocados com alta urgência na matriz de prioridade, por serem mais críticos para recuperar. O Impacto na matriz de prioridade pode ser baseado no número de usuários afetados, e combinado com a Urgência na matriz para definir uma prioridade apropriada à restauração do serviço.
Sumário
Se usada corretamente, a matriz de prioridade é uma ferramenta útil e valiosa para cada processo de ITSM. O conceito de matriz de priorização ajudará a aumentar a consistência e a compreensão, reduzir a dependência de conhecimentos individuais, e desafiar as funções de ITSM a focar na priorização de tarefas com base no benefício para o negócio.
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Requisitos Funcionais e Não Funcionais
Descrição
O propósito deste documento é apresentar a descrição dos serviços e funções que o sistema a ser desenvolvido deve prover, bem como as suas restrições de operação e propriedades gerais.
Visão Geral do Documento
Esta introdução fornece as informações necessárias para fazer um bom uso deste, explicitando seus objetivos e as convenções que foram adotadas no texto. As demais seções apresentam a especificação do sistema e estão organizadas como descrito abaixo.
Requisitos funcionais: lista os requisitos funcionais do sistema, especificando seus objetivos e prioridades.
Requisitos não funcionais: especifica todos os requisitos não funcionais do sistema, divididos em requisitos de integração e segurança.
Convenções, termos e abreviações
Esta seção explica o conceito de alguns termos importantes que serão mencionados no decorrer deste documento. Estes termos são descritos na tabela a seguir, estando apresentados por ordem alfabética.
Termo
Descrição
Requisitos funcionais
Requisitos técnicos do software que compõe o sistema, que descrevem ações que o sistema deve estar apto a executar, ou seja, o que o sistema deve fazer.
Requisitos não funcionais
Requisitos técnicos do software que compõe o sistema, que descrevem atributos que o sistema deve possuir ou restrições sob as quais ele deve operar.
Requisitos não técnicos
Requisitos não relacionados ao software. Requisitos não técnicos estão fora do escopo deste documento, devendo, se necessários, serem incluídos apenas no Plano do Projeto.
Prioridade dos Requisitos
Para estabelecer a prioridade dos requisitos foram adotadas as denominações “essencial”, “importante” e “desejável”. A prioridade dos requisitos é utilizada no gerenciamento do escopo das etapas do projeto e na definição das prioridades durante o desenvolvimento do sistema.
Essencial: requisito sem o qual o sistema não entra em funcionamento. Requisitos essenciais são requisitos imprescindíveis para o funcionamento do sistema.
Importante: requisito sem o qual o sistema entra em funcionamento, mas de forma não satisfatória. Requisitos importantes devem ser implantados o mais rápido possível, mas, se não forem, parte do sistema poderá ser implantada mesmo assim.
Desejável: requisito que não compromete as funcionalidades básicas do sistema, isto é, o sistema pode funcionar de forma satisfatória sem ele. Requisitos desejáveis são requisitos que podem ser implantados por último, sem comprometer o funcionamento do sistema.
Requisitos Funcionais
Os requisitos funcionais estão descritos e enumerados conforme as referências a seguir:
A referência RF significa Requisito Funcional e o número que se encontra após esta referência significa a seqüência (ordenação) adotada.
Sistema/Módulo
[RF001] Criação da interface (GUI)
Descrição: Criação da interface contendo todos os requisitos passados na descrição do problema.
Prioridade: Essencial.
[RF002] Criar jogo
Descrição: Criação da base do jogo: estados, comportamentos, entre outros, que o bichinho virtual realizará.
Prioridade: Essencial.
[RF003] Criar ações do jogo
Descrição: Criar ações do jogo. Ações que serão à base da interatividade entre o usuário e o bichinho virtual.
Prioridade: Essencial.
[RF004] Criar IA de controle
Descrição: Criar IA de controle que será encarregada de manipular e controlar toda a mudança de estados e comportamentos do jogo.
Prioridade: Essencial.
[RF005] Salvar status do jogo
Descrição: Deve-se salvar o status atual do jogo. Permitindo ao usuário continuar o jogo em outra ocasião.
Prioridade: Importante.
[RF006] Carregar status do jogo
Descrição: Carregar status do jogo da base de dados. Permitindo ao usuário continuar um jogo de onde ele parou de jogar.
Prioridade: Importante.
[RF007] Deletar jogo
Descrição: Deletar jogo, permitindo ao usuário apagar um jogo que não mais se queira jogar.
Prioridade: Importante.
Requisitos não Funcionais
Os requisitos não-funcionais estão descritos e enumerados conforme as referências a seguir:
A referência RNF significa Requisito Não-Funcional e o número que se encontra após esta referência significa a seqüência (ordenação) adotada.
[RNF001] Criar os gifs animados
Descrição: Criação dos gifs animados que serão mostrados durante o jogo, estes serão feitos para cada ação e comportamento existentes.
Prioridade: Essencial.
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