- Matriz SMART ***
- Matriz de priorização por esforço x impacto ***
- Matriz de Eisenhower ***
- Matriz BASICO ***
- Método Eat that Frog (engolir o sapo)
- Matriz GUT ***
- Matriz RICE ***
- Matriz Custo x Benefício ***
- Matriz de Urgência x Importância ***
- Matriz Esforço x Impacto ***
- Importância X Valor ***
Matriz de priorização por esforço x impacto ***
Este método é um dos nossos preferidos. Isso porque, na prática, é bem fácil de organizar. Ele leva em conta o esforço (tempo) que você precisará para concluir uma tarefa e o impacto (o resultado final). Em uma matriz, esses dois quesitos irão se cruzar para te responder quais tarefas são prioridades e quais você pode delegar.
Basta desenhar uma matriz com 2 eixos para formar 4 quadrantes. Quanto mais para cima na nossa matriz, maior o impacto, quanto mais para o lado direito, maior o esforço.
Se o impacto for grande e o esforço for pequeno, está claro que a tarefa em questão é prioridade. Se o impacto for pequeno, mas o esforço for grande, vale a pena eliminar da agenda.
Matriz de Eisenhower ***
Para saber se algo é urgente ou importante é preciso entender a diferença entre urgente e importante, concorda? Basicamente, urgente tem a ver com tempo e importância com o impacto.
A fim de definir se uma atividade, processo ou projeto deve ser priorizado, a Matriz Urgência x Importância é bastante simples:
Matriz Urgência X Importância
Para trabalhar com a Matriz de Urgência x Importância deve-se considerar (conforme imagem acima) que a nota 1 possui mais prioridade e a 4 tem priorização mais baixa. Assim, para definir prioridades, faça as perguntas.
O problema precisa de resolução imediata? Em caso afirmativo, trata-se de algo urgente e importante (aja agora!).
O problema é relevante, mas não necessita de uma resolução imediata? Em caso afirmativo, a tomada de ação é importante, mas não urgente.
O problema não é relevante, mas precisa de uma resolução imediata? Se sim, estamos falando de algo urgente, mas não importante.
O problema não é relevante e não precisa de ação imediata? Se esse for o caso, trata-se de algo sem importância e que não requer urgência.
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Você já ouviu falar na Matriz de Eisenhower? Talvez ela seja uma boa solução para você.
Você sempre tem muito o que fazer. Além de todos os seus projetos atuais, parece que você tem também 50 outras coisinhas que precisam de sua atenção.
Tem uma tonelada de emails não respondidos, um colega de outro grupo de projeto que precisa desesperadamente de sua ajuda em alguma coisa e eles estão bem atrasados! Sem falar que uma pilha de roupa suja está esperando por você em casa.
Com todas essas prioridades zunindo ao redor do seu cérebro ao mesmo tempo, é difícil dar conta de qualquer uma delas. A ansiedade de não saber por onde começar está te deixando em um estado de dúvida paralisante. Você se sente travado e pressionado.
Mas não temos apenas más notícias. Soluções para priorizar tarefas e tomar decisões não são nenhuma novidade. Na verdade, uma das grandes ferramentas práticas para se tomar decisões surgiu há meio século atrás, de autoria do tradicional mestre da produtividade e um cara bastante ocupado: Dwight Eisenhower, o 34º Presidente Americano.
A Matiz de Eisenhower é um jeito fácil de definir como priorizar suas tarefas de modo que as mais importantes não sejam deixadas de lado pelas que aparecem de repente ou que são urgentes.
A ideia é que todas as suas tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes, com dois eixos: um de Importância e outro de Urgência. Esses 4 quadrantes recebem um valor de 1 a 4 baseado em sua prioridade.
matriz de eisenhower
“O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” – Dwight Eisenhower, 34º Presidente Americano
Ao usar a Matriz de Eisenhower, tarefas que são ao mesmo tempo “Importantes” e “Urgentes” recebem um nível de prioridade 1, e devem ser o seu foco. Do outro lado da escala, tarefas que são consideradas tanto “Não Importantes” quanto “Não Urgentes” devem ser deixadas de lado. No meio estão as tarefas que podem ser agendadas mais para adiante ou mesmo delegadas para outras pessoas.
Por que é tão difícil tomar decisões?
Pesquisas mostram que a tomada de decisão está intrinsecamente ligada a emoção. A parte de seu cérebro ligada à racionalidade e a tomada de decisão, o córtex orbito-frontal, e a parte de seu cérebro associada com emoção, a amígdala, na maior parte do tempo estão trabalhando juntas quando você está processando pensamentos complexos.
Isso significa que a tomada de decisão está, na verdade, ligada ao seu estado de humor. De fato, a ansiedade e a depressão são normalmente definidas como sentimentos de imobilidade, de estar travado, e a uma incapacidade de tomar decisões.
É por isso que usar uma ferramenta gráfica como a Matriz de Eisenhower ajuda a fazer a triagem de suas tarefas ou das decisões que tem que tomar, é um jeito fácil de reduzir sua carga emocional.
Deixe visível
A Matriz de Eisenhower pode ser transportada para um quadro Trello com suas tarefas. Faça uma lista para cada quadrante e também uma lista de “entrada”, onde você pode jogar tudo que precisa fazer e triar quando estiver pronto. Vai ficar algo parecido com isso:
Tarefas: No Estilo da Matriz de Eisenhower
Quadro Modelo Aqui
Só de bater o olho no seu quadro com a Matriz de Eisenhower já vai te dar um alívio ao perceber que as coisas estão equilibradas. Você tem um monte de cartões na lista “Não Importante / Não Urgente”? Comece a dar um jeito em alguns deles para fazer essa lista parecer mais gerenciável.
Só ponha o que está realmente pressionando você na lista “Importante / Urgente”. São tarefas que não podem ser postergadas e às quais você deve dar sua total atenção pessoal. Tarefas que são “Urgentes”, mas não necessariamente “Importantes” são normalmente tarefas que podem ser delegadas para outra pessoa quando necessário.
Lembre-se que definir as prioridades das tarefas pode ter um significado diferente dependendo de cada pessoa. Para você, reservar aquele voo para a conferência pode ser urgente porque se você não fizer isso logo, os preços das passagens aéreas vão fazer um rombo em seu orçamento. Para outros isso talvez possa ser delegado a um assistente.
Se você trabalha de perto com outra pessoa, como um assistente e até mesmo marido ou esposa (pode ser trabalho ou afazeres domésticos), inclua-os no quadro, assim você vai poder passar algumas tarefas para eles.
Se você quiser manter o quadro só para você, pode usar a função de copiar cartão e mover para outro quadro onde está colaborando com outros.
Entradas automáticas
Parte da ansiedade de ter múltiplas tarefas é o fato de não poder visualizá-las todas no mesmo lugar. Se você está no seu email e vê alguma coisa que precisa responder, mas não tem tempo agora, use a função de Criar Cartão por Email para o Quadro Trello para enviar isso automaticamente para a lista de entrada. Depois de juntar alguns desses cartões, você sabe que é hora de fazer uma triagem para as categorias da Matriz de Eisenhower.
Você também pode usar a ferramenta de automação Zapier para criar cartões na sua lista de entrada. Conecte outros apps que você usa ao Trello e quando eventos específicos acontecerem, isso vai disparar um Zap e enviar um cartão à sua lista Trello.
Por exemplo, automaticamente crie um cartão Trello toda vez que uma nova linha for criada em uma planilha do Google. Ou se você estiver com pressa e fazendo anotações com o Evernote, configure para dar um Zap e enviar para seu quadro Trello para depois ver como colocar em prática tudo que anotou.
E não se esqueça que você pode simplesmente acrescentar cartões de outros quadros Trello no seu quadro da Matriz de Eisenhower usando a função de cópia para suas listas de ações.
Supere o medo de tomar decisões
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta visual que pode ser usada com os aplicativos de produtividade que você já usa, como o Trello, para manter tudo organizado. É uma maneira fácil de direcionar tarefas em 4 níveis de prioridade, sendo que um deles você descarta imediatamente (Não Importante / Não Urgente). Então, na verdade, são apenas 3 categorias de tarefas dignas de merecer sua atenção.
Em resumo, você realmente tem muitas coisas para fazer. Não faça o processo de definir prioridades ser ainda mais uma coisa que você tem que fazer. Agradeça ao Eisenhower!
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Os quadrantes da Matriz de Eisenhower – uma matriz de prioridades:
A ferramenta é dividida nos seguintes quadrantes:
Importante e urgente: ou seja, faça imediatamente.
Importante, mas não urgente: boa para tarefas que devem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo.
Urgente, mas não importante: como fazer ligações, e-mails e reuniões.
Não urgente, não importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas.
Matriz de Eisehower
Exemplo de matriz de Eisenhower
Leia também: Como parar de procrastinar definitivamente
Importante ou urgente: entenda a diferença
Para utilizar a matriz da melhor maneira, é preciso entender primeiro a diferença entre as tarefas importantes e as urgentes. Importantes são aquelas tarefas relacionadas a objetivos ou metas, como um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido.
Já as urgentes são aquelas que têm prazo, como marcar uma reunião ou fazer uma inscrição: ou acontecem até uma certa data ou não acontecem mais (pelo menos, não da melhor maneira).
Também há tarefas urgentes que você pode delegar para outra pessoa de sua equipe, caso você trabalhe em um grupo ou tenha assistentes e colegas que podem tirar isso do seu prato.
Às vezes, claro, uma tarefa tem uma natureza dupla: um projeto que precisa ser entregue até certa terça-feira, por exemplo, é importante. E ganha urgência conforme essa terça-feira se aproxima.
Caso seja necessário, é possível dar um nível de prioridade para cada tarefa, que vai de 1 (mais prioritária e seu foco) a 4 (menos prioritária). Não é uma ciência exata: é você que decide qual peso cada uma delas tem.
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Matriz de Eisenhower: fluxo contínuo
O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida com as tarefas mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.
Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente e o que pode deixar para depois, ou mesmo deixar de lado.
Atenção à produtividade
Por fim, lembre-se que interrupções, sejam elas uma conversa com um colega, uma reunião desnecessária ou checar constantemente o celular, custam caro à produtividade.
Você pode combinar a matriz de Einsehower com alternativas para gerenciar melhor seu tempo e realmente enfrentar suas tarefas, como aplicativos Pomodoro (uma técnica que reserva blocos ininterruptos de 25 minutos), estabelecer horários para checar e-mails e mesmo sair da internet por um dado período todos os dias.
Outra coisa que atrapalha o rendimento é esquecer de cuidar de si mesmo. Exercitar-se todos os dias, meditar, fazer intervalos curtos para recuperar a energia e mesmo se alimentar melhor – comidas como chá verde, iogurte e banana ajudam – podem fazer uma grande diferença em sua rotina.
Leia também: Como melhorar a produtividade planejando o seu dia
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Parecida com a matriz anterior, a Matriz de Eisenhower leva em conta a urgência e a importância da tarefa. Primeiro é necessário entender que esses dois atributos são diferentes entre si, apesar de comumente confundidos.
A urgência refere-se ao prazo de entrega, enquanto a importância refere-se ao impacto do resultado.
Você precisa separar quatro quadrados:
É importante mas não é urgente: agende a tarefa
É importante e é urgente: priorize a tarefa
Não é importante e nem urgente: faça a tarefa quando estiver livre
É urgente, mas não é importante: tente delegar para outra pessoa
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ENTENDA A URGÊNCIA
Entende-se por urgência o tempo que você tem disponível até resolver o incidente que motivou o contato. Cabe dizer que existem 3 níves de urgência:
– É considerado grau de urgência 1 quando você tem meia hora para resolver a questão;
– O grau 2 prevê duas horas até a resolução do incidente;
– O grau 3 de urgência define o atendimento em até seis horas.
SEVERIDADE: CLASSIFIQUE OS DANOS CAUSADOS AO NEGÓCIO
Para saber como priorizar seus atendimentos, é muito importante saber como classificar o grau de severidade, ou seja, quais são os danos causados ao negócio devido a um incidente:
– Alto (nível 1) é quanto há a interrupção de processos críticos de negócio da empresa;
– Normal (nível 2), acontece quando há a interrupção de trabalho de funcionários;
– Baixo (nível 3) é aquele em que há impedimento para trabalho individual dos colaboradores e a continuação só é possível quando uma solução para contornar o problema é empregada.
COMO DEFINIR GRAU DE PRIORIDADE NOS ATENDIMENTOS
O grau de prioridade é considerado o resultado da combinação de urgência e do grau de severidade. Dessa forma, um atendimento em que o cliente precisa que o problema seja resolvido em até meia hora, mas tem um grau de severidade baixo (ou seja, apenas o computador de um colaborador foi afetado) é urgente, mas não necessariamente prioritário.
Contudo, caso tenha um incidente com grau de severidade nível 1 (ou seja, um incidente que paralisou todo um negócio, por exemplo) esse atendimento deve ser realizado antes.
OUTRAS VARIÁVEIS QUE DEVEM SER LEVADAS EM CONSIDERAÇÃO
Outros pontos são importantes na hora de definir o grau de prioridade dos seus atendimentos. Entre eles estão o esforço esperado, ou seja, a quantidade de energia que deverá ser empregada para restaurar o serviço.
Nesse momento você deve se perguntar se dará conta desse problema sozinho ou se precisará de ajuda. Se a resposta tender à necessidade de ajuda, pode ser que o atendimento não seja o primeiro da fila.
É preciso também detectar os incidentes e registros, que é quando você aponta informações básicas do incidente, facilitando muito a sua resolução, caso ele aconteça novamente.
COMO PRIORIZAR OS ATENDIMENTOS
Atendimentos em que ocorreram incidentes grau de urgência 1 e grau de severidade também 1 devem ir para o topo da lista, pois, é claro, precisam ser resolvidos o mais rápido possível.
De qualquer forma, é muito importante seguir o seguinte script ao realizar um atendimento:
1 – Classificar;
2 – Comparar;
3 – Priorizar;
4 – Fornecer o suporte inicial.
O grande desafio é quando um atendimento não é urgente, mas tem um grau de severidade nível 1. Neste caso, planejar é preciso. Por mais que não tenha urgência, é um incidente que precisa ser resolvido, pois compromete todo o funcionamento do negócio.
Na hora de definir o grau de prioridade de seus atendimentos faça a equação urgência versus grau de severidade. Nível 1 deve ser sempre prioridade, mas nem por isso incidentes de nível 2, por exemplo, devem ser relegados ao esquecimento. Planeje-se, de forma a atender a todas as demandas, deixando seus clientes satisfeitos, mas, ao mesmo tempo, mantendo o seu negócio dentro de diretrizes que nunca tragam prejuízos.
Como você define o grau de urgência dos atendimentos que realiza? Das nossas dicas acima, alguma delas já é aplicada por você em sua empresa? Conte para a gente nos comentários.
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Você pode achar que as prioridades denominadas como urgentes e importantes são parecidas, mas não é bem assim.
Enquanto os projetos classificados como urgentes demonstram que o tempo para concluir as tarefas é mais curto, os projetos considerados importantes são aqueles que terão um impacto maior nos resultados.
E agora, como definir prioridades considerando esses dois fatores?
Bom, a Matriz de Eisenhower é indispensável para esse tipo de situação. Para definir o que deve ser priorizado, esse método considera uma escala numérica de 1 a 4, que relaciona os dois critérios:
matriz de Eisenhower
Sendo assim, você deve realizar uma pergunta com base naquilo que você precisa identificar a relevância.
A resposta será uma das notas que estão dentro dos quadrantes acima. Por exemplo: o projeto precisa de mais agilidade no processo ou mais tranquilidade para melhorar a qualidade e ter mais impacto? Nesse caso, qual nota, de 1 a 4, ele ganharia?
Desenvolva mais de uma pergunta se necessário, depois compare as pontuações entre os projetos, tarefas e ações.
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A maioria das pessoas já entendeu que saber como definir prioridades é a chave para aproveitar melhor o tempo.
Mas poucos sabem fazer isso de forma simples.
Nesse artigo vamos apresentar um guia de 4 passos para definir prioridades com clareza e simplicidade.
Quando Tudo é Urgente, Nada é Importante.
Muitos perdem a maior parte do tempo ocupados apenas resolvendo os problemas urgentes.
Outros até conseguem se planejar no domingo ou na segunda pela manhã.
Mas sofrem daquilo que eu chamo do terrível ciclo 6-por-1.
Na prática, isso significa 1 dia de clareza para 6 dias de confusão...
6 dias improdutivos... 6 dias apagando incêndios.
Estar Ocupado é Diferente de Ser Produtivo.
Se você quer parar de apenas "apagar incêndios"...
Se você quer eliminar o terrível ciclo 6-por-1 da sua vida de forma definitiva...
Se você quer definir prioridades com clareza e usar melhor seu tempo...
Então preste muita atenção nisso.
As Tarefas Podem ser Urgentes e/ou Importantes
O primeiro passo é classificar as tarefas entre duas categorias.
Elas podem ser urgentes e/ou importantes.
Essa clareza será fundamental daqui em diante.
Tarefas Urgentes Exigem Atenção Imediata.
Elas te fazem sentir com a obrigação de fazer algo AGORA.
Quando nosso foco está em resolver o que é urgente ficamos apressados, estressados e dispersos.
Como exigem atenção imediata, as tarefas urgente tendem a "sequestrar" a maior parte do tempo.
Tarefas Importantes Contribuem para o Senso de Missão.
Elas completam seus valores e te aproximam dos objetivos de longo prazo.
Contudo, elas podem não produzir resultados imediatos.
Por isso são facilmente deixadas de lado.
Concentrar-se em tarefas importantes fará você se sentir calmo, racional e aberto a novas ideias.
Nota: Se você adiar tarefas importantes por muito tempo, elas podem se tornar urgentes.
A Matriz de Eisenhower
Matriz de Eisenhower
Existe uma ferramenta simples para tomada de decisão chamada Matriz de Eisenhower.
“Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente.” - Dwight D. Eisenhower.
A Matriz de Eisenhower vai te mostrar como definir prioridades com clareza.
Os 4 Níveis de Prioridade
Existem em 4 níveis de prioridade:
Urgente e importante: Fazer
Urgente e não-importante: Delegar
Não urgente e importante: Agendar
Não urgente e não importante: Eliminar
Urgente e Importante: Fazer.
Tarefas urgentes e importantes são crises, com datas de vencimento.
Elas exigem sua atenção imediata.
Faça essas tarefas primeiro.
Não-Urgente e Importante: Agendar.
As pessoas bem-sucedidas passam a maior parte do tempo aqui.
Tarefas importantes devem ser e feitas com calma e atenção.
São essas atividades que nos movem em direção aos objetivos principais.
Urgente e Não Importante: Delegar
Elas ser interrupções da prioridade.
A melhor forma para lidar tarefas urgentes é delegando.
Esse é o momento certo para pedir ajuda de outras pessoas capacitadas.
Não-Urgente e Não-Importante: Eliminar
São distrações do que é mais importante.
Essas tarefas não são urgentes nem ajudam você a alcançar seus objetivos de longo prazo.
Exclua essas tarefas de sua programação sempre que possível.
Primeiro Exemplo:
Urgente: trocar o pneu do carro, que está furado.
Importante: entrevista de emprego as amanhã 9:00
Urgente e importante: trocar o pneu do carro imediatamente, para ir até a entrevista de emprego amanhã as 9:00.
Segundo Exemplo:
Urgente: fazer faxina em casa, pois ela está suja;
Importante: almoço com a família no domingo;
Urgente e importante: fazer faxina em casa pois hoje é sábado, e amanhã a família toda estará em sua casa para o almoço.
O Guia Completo de Planejamento Diário
Criamos uma ferramenta completa de planejamento diário que vai definir suas prioridades todos os dias nas próximas 12 semanas.
Com sua ajuda você vai:
1. Organizar a bagunça dos seus pensamentos e definir o norte da sua jornada;
2. Planejar os próximos passos com estratégia;
3. Executar o plano na prática todos os dias.
Esse é o exato passo-a-passo para atingir objetivos semanais e diários sem perder mais tempo na direção errada.
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O método mais simples para fazer a gestão de prioridades em projetos é a Matriz de Priorização. Nela, você confronta a importância das tarefas com a urgência de cada uma delas. Fazendo o cruzamento entre essas informações, você tem quatro situações:
Importante e urgente;
Importante e não urgente;
Não importante e urgente;
Não importante e não urgente.
Você pode colocar essas informações em um gráfico, onde o eixo X corresponde à importância e o eixo Y à urgência das tarefas.
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Também chamado de Princípio 80/20, o Princípio de Pareto afirma que, no geral, 20% dos esforços que fazemos geram 80% dos resultados. Isso porque 80% dos esforços vão para tarefas menores que aparecem no caminho ou são atividades feitas com menos foco ou demandam mais tempo. Suas prioridades são esses 20% que, no fim, vão gerar os resultados mais importantes.
Diferencie o que é urgente e o que é importante
(Fonte: Giphy)
Um dos grandes problemas de estabelecer prioridades no trabalho é que tudo parece urgente. Na verdade, a urgência não é tão comum, mas tudo é importante. E qual é a diferença? Urgente é aquilo que precisa ser resolvido o mais rápido possível para não causar problemas, enquanto importante é tudo o que tem potencial de gerar bons resultados.
Uma tarefa urgente, se não for feita o quanto antes, pode prejudicar a empresa. Uma tarefa importante, no entanto, pode ser feita depois, e o resultado será o mesmo. Analisar essa diferença é uma ótima maneira de encontrar suas prioridades.
Você pode dividir suas tarefas entre:
mais urgente e mais importante;
mais urgente e menos importante;
menos urgente e mais importante;
menos urgente e menos importante.
Assim, nenhum prazo será desconsiderado e você ainda realizará as tarefas importantes.
Qual é a tarefa mais urgente e mais importante que você precisa cumprir amanhã? Decida isso ainda hoje, antes de encerrar seu trabalho. Além de trazer uma sensação de dever cumprido, definir essa demanda vai ajudá-lo a chegar ao trabalho no dia seguinte com a mente mais organizada, sabendo o que precisa fazer. Dedique-se primeiro a essa atividade e cuide do resto depois.
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1. Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma das técnicas de priorização de tarefas mais conhecidas e aplicadas. O nome da ferramenta é uma homenagem ao general americano Dwight Eisenhower, reconhecido como um grande estrategista militar, além de político e diplomata influente.
De acordo com ele, existem basicamente dois tipos de tarefas — as urgentes, que têm prazo apertado e não podem ser adiadas; e as importantes, que mesmo que não precisem de resolução imediata, merecem atenção por serem as que mais trazem resultados.
Diante disso, separamos as tarefas em quatro quadrantes de natureza dupla, montando um planejamento estratégico para a execução de cada categoria:
urgentes e importantes: prioridade máxima, devem ser feitas o mais rápido possível;
importante, mas não urgente: não devem ser procrastinadas, mas podem ser feitas após as urgentes;
nem importante, nem urgente: podem ser desprezadas ou feitas em brechas da rotina;
urgentes, mas não importantes: devem ser delegadas ou automatizadas.
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De acordo com a Matriz de Eisenhower , também conhecida como Matriz de Importância e Urgência, deve-se começar organizando as tarefas em quatro quadrantes: importância, urgência, ambos ou nenhum desses. Dwight D. Eisenhower, general condecorado com cinco estrelas que serviu durante a Segunda Guerra Mundial e posteriormente se tornou o 34º Presidente dos Estados Unidos, tinha a habilidade de tomar decisões importantes de maneira rápida, e desenvolveu esse método para organizar melhor o seu tempo e priorizar as tarefas diárias.
Essa abordagem ajuda a decidir o que deve ser feito de imediato (importante e urgente), o que exige o seu planejamento (importante, mas não urgente), o que pode ser delegado (não importante, mas urgente) e o que pode ser excluído (não importante e não urgente). Trata-se de um recurso excelente para priorizar tarefas, tomar decisões rapidamente e manter a organização.
Matriz de Eisenhower na prática: você acabou de receber um e-mail de um colega que precisa da sua ajuda com uma apresentação de vendas. Trata-se de uma solicitação urgente, pois o prazo termina hoje. Mas será que ela é importante o suficiente (para você) para justificar o adiamento de outros trabalhos? Avalie cada uma das tarefas da sua lista diária quanto à importância e urgência para decidir se você pode remanejar as tarefas para ajudar o seu colega ou se é necessário adiar a ajuda. Saber quais são os seus compromissos também ajuda a dizer não quando é preciso.
Leia: Sete passos simples e rápidos para criar uma matriz de decisões, com exemplos
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Primeiro, é preciso saber diferenciar as tarefas urgentes das importantes:
tarefas urgentes: são ações que devem ser realizadas de imediato e que envolvem, por exemplo, o cumprimento de prazos iminentes e demais situações que demandam respostas rápidas;
tarefas importantes: são aquelas que contribuem para a missão e os objetivos de longo prazo da empresa, como a renegociação de contratos com fornecedores, a capacitação da equipe etc.
O problema é que as tarefas importantes tendem a ser negligenciadas em função das urgentes. Uma vez que você só pode dispor de uma quantidade limitada de tempo (e energia) em seu dia, como encaixar as tarefas importantes? A resposta é: priorize as ações que podem, de fato, impulsionar o seu negócio.
É preciso ter a certeza de que os colaboradores compreendem a lógica que embasa essa decisão. Para tanto, reserve um tempo para comunicar seus objetivos a todos os envolvidos, mostrando-lhes como podem ajudar a alcançá-los. Dessa forma, todos se sentem valorizados, respeitados e, principalmente, alinhados com aquilo que é mais importante para a organização.
Defina objetivos
Como você já deve ter percebido, será impossível listar adequadamente tarefas importantes e urgentes se, antes, os objetivos não tiverem sido definidos com clareza.
Afinal, é a partir deles que você vai extrair as tarefas capazes de estimular o crescimento. Os propósitos devem ser:
acionáveis: não há sentido em estabelecer um objetivo que você nunca vai conseguir alcançar. Portanto, assegure-se de que eles sejam envolventes o bastante para não deixar sua equipe entediada e desmotivada;
específicos: se forem vagos, os objetivos não serão úteis e, consequentemente, não darão origem a boas tarefas prioritárias. Evite estabelecer metas como “aumentar as vendas”. Prefira, por exemplo, “aumentar as vendas em 20%, investindo na criação de uma campanha de marketing para as redes sociais”.
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Matriz BASICO ***
3. Matriz B.A.S.I.C.O.
Já tratamos do gerenciamento de afazeres e da resolução de problemas. Agora, precisamos fazer o mapeamento de processos para elencar quais são os projetos mais relevantes para o negócio. É aí que entra a Matriz B.A.S.I.C.O.
Basta fazer uma reunião para discutir os seguintes pontos:
B — Benefícios: ganham destaque os processos que mais ajudam a reduzir custos, eliminar gargalos na produção ou aumentar a lucratividade do negócio;
A — Abrangência: o total de colaboradores ou setores que sentem impactos dos benefícios;
S — Satisfação: tem a ver com o grau de engajamento que o projeto é capaz de proporcionar nas equipes, partindo da satisfação gerada com os benefícios;
I — Investimentos: a quantidade de recursos (humanos, financeiros ou de tempo) empregados em cada processo para que os benefícios sejam efetivados;
C — Cliente externo: o grau de impacto que os benefícios são capazes de proporcionar nos consumidores do produto ou serviço da organização;
O — Operacionalização: envolve a facilidade em executar os procedimentos necessários em cada processo, incluindo domínio de tecnologia, praticidade de implementação de mudanças etc.
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A BASICO é muito utilizada para tomada de decisão de priorização de projetos e processos. Ela possui seis critérios:
Benefícios para a Organização (B);
Abrangência dos Resultados (A);
Satisfação do Cliente interno (S);
Investimento Requerido (I);
Cliente Externo Satisfeito (C);
Operacionalidade Simples (O).
Cada critério recebe uma pontuação de 1 a 5 (sendo que 1 é o pior cenário e 5 o melhor). O resultado é obtido com a soma de cada critério. Assim, na hora de comparar dois ou mais projetos e processos, você saberá qual priorizar: aquele com a maior nota.
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Por último, a matriz BASICO segue uma escala de 1 a 5 para classificar do pior ao melhor cenário, respectivamente.
O nome é um acrônimo dos seguintes critérios: Benefícios para a empresa; Abrangência dos resultados; Satisfação do cliente interno; Investimento necessário; Cliente externo satisfeito; Operacionalidade simples.
Você deve classificar o projeto, tarefa ou ação em cada um desses critérios. Depois some as notas e compare com as notas de outras tarefas.
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A Matriz BASICO costuma ser usada para auxiliar em decisões importantes.
Por meio de uma escala de notas de 1 (pior cenário) a 5 (melhor cenário), qualquer pessoa consegue mapear tarefas e ações por prioridades.
O nome desse método de priorização tem relação com a inicial de cada critério que é preciso considerar para a pontuação, como:
Benefícios para a empresa;
Abrangência dos resultados;
Satisfação do cliente interno;
Investimento necessário;
Cliente externo satisfeito;
Operacionalidade simples.
Cada um desses itens deve receber uma nota — de 1 a 5 — conforme sua relevância dentro de um projeto, ação, tarefa ou processo.
Depois de somar a nota de cada tópico, use a pontuação total para comparar com as notas de outras necessidades em sua agenda. Pronto! Você já sabe o que precisa ser feito antes e o que pode esperar.
Planilha de priorização de projetos BASICO
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Por fim, a Matriz BASICO também desponta como uma forma de estabelecer prioridades. Para aplicá-la, o mecanismo é semelhante aos métodos anteriores: primeiro, disponha as atividades em uma planilha e atribua notas de 1 a 5 para os critérios de:
benefício para a organização (B);
satisfação do cliente interno (S);
investimento requerido (I);
cliente externo satisfeito (C);
operacionalidade simples (O).
Após a quantificação, é preciso somar os resultados e elencar as tarefas de acordo com a pontuação que receberam. Mais uma vez, as prioridades serão aquelas que receberam as maiores notas.
Como vimos, a priorização de tarefas é uma condição essencial para dominar os estímulos cotidianos e viabilizar as entregas, mantendo a qualidade e a eficácia das soluções. Por isso, é importante dispor de métodos e ferramentas eficientes, capazes de potencializar performances e os resultados.
1. Método Eat that Frog (engolir o sapo)
O método Eat the Frog é um sistema baseado numa citação do sábio Mark Twain, que diz o seguinte: “Se o seu trabalho consiste em comer sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã.” No mundo da gestão do trabalho, isso significa lidar com as tarefas grandes ou complexas antes de se dedicar às menos importantes ou com menos restrições de tempo.
Tarefas importantes que atendem ao propósito mais elevado e que estão vinculadas a objetivos ou resultados principais de alto nível devem estar no topo da lista de prioridades quando você iniciar o seu trabalho. Depois de “engolir o sapo do dia”, você poderá cuidar das demais tarefas de acordo com outros fatores, como o prazo para conclusão, e sentir menos estresse, uma vez que o trabalho mais importante já foi realizado.
Leia: Como definir objetivos e principais resultados
Método Eat that Frog na prática: finalize a grande apresentação que você fará à equipe gerencial no final da semana antes de responder a e-mails, trabalhar na revisão do texto, telefonar para clientes ou resolver questões de contratos. Ao se dedicar a um grande projeto antes de fazer qualquer outra coisa, você não perderá a concentração nem se distrairá com tarefas ou perguntas não relacionadas, e isso lhe permitirá realizar uma parte significativa do trabalho com mais facilidade.
3. Método ABCDE
No método ABCDE, deve-se atribuir uma letra a cada tarefa da lista de acordo com o seu nível de importância e, em seguida, lidar com cada tarefa de forma apropriada. É uma maneira de avaliar rapidamente a importância das tarefas para lhe ajudar a priorizá-las e a administrar o tempo. É como dar notas às tarefas: de A (muito importante) a E (eliminar sempre que possível). Certifique-se de sempre dar prioridade às tarefas A e B, pois são estas que determinam o seu sucesso no trabalho.
O método ABCDE também é útil quando utilizado em conjunto com o método Eat that Frog. Se você começar a trabalhar primeiro nas tarefas A e B, terá o resto do dia para fazer as tarefas de menor importância, como C, D e E.
Método ABCDE na prática: você tem oito horas de trabalho disponíveis hoje, mas umas 15 horas de tarefas na sua lista. No entanto, ao atribuir uma letra a cada tarefa, apenas duas delas se qualificam como tarefas A, sendo a maioria tarefas D, que podem ser atribuídas a outros ou reagendadas. Agora você sabe que deve se concentrar apenas nas tarefas A, e adiar as tarefas D ou atribuí-las a outro colega de equipe. Com isso elimina-se a sobrecarga e você tem uma lista de tarefas priorizadas que focam os itens obrigatórios do dia.
4. Método Chunking
No método Chunking, define-se um “chunk” (bloco) como uma atividade de trabalho ininterrupta. Pode ser algo pontual (como esvaziar a caixa de entrada do seu e-mail), uma parte de um projeto grande (finalizar o primeiro esboço de um documento), ou uma combinação de tarefas pequenas e não relacionadas entre si. O segredo aqui é focar de maneira ininterrupta em cada bloco de tempo.
Desconecte-se das distrações externas e mostre aos outros que está indisponível utilizando ferramentas de colaboração que ofereçam recursos como o indicador Não incomodar. Se preferir, você pode usar o seu calendário para reservar momentos para concentração, indicando às pessoas que esses horários não estão disponíveis. Se este método se mostrar eficaz, considere instituir uma política de quarta-feira sem reuniões (para você e a sua equipe), se isso for possível. De qualquer maneira, fazer intervalos entre um bloco e outro é fundamental para relaxar e renovar as energias.
Leia: Sete dicas para ter concentração e diminuir as distrações digitais
Método Chunking na prática: digamos que você comece o seu dia com uma hora de trabalho destinada ao design, seguida de uma pausa para um café. Em seguida, duas horas para as reuniões agendadas, almoço, e trinta minutos para responder a e-mails. Em seguida, você reserva uma hora para fazer uma pesquisa sobre um novo cliente. Você anota todas essas atividades no calendário para mostrar o seu comprometimento e assegurar-se de que ninguém agende uma atividade que comprometa os seus planos. Por último, você termina o dia com uma breve pausa para as redes sociais, vai para a reunião de atualização com a equipe e usa o tempo restante do dia para trabalhar com o design.
Dica da Asana: se você usa a Asana para gerir as suas tarefas, é possível criar campos personalizados para adicionar outras informações, como letra atribuída (se estiver usando o Método ABCDE), urgência e importância (se estiver usando a Matriz de Eisenhower), níveis de prioridade (se optar pelo Método Eat that Frog), ou estimar qual será o tempo necessário para concluir cada tarefa.
Use o seu calendário para agendar suas tarefas
Não importa se uma tarefa leva minutos ou semanas para ser concluída, há sempre um início e um fim. Portanto, depois de criar a sua lista, adicione uma data de início e uma data final a cada tarefa para garantir que nada seja esquecido quando surgirem coisas novas e quando for preciso alterar as prioridades.
Se atribuírem a você uma tarefa que não inclua uma data de início ou uma data final bem definida, não se esqueça de solicitar essas informações para poder agendar um horário para trabalhar nela e determinar as expectativas. Ao conhecer essas datas, você pode antecipar o seu prazo de entrega em relação ao prazo determinado para ter tempo para lidar com os imprevistos ou entregar o trabalho com antecedência. Considere o seu trabalho como um quebra-cabeça: você precisa ter certeza de que todas as peças vão se encaixar, e a data de início e a data final são as bordas desse quebra-cabeça.
Leia: Faça a gestão do seu fluxo de trabalho com as visualizações de lista, quadro, calendário e cronograma
Dando continuidade à metáfora, se as tarefas são as peças e a data de início e a data final são as bordas, o seu calendário é então o tabuleiro onde você monta o quebra-cabeça. Use-o para agendar trabalhos e equilibrar tarefas de alta prioridade e que exigem grandes esforços de modo a não se sobrecarregar e conseguir cumprir os prazos. Caso escolha um dos métodos de priorização acima — ou uma combinação dos métodos preferidos — use essa estrutura para ajudar a preencher a sua agenda e administrar o tempo.
Dica da Asana: ao usar a visualização de calendário na Asana, você poderá identificar os dias em que provavelmente estará sobrecarregado, bem como os períodos livres. Tire proveito dessa visibilidade para ajustar as tarefas e distribuir os trabalhos de forma mais uniforme. Ao gerir o seu calendário de forma proativa, é possível se manter organizado e começar cada dia sabendo exatamente quais são as tarefas importantes a realizar.
Comunique o progresso das tarefas com seus colegas de equipe
Por fim, não se esqueça de incluir os colegas de equipe que estiverem esperando a sua conclusão de alguma tarefa ou precisando da sua ajuda. Ao tomar a iniciativa de dar aos seus colegas atualizações de status sobre o progresso das tarefas, quando planeja concluí-las, ou os atrasos e obstáculos que forem surgindo, você reduzirá o número de pedidos de atualização que receberá da equipe. Em vez de ter de responder constantemente a tais pedidos, você estará fazendo o seu trabalho de maneira produtiva e eficiente.
Leia: Como elaborar um relatório eficaz sobre o status do projeto
Matriz GUT ***
Como montar a Matriz GUT
(http://www.sobreadministracao.com/matriz-gut-guia-completo/)
Primeiro passo
O primeiro passo para montar a Matriz GUT é listar todos os problemas relacionados às atividades que
você terá que realizar em seu departamento, sua empresa ou até mesmo suas tarefas em casa, por
exemplo. Montando uma matriz simples, contemplando os aspectos GUT e os problemas a serem
analisados.
Segundo passo
Em seguida você precisa atribuir uma nota para cada problema listado, dentro dos três aspectos principais
que serão analisados: Gravidade, Urgência e Tendência.
• Gravidade: Representa o impacto do problema analisado caso ele venha a acontecer. É analisado
sobre alguns aspectos, como: tarefas, pessoas, resultados, processos, organizações etc. Analisando
sempre seus efeitos a médio e longo prazo, caso o problema em questão não seja resolvido;
• Urgência: Representa o prazo, o tempo disponível ou necessário para resolver um determinado
problema analisado. Quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver esse
problema. É recomendado que seja feita a seguinte pergunta: “A resolução deste problema pode
esperar ou deve ser realizada imediatamente?”;
• Tendência: Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se
tornar maior com o passar do tempo. É a avaliação da tendência de crescimento, redução ou
desaparecimento do problema. Recomenda-se fazer a seguinte pergunta: ”Se eu não resolver esse
problema agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?”.
As notas devem ser atribuídas seguindo a seguinte escala crescente: nota 5 para os maiores valores e 1
para os menores valores. Ou seja, um problema extremamente grave, urgentíssimo e com altíssima
tendência a piorar com o tempo receberia uma pontuação da seguinte maneira:
Gravidade = 5 | Urgência = 5 | Tendência = 5
Ao final da atribuição de notas para os problemas, seguindo os aspectos GUT, faz-se necessário produzir
um número que será o resultado de toda a análise e que definirá qual o grau de prioridade daquele
problema. O cálculo é feito da seguinte forma: pega-se os valores de cada problema e multiplica-se desta
maneira (G) x (U) x (T). Para o exemplo acima, o produto desta multiplicação seria = 125, ou seja, o fator
de prioridade deste problema, segundo a Matriz GUT será 125. O que, dentro de uma comparação com
outros problemas, indicará se ele é ou não o mais urgente a ser atacado.
Para muitos, o fato de simplesmente atribuir notas para os problemas pode parecer algo um pouco
subjetivo, baseado apenas no “achismo”. Por este motivo, recomenda-se que, no momento de atribuir as
notas, você pense nos fatores da seguinte maneira:
Terceiro passo
Após definir e listar os problemas e dar uma nota à cada um deles, é necessário somar os valores de cada
um dos aspectos: Gravidade, Urgência e Tendência, para então obtermos aqueles problemas que serão
nossas prioridades. Aqueles que apresentarem um valor maior de prioridade serão os que você deverá
enfrentar primeiro, uma vez que serão os mais graves, urgentes e com maior tendência a se tornarem
piores.
Algumas pessoas costumam usar o Gráfico de Pareto em conjunto com esta ferramenta para a análise
das prioridades. Porém, não há uma regra. Você pode combinar a Matriz GUT com outras ferramentas ou
utilizá-la sozinha.
Exemplo de Matriz GUT
Abaixo, podemos ver um exemplo simples de elaboração de uma Matriz GUT pronta. Nela consideramos
problemas corriqueiros em uma empresa, com a única finalidade de exemplificar o que foi dito aqui.
Na Matriz GUT mostrada acima, os problemas foram classificados pelas notas de 1 a 5, depois obteve-se
o grau crítico, obtido pela multiplicação GxUxT e, posteriormente, foi estabelecida a sequência de
atividades, elencando aquelas que são mais graves, urgentes e com maior tendência de piorar. Assim, a
ordem de ataque aos problemas pode ser concebida sem maiores problemas, dando subsídios para a
tomada de decisão dos gestores.
Você pode utilizar esta ferramenta para inúmeras finalidades, contando sempre com as vantagens de
possuir uma utilização fácil, que pode ser manuseada por qualquer funcionário. Aprenda a identificar os
problemas que devem ser analisados e faça um ótimo proveito da Matriz GUT. Ela com certeza irá
auxiliá-lo a priorizar as ações a serem executadas para acabar com diversos problemas em sua empresa.
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A sigla que dá nome ao recurso é formada por três palavras relacionadas: gravidade (impactos de fazer e/ou não fazer), urgência e tendência (oportunidade interna ou externa). A matriz, portanto, recomenda a priorização de tarefas de acordo com esses três critérios principais.
Para estabelecer as tarefas mais relevantes, é preciso planilhá-las e, no momento da análise, conceder a cada uma delas uma nota de 1 a 5 para cada fator. Pode ser, por exemplo, que a demanda tenha nota 1 em gravidade, 2 em urgência e 4 em tendência. Ao fim da avaliação, basta somar as notas de cada tarefa e, assim, visualizar quais delas são prioridade.
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2. Matriz G.U.T.
A Matriz G.U.T., por sua vez, é uma ferramenta que ajuda a entender quais são as prioridades do negócio a partir de uma avaliação do ambiente, assim como a Análise S.W.O.T. Seu principal objetivo é identificar a natureza dos problemas de produtividade, de acordo com os três fatores abaixo.
G — Gravidade
Quais são os impactos que esse problema traz para o negócio? Pense no uso de recursos financeiros, nos desperdícios da produção etc.. Dê uma nota de 1 a 5:
Nada grave;
Pouco grave;
Grave;
Muito grave;
Extremamente grave.
U — Urgência
Em quanto tempo esse problema precisa ser solucionado? A pontuação é:
Pode esperar;
Pouco urgente;
Urgente;
Muito urgente;
Precisa de atenção imediata.
T — Tendência
Como esse problema vai evoluir com o tempo? Ou seja, qual é o seu padrão de desenvolvimento? Analise a escala e pontue:
Não se agravará;
Pode se agravar no longo prazo;
Pode se agravar no médio prazo;
Pode se agravar no curto prazo;
Pode se agravar imediatamente.
De acordo com a somatória das notas, você conseguirá fazer a priorização de tarefas para resolução dos problemas mais relevantes.
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Esse método também utiliza a pontuação de 1 a 5 para classificar a prioridade dos seus projetos.
A sigla GUT foi criada com base em três critérios que essa metodologia utiliza para priorizar ações:
Gravidade: classifica as ações que você precisa realizar conforme o impacto que elas terão em outras atividades ou projetos;
Urgência: considera o tempo restante para resolver cada situação;
Tendência: é uma projeção da velocidade que um problema não resolvido pode levar para piorar.
Para visualizar melhor como funciona a matriz GUT, basta montar uma tabela com cada critério e a nota referente, assim:
matriz GUT
Depois disso, cada um de seus projetos precisa ganhar três notas: uma para gravidade, outra para urgência e a última para tendência.
Com a soma desses números, você terá a pontuação de cada projeto para compará-los. Obviamente, as maiores notas indicam o que é prioridade para você no momento.
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A Metodologia GUT classifica cada problema de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (e assim temos a sigla GUT), sendo que:
Gravidade (G): trata do impacto do problema a ser resolvido.
Urgência (U): é o prazo, ou o tempo disponível para a definição do problema. O recomendado é fazer a pergunta: Isso pode esperar?
Tendência (T): trata da probabilidade (ou do potencial) que o problema tem de crescer com o passar do tempo se o projeto ou processo não for executado. Aqui é feita uma previsão da evolução do problema. A pergunta a ser feita é: Se eu não resolver isso hoje, o problema vai piorar aos poucos ou bruscamente?
A definição da Gravidade, Urgência e Tendência baseia-se em nota de 1 a 5, sendo que:
Matriz RICE ***
Outra ferramenta para priorização é a Matriz RICE, acrônimo para Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço):
Alcance: quantas pessoas serão impactadas?
Impacto: até que ponto cada pessoa será impactada?
Impacto Massivo: 3x
Grande Impacto: 2
Médio: 1x
Baixo: 0,5x
Impacto Mínimo:0,25x
Confiança: quão confiantes estamos sobre os resultados?
Alta confiança: 100%
Confiança média: 80%
Baixa confiança: 50%
Mínima confiança: 20% ou menos
Esforço: quanto tempo, esforço e complexidade será necessário?
Em português, a RICE também é conhecida por RACE, e é muito utilizada para priorização de projetos, pois mede o impacto de cada tarefa no todo. Para isso, ela trabalha com base em pontuações.
Para obter a pontuação RICE deve-se multiplicar Reach, Impact e Confidence e dividir o resultado por Effort. Assim, a fórmula é:
R * I * C / E
O resultado ajudará você a ver quais itens terão uma prioridade mais alta e quais devem ser deixados no backlog para mais tarde.
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Assim como a metodologia anterior, RICE é um acrônimo para Reach (alcance), Impact (impacto), Confidence (confiança) e Effort (esforço). O processo de análise também se assemelha à Matriz GUT, requerendo a planificação das tarefas e sua consequente pontuação.
Após atribuir notas de 1 a 5 para cada critério (e em cada tipo de tarefa), a equação que mede prioridades é: R * I * C / E. Ou seja: multiplicam-se os três primeiros números e divide-se o resultado pelo último. O valor final implica na visualização das tarefas prioritárias.
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Assim como as matrizes anteriores, a sigla RICE também é a abreviação de cada um dos fatores considerados para classificar as prioridades dos seus projetos. N
esse caso, eles são:
Reach(alcance):quantidade de pessoas que serão impactadas com o seu projeto;
Impact(impacto):como que cada pessoa será impactada com esse projeto;
Confidence (confiança):quão confiante você e sua equipe estão quanto a esse projeto;
Effort (esforço): considera o tempo, a dificuldade e o esforço colocados na realização desse projeto.
Por meio da análise de cada um desses fatores, a matriz RICE serve para medir a importância de cada projeto, também baseada em pontuações para realizar as comparações de prioridades.
Nesse caso, você precisa dar uma nota para cada um dos parâmetros listados acima (a decisão da nota mínima e máxima fica ao seu critério).
Depois, para chegar ao resultado da nota de cada projeto, é preciso resolver a seguinte fórmula:
R x I x C / E
Com o resultado do cálculo acima, é possível identificar a pontuação de prioridade de cada um dos seus projetos.
Matriz de Custo x Benefício ***
Esse método de priorização de projetos é o mais fácil de compreender, afinal, muitas pessoas já estão familiarizadas com o termo “custo x benefício”.
Nesse caso, a matriz ajuda a esclarecer qual o valor de um projeto e a relação disso com o resultado esperado do projeto.
Para fazer esse balanço, utilizamos uma matriz dividida por cores e quadrantes, assim:
matriz de custo x benefício
Com a matriz custo x benefício não é preciso calcular nada, apenas pegar os dados previstos para o seu projeto e encaixá-los nos quadrantes coloridos.
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O entendimento desta matriz de priorização é simples: quanto custará (custo) e qual o resultado o processo ou projeto terá?
Observando o modelo acima de Matriz Custo x Benefício, tenha em mente que:
Vermelho: ações indesejáveis (alto custo e piores benefícios);
Amarelo: opção intermediária de alto custo com bons benefícios;
Verde: opção intermediária de baixo custo e piores benefícios;
Azul: melhores opções, ou seja, projetos ou processos que trazem os melhores resultados e mais baixos custos.
A lógica das cores nesse método, é:
Vermelho: representa o pior resultado possível, com custo elevado e baixo retorno;
Amarelo: mostra um resultado intermediário, em que o custo e o benefício são considerados ok;
Verde: se trata de um projeto com baixo custo, mas que não trará muitos benefícios;
Azul: é a melhor das opções, pois representa os melhores resultados possíveis para um projeto.
6. Matriz Esforço x Impacto
Novamente, temos o impacto como um fator importante para definir a prioridade dos projetos.
Mas, dessa vez, o outro critério relevante é o esforço, ou seja, o tempo e trabalho gastos para realizar uma função, processo ou atividade.
Para colocar o método Esforço x Impacto em prática é bem fácil e você vai precisar de uma matriz nesse formato:
matriz de esforço x impacto
Depois, é só criar uma lista das ações necessárias para colocar em prática ou concluir um projeto.
A partir dessa listagem, distribua as tarefas conforme a pontuação que você acredita que elas mereçam, considerando o que é mais impactante e o que demanda mais esforços seus ou da sua equipe.
Considere que:
Quadrante 1: ações fáceis de realizar e que geram ótimos resultados;
Quadrante 2: ações que trazem ótimos resultados, mas também exigem um grande esforço;
Quadrante 3: ações fáceis, porém, com baixo impacto;
Quadrante 4: ações com os piores cenários, geralmente aquelas que devem ser descartadas ou repensadas.
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A Matriz Esforço x Impacto é bem parecida com a Urgência x Importância, a diferença é que neste caso a ordenação ocorre conforme o esforço gasto em cada ação e o impacto que essa ação representa no projeto ou objetivo trabalhado.
Para esta matriz deve-se fazer um levantamento das tarefas a serem executadas e, em seguida, distribuí-las considerando a energia ou esforço despendido (horizontalmente) e o resultado ou impacto representado (verticalmente) para cada ação. Observe a figura:
Matriz Esforço X Impacto
As ações do Quadrante I impactam um maior resultado e exigem menos esforço. Portanto, são mais produtivas.
As ações do Quadrante II trazem resultados importantes, mas são difíceis de serem executadas.
As ações do Quadrante III exigem pouco esforço, mas também possuem resultados de baixo impacto. Para tarefas neste quadrante a dica é se perguntar se tal ação é realmente necessária. Essas atividades são boas para aqueles momentos em que estamos com menos energia ou que temos um tempo entre uma tarefa e outra.
As ações do Quadrante IV não são nada atrativas, pois exigem muito esforço e rendem pouco resultado.
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Exemplo matriz de prioridade
O design da matriz de prioridade varia conforme a empresa e seus processos. Aqui está um exemplo de uma matriz genérica que determina a prioridade com base no Impacto e na Urgência:
priority matrix priority matrix
Nesta matriz de prioridade simples, existem:
Três níveis de Urgência (Alta/Média/Baixa)
Três níveis de Impacto (Alto/Médio/Baixo)
Cinco níveis de Prioridade (1 a 5, sendo 1 a menor prioridade)
Por exemplo, considere um incidente que está afetando todos os usuários de um serviço de baixa criticidade, como um serviço para reservar salas de reunião. O incidente possui alto Impacto caso esteja afetando todos os usuários. A Urgência é baixa, pois a criticidade do serviço é baixa. Ao usar a matriz de prioridade para procurar estes valores, a prioridade do incidente será definida como 3 — este é o valor onde a coluna de Alto Impacto intercede com a linha de Baixo Impacto. Essa prioridade conforme determinada pela matriz de prioridade será então atribuída ao registro de incidentes para que a equipe de suporte possa ver qual é a prioridade.
Entendendo as prioridades
Ao usar uma matriz de prioridade, ainda é importante que todos os funcionários envolvidos entendam o que conduz a prioridade. Por exemplo, no processo de gestão de incidentes, a matriz costuma usar somente Impacto e Urgência para determinar a prioridade do incidente. Ao projetar a matriz de prioridade, a maioria das empresas não encontra dificuldades em definir os diferentes níveis de Impacto e como avaliá-los, mas definir a Urgência pode ser mais desafiador. Você precisa decidir no mundo real o que conta para esses fatores. Ao invés de simplesmente definir valores para Urgência, uma melhor ideia é se distanciar por um momento da matriz de prioridade e discutir o que determina as prioridades para sua empresa. Geralmente são estes cinco aspectos diferentes que devem ser considerados e entendidos ao projetar uma matriz de priorização:
Como a produtividade é afetada (tanto a da empresa como a dos usuários individuais)
Quantos usuários, e quais tipos de usuário, foram afetados — alguns usuários VIP podem ter demandas mais altas ou maior criticidade para os negócios da empresa, como, por exemplo, a equipe de atendimento ao cliente
Quantos sistemas ou serviços foram afetados
Qual a criticidade desses sistemas/serviços para a empresa — isso pode variar conforme o horário do dia ou qualquer outro padrão cíclico do negócio
O nível de risco para a empresa e os indivíduos — isso pode incluir riscos à segurança da informação e riscos à segurança de usuários ou clientes
É importante usar esses fatores para modelar diferentes cenários usando a matriz de prioridade para validar que a mesma te entregará a prioridade apropriada. Se não entregar, você deverá rever os valores em sua matriz de priorização, bem como os valores das condições que os determinam. Pode ser necessário utilizar mais de uma matriz, por exemplo, uma matriz de prioridade que será usada em períodos críticos para o negócio, e outra usada o restante do tempo.
Para ilustrar, algumas empresas determinam o Impacto na matriz de prioridade com base em quais níveis da empresa são afetados. Por exemplo, considerando a empresa, a localização, o departamento, a equipe e o indivíduo. Isso possibilita fazer uma avaliação usando a matriz de prioridade como escala do risco caso a tarefa não seja abordada.
Quantas prioridades você deve ter?
Uma matriz de prioridade pode atender qualquer número de diferentes prioridades. Contudo, a recomendação é não passar de cinco prioridades, e muitas empresas usam somente três. Isso porque a complexidade e a confusão aumentam conforme o número de prioridades sobe. A maioria das pessoas aceita prontamente o conceito de alta, baixa e média prioridade, cada uma associada a um valor numérico. Quando sua matriz de prioridade inclui mais de três valores, pode ser difícil associar as palavras certas a cada prioridade.
Geralmente, o valor para uma prioridade é maior quando a prioridade é baixa e vice-versa. Sendo assim, em uma matriz de priorização, a prioridade 1 é a mais alta, e deve ser a primeira a tratar. Isso pode conflitar com outros sistemas numéricos como níveis de segurança, onde o número maior apresenta maior prioridade e risco para a empresa. É muito importante entender o que cada valor numérico significa em uma matriz de prioridade, pois isso evita confusão.
Exemplo de diferentes prioridades em uma matriz de prioridade
Na sua empresa, é uma boa ideia oferecer aos funcionários exemplos de diferentes prioridades que podem ser derivadas de uma matriz de prioridade. Isso ajudará no entendimento e provavelmente resultará em uma equipe que usa a matriz de prioridade de forma inteligente.
Tome como exemplo a matriz de prioridade que vimos anteriormente, onde há cinco prioridades possíveis, com a Prioridade 1 (abreviada como P1), como a mais alta:
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Priorização: Importância X Valor ***
A Priorização é a grande responsável pelo Backlog não se tornar uma lista infinita de pensamentos aleatórios. E a PRIORIZAÇÃO DO BACKLOG precisa acontecer para favorecer, estrategicamente, o desenvolvimento do Time e a entrega de valor do produto. O fato é: o Backlog precisa ser estruturado estrategicamente e é a Priorização que faz isso.
O Backlog pode se tornar um problema com facilidade, já que a lista pode se desordenar durante o desenvolvimento, o que dificulta a revisão e a organização. E esse risco de desordenação é o que torna tão importante a Priorização.
Para ler mais sobre Priorização, clique aqui.
A Priorização GUT
A Priorização GUT é uma ferramenta que foca no projeto e quer dizer: Gravidade x Urgência x Tendência.
A Matriz GUT é conhecida como matriz de prioridade e pode ser definida como a ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas. Sendo essa uma ferramenta fundamental para orientar o Time nas tomadas de decisões complexas (vários problemas ao mesmo tempo). Ela é muito fácil de ser utilizada, simples de entender e, inclusive, pode ser utilizada em qualquer tipo de organização e em todas as situações que demandam priorização e/ou organização.
Isso porque ela possibilita a perspectiva de tudo o que está acontecendo no desenvolvimento (o que precisa ser feito (primeiro) e quando fazer). No entanto, é preciso lembrar que seu uso depende das particularidades de cada problema.
Para ler mais sobre essa Priorização, clique aqui.
Priorização MoSCoW
A Priorização MoSCoW é uma técnica que auxilia no desenvolvimento de software e gerenciamentos de projetos.
De forma sintetizada podemos dizer que a Priorização MoSCoW é utilizada para definir a prioridade e também a importância das tarefas que compõem o projeto. Essa técnica de Priorização foi criada nos anos 90 para auxiliar no método DSDM - Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas Dinâmicos. Por isso, se quisermos dizer que essa técnica tem origem no framework ou em apoio ao ágil, está correto.
A utilização da Priorização MoSCoW permite que todos os membros do Time estejam em concordância com relação a ordem de importância. E faz com que a entrega do produto atenda as expectativas. Ela também faz com que todo o trabalho seja realizado dentro do Time Box (tempo pré-definido para serem realizadas as atividades do projeto).
Para ler mais sobre essa Priorização, clique aqui.
Agora que já revisamos o conteúdo, vamos ao tema de hoje.
Priorização: Importância X Valor
A fórmula é: Valor + Importância = Ordem de prioridade.
Assim como as demais priorização, a Priorização: Importância X Valor, também é muito simples de ser feita. Nessa Priorização as entregas são pontuadas com relação ao seu valor e sua importância. Ou seja, essa Priorização acontece com base em 2 critérios:
Valor que recebe Pontuação de 1 a 3;
Importância que recebe Pontuação de 1 a 5.
A forma de pontuação de cada um desses critérios é feita com base na votação. De forma que a escala de valor (de 1 a 3) sendo menor que a de importância (1 a 5), vai pontuar a estória com no máximo 3 pontos e a escala de importância vai pontuar com o máximo de 5.
Funciona assim: As Users Stories que compõem a Backlog recebem pontuações de 1 a 5 com base no quanto de importância ela tem. E de 1 a 3 com base no quanto de valor ela entrega. Lembrando que essa pontuação é feita com relação ao usuário final.
Então pega-se a estória com nota de 1 a 5 em importância e soma-se com o valor de entrega que recebeu nota de 1 a 3. E a estória com a maior pontuação é a prioridade e fica no começo da lista.
Como o máximo de pontuação alcançado por uma estória é 8, o número 8 ou o número mais próximo dele fica no topo da lista de priorização (8,7,6,5,4,3,2,1). Essa priorização segue a ordem decrescente.
E aí, deu para entender?
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linkedin.com
Ferramentas para priorização de um Product Backlog - 5 tools to priorize a Product Backlog
Cynthia Mastrodomenico, PMP ☁
8-11 minutos
Um trabalho comum entre Product Owner e Scrum Master é priorizar (e manter priorizado, conforme surge novas mudanças) o backlog do produto e da sprint. Mas como ordenar e priorizar as features (user story/épicos) para que o mvp seja atingido e que seja consistente com a meta da sprint/release?
A mutual work between Product Owner and Scrum Master is to prioritize ( keep prioritized new changes) the product backlog and sprint backlog. But how to sort and prioritize features (user story / epic) so that the MVP is reached and consistent with the sprint / release goal?
Apresento 5 ferramentas de priorização de backlog que eu tenho utilizado e tem sido bastante útil até mesmo para estimar o tamanho da/o sprint/release/projeto.
I will show 5 backlog prioritization tools that I have used and have been quite useful to estimate the size of the sprint / release / project.
1 - MoSCoW
Esta é uma técnica muito utilizada para priorização de escopo, priorização de requisitos, classificação de mudanças e etc. Foi apresentada como ferramenta no Prince2 e atualmente o Dynamic Systems Development Method (DSDM) Consortium possui os direitos de propriedade intelectual da Técnica MoSCoW.
Is a widely used technique to prioritize scope, prioritizate of requirements, classification of changes. It was presented as tool in Prince2 and currently the Dynamic Systems Development Method Consortium (DSDM) has rights about The MoSCoW technique.
“Must have” (deve ter), “Should have” (deveria ter), “Could have” (poderia ter), e “Won’t /Would have” (poderia / não vai ter). Os rótulos estão em ordem de prioridade decrescente, com: "Must have"/ "deve ter" sendo aquelas características que sem as quais o produto não terá valor, e, "Won't have"/"não terá" sendo aquelas características que embora sejam boas, sua inclusão não é necessária.
The labels are in descending order of priority: "Must have" being those characteristics that without which the product will have no value and "Will not have" being those characteristics that though they are good, their inclusion is not necessary.
2 - Esquemas Simples
O Esquemas Simples envolvem a rotulagem de itens, como: prioridade "1", "2", "3" ou "Alta", "Média" e "Baixa" . Embora esta seja uma abordagem simples e direta, ela pode tornar-se problemática, porque muitas vezes há uma tendência a rotular tudo como: prioridade "1" ou "Alta".
Simple Schematics involves items label such as priority "1", "2", "3" or "High," "Medium," and "Low." Although it gonna be a problem and you can become problematic because there is often a tendency to label everything as: priority "1" or "high."
3 - Merit Money / Monopoly
A ideia é “investir” na priorização de funcionalidades e requisitos. Tanto membros quanto stakeholders podem receber uma quantia (igual ao montante do orçamento do projeto e que pode ser ajustada de forma diferente para não ser decisões totalmente democráticas) para colocar os seus “dinheiros” para que funcionalidades sejam implementadas/estórias de usuário. A dinâmica seria executada na forma de que alguém de negócio apresentaria as funcionalidades, os stakeholders teriam um tempo para distribuir o seu dinheiro nas funcionalidades, o cliente vai priorizar com base no que ele está dispostos a pagar por cada estória de usuário.
The idea is to "invest" in the functionalities and requirements prioritization. Both members and stakeholders receive an amount (= the bugdet of the project and that distribution can be adjusted differently to not be totally democratic decisions if you want) to pay for which features will be implemented / user stories. The dynamics would be executed in the way that a business person would present the features, the stakeholders would have time to distribute their money in the wished features and the customer will prioritize based on how much he is willing to pay for each user story.
4 - Story Mapping
Chamada de User Story Mapping (Mapa de Estórias de Usuários) destaca-se por sua característica colaborativa e que propicia uma discussão entre a equipe e os stakeholders sobre os aspectos mais relevantes da experiência do usuário.Será necessário ordenar os cartões em uma sequência lógica de tarefas com o objetivo de contar uma estória de como o produto funciona. Para priorizar selecione o menor número e mais conciso de funcionalidades, e que torne o primeiro release útil (MVP – Produto Viável Mínimo) para o usuário e para o contexto do negócio. Marque no mapa o primeiro release, este normalmente será a primeira linha de estórias do mapa em que o usuário conseguirá utilizar o produto. A imagem é um exemplo de primeiro release, e que possibilita a entrega de um MVP, onde as pessoas possam começar a utilizar o produto. O Story Mapping está relativamente atrelado à jornada do usuário e surgindo novas oportunidades de negócio, produto e melhorias a priorização seguirá conforme necessidade durante a jornada.
The User History Mapping (or User Stories Map) stands out as collaborative feature and provides a discussion between the team and stakeholders about the most relevant user experience. It will be necessary to sort the cards in a logical sequence with the purpose of telling a story of how the product works. To prioritize you need to select the smallest and most concise features, doing the first release useful (MVP - Minimum Viable Product) to the User and to the context of the business. Highlight in the map the first release, it will be the first line of map where the user going achieve use the product. The image is a first version example, and it enables a delivery of an MVP, where the users begin to use the product. History Mapping is relatively up-to-date according to user's work and new business opportunities, product improvements, so the prioritization will follow as needed during user journey.
5 - Systemico Model
Esta é uma técnica que se baseia no valor para o cliente. Essa técnica é baseada no Story Mapping. Mudam as dimensões e os itens são organizados de acordo com o nível de objetivo do usuário e engajamento. A dimensão de engajamento possui quatro categorias:
Core – funcionalidades que atendem as necessidades básicas dos usuários. Ex.: login/logout;
Use – funcionalidades que melhoram a usabilidade do produto;
Engage – funcionalidades que proporcionam ao usuário mais interatividade com o produto e fazem ele voltar no futuro;
Explore – funcionalidades que tornam o usuário fiel ao seu produto. Ex.: plano de recompensas, serviços personalizados, etc.
Os itens desta categoria não significam prioridades, servem para manter o foco na proposta do produto atrelada aos objetivos do cliente. Os itens são inseridos de acordo com os níveis de objetivo do usuário e categorias de engajamento, assim como no Story Mapping ou As 7 dimensões do produto, é possível criar os releases.
This is a technique based on value to the customer. Use the technique over History Mapping. The dimensions are changed and the items are organized according to the purpose of the User Group and engagement. The engagement dimensions are four:
Core - features that serve as user needs. Ex: login / logout;
Use - features that improve product usability;
Engage - features that provide the user with more interactivity with the product and bring it back in the future;
Explore - features that will make the customer loyal to the product. Example: rewards plan, personalized services, etc.
The items in this category are not significant, they serve to keep the focus on the product proposal tied to the client's goals. The dimensions are entered according to user goal levels and engagement categories. Can be using as well as history mapping in the 7 product dimensions, and it is possible to create new versions.
E você tem aplicado ou desenvolvido novas/outras ferramentas para priorização de backlog?
Do you apply or develop new (or other) backlog prioritization tools?
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transformacaodigital.com
Kanban, a metodologia ágil que define prioridades - TD | O ecossistema da Transformação Digital
Equipe TD Mais artigos deste autor
8-11 minutos
Já teve aquela sensação de estar perdido no meio de várias tarefas? Nessa situação você será incapaz de progredir no trabalho, pois não conseguirá se concentrar em apenas uma delas, finalizá-la e partir para outra. Existe uma metodologia ágil criada especialmente para solucionar esse problema: o Kanban.
Esse sistema é amplamente utilizado pelo mundo no Workflow (fluxo de trabalho) de empresas. A Agile Connection informa que as companhias conseguem aumentar sua produtividade em mais de 300% ao começar a usar o Kanban.
Entenda agora o que é essa técnica, como ela se opera, suas vantagens, desvantagens e como aplicá-la em sua empresa.
É um sistema que representa visualmente as ações dos trabalhadores e administradores de uma empresa. O fluxo de trabalho é visualizado de forma geral, todos os envolvidos poderão ver quais tarefas estão em que estágio produtivo, quantas são, quais estão prontas, defeituosas etc.
A filosofia principal dessa metodologia é a eliminação de ações e funções desnecessárias nos processos internos. O Kanban possui seis práticas que permitem que esses objetivos sejam alcançados:
possibilita a visualização do workflow;
limita a quantidade de trabalho em andamento;
gerencia e mede o fluxo de trabalho;
torna todo o processo explícito;
permite a identificação das preferências dos consumidores;
reconhece oportunidades de melhorias.
Como ele surgiu?
Nos anos 60, a Toyota passava por um momento crítico, pois sua produtividade era ineficaz em comparação aos seus concorrentes americanos.
Diante desse fato, o engenheiro e empresário Taiichi Ohno passou a observar o sistema de reabastecimento nos supermercados, ele percebeu que os colaboradores apenas colocam os produtos nas prateleiras quando estavam perto de esgotar.
O empresário desenvolveu o sistema Kanban (que significa cartão ou sinalização em japonês) para passar a trabalhar sob a mesma lógica dos supermercados. A empresa passou a maximizar a sua produtividade, ao começar produzir uma peça após a anterior já ter sido vendida.
Como essa metodologia funciona?
Na prática a estratégia é comumente aplicada sobre um grande painel (board), onde post-its de diversas cores são colocados e movidos em diversos espaços setorizados. Também é possível aplicá-la por softwares ou outras ferramentas.
O gestor Kanban estipula em colunas as etapas dos processos da companhia em um quadro, as tarefas são quebradas ao máximo e separadas por cards (representação visual). São definidas as prioridades das tarefas, que serão o foco principal de toda a equipe.
Faz-se importante saber que o Kanban se divide em duas categorias: de produção e movimentação.
Kanban de produção
Autoriza a fabricação ou montagem de um lote de itens, geralmente é aplicado no começo da linha produtiva e indica a quantidade de peças e componentes necessários para iniciá-la.
Os murais são divididos nas seções de “para fazer”, “fazendo” e “concluídas”, dependendo da complexidade do processo, outras colunas são acrescentadas. Cada tarefa será representada por um cartão que contém o que precisa ser feito, prazo final para conclusão e o responsável pela atividade.
A cor do cartão pode representar o andamento, setor responsável ou outro indexador. Quando as tarefas começam a ser realizadas, os cartões são movidos para a coluna seguinte.
Kanban de movimentação
Também chamado de Kanban de transporte, consiste no sinal que indica a movimentação física das peças do processo.
Imagine que a produção de um automóvel em uma indústria siga os seguintes passos: montagem, pintura e acabamento. O gestor impõe a regra que somente quando a 5ª unidade concluir a primeira etapa será autorizada a montagem de mais cinco.
Dessa forma, a produção será proporcional ao ritmo de consumo de recursos, eliminando gastos desnecessários e falhas procedimentais.
Quais são os seus benefícios?
Os ganhos na produtividade, eficiência e desempenho derivam da representação visual das tarefas, pois de acordo com a Business2Community, o cérebro humano processa imagens 60 mil vezes mais rápido que um texto. A partir dessa informação, os processos internos obterão vantagens como:
melhor comunicação entre a equipe;
mais disciplina;
redução do desperdício de recursos;
mais organização na rotina de trabalho;
redução de erros, atrasos, retrabalhado etc.;
abreviação dos ciclos de desenvolvimento.
E suas principais desvantagens?
Percebe-se que o Kanban funciona perfeitamente em um sistema de produção em série, portanto, caso hajam pedidos inesperados, uma demanda instável ou emergêncial que cause abalos na rotina programada, todo o esquema sofrerá impactos negativos.
Quais são os desafios para sua aplicação?
Os maiores obstáculos para o aproveitamento do Kanban consistem na falta de disciplina dos colaboradores em cumpri-los e na falta de uma cultura organizacional.
É fundamental que todos entendam a importância dessa estratégia e conheçam os seus benefícios. Para isso, marque reuniões e instrua seu pessoal sobre o conceito da metodologia, qual sua finalidade, funções, vantagens e também explique por que é preciso que todos a aceitem e utilizem.
Como posso fazê-lo na prática?
O gestor pode adquirir painéis e montar Kanbans físicos, conforme os exemplos mencionados nos itens anteriores. Porém, recomenda-se que sejam adquiridas e implementadas as versões eletrônicas da metodologia. Os softwares são chamados de e-Kanban e agregam ainda mais vantagens ao sistema:
elimina falhas humanas, como perdas, extravios e erros nas cores dos papéis;
automatiza o controle de itens, eliminando a necessidade de um controle físico do Kanban;
integra todos os departamentos em um único Kanban;
elimina os custos com materiais físicos;
permite total customização, como tamanho e cores das linhas e colunas;
pode ser utilizado em dispositivos portáteis, como smartphones.
Percebe-se que o uso eletrônico dessa metodologia consiste em um investimento mais econômico e com retornos maiores que os físicos.
Qual é um bom exemplo de painel?
O Trello é um excelente exemplo de Kanban disponibilizado no mercado. O programa é gratuito e permite a construção de painéis, tanto para o interesse profissional quanto pessoal. Sua plataforma permite uma grande customização, como adição de comentários, anexos e mudanças no visual.
Ele pode ser acessado pelos principais navegadores, incluindo o Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer, porém também é possível acessá-lo pelos aplicativos do Google Play, iTunes, Windows 8 e Kindle Fire.
Não é preciso qualquer tipo de instalação, ele ergonômico, intuitivo e fácil de usar, eliminando a necessidade de treinamentos longos e complexos de seus colaboradores. Por essa razão, consiste na opção mais completa e viável no mercado de Kanbans.
O que é Scrum e qual a diferença do Kanban?
Scrum também é uma metodologia ágil para gestão e planejamento, no entanto com a intenção de organizar e gerenciar trabalhos complexos, normalmente é utilizado para o desenvolvimento de softwares.
Nessa técnica, os projetos são divididos em ciclos (sprints) e as funcionalidades do projeto são mantidas em uma lista (product backlog). No início de cada sprint, realiza-se uma reunião com o dono do produto (product owner) para que ele selecione quais itens da lista serão priorizados.
Scrum define processos, papéis e prioridades por meio de cerimônias, enquanto o Kanban é uma metodologia menos estruturada. Ela é modelada de acordo com as necessidades da empresa para aumentar a produtividade e eficiência dos procedimentos da empresa.
Enfim, se você tem a sensação de que a sua equipe não está conseguindo realizar todas as tarefas, ocasionando em erros, retrabalho, falta de comunicação, entre outros problemas, é hora de você investir em metodologias como o Kanban e o Scrum. Assim, você poderá aumentar a produtividade e competitividade do seu negócio.
Gostou das dicas? Aproveite e acesse nosso artigo em que trazemos ainda mais conteúdo sobre metodologias ágeis na transformação digital!
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Metodologia ágil: o que é e as mais utilizadas no mercado
Roberto Gil Espinha
7-10 minutos
Metodologia ágil: o que é e quais as 4 mais utilizadas do mercado
“Não é o mais forte que sobrevive, nem o mais inteligente, mas o que melhor se adapta às mudanças”
Quando Leon C. Megginson disse essa frase em 1963, ainda nem existia o conceito de metodologia ágil de gestão de projetos. Mesmo assim, ela resume perfeitamente essa metodologia de gestão.
Essa é uma filosofia que abraça as mudanças e se adapta ativamente aos objetivos dos projetos. Neste post, você vai entender um pouco mais sobre esse modelo de gestão, vamos começar entendendo o que é a metodologia ágil:
O que é metodologia ágil?
Metodologia ágil é uma forma de gerenciar projetos mais adaptável às mudanças. Isso é muito útil em projetos de software, que podem ser submetidos a pequenas entregas e passar por alterações antes de ser concluído.
É importante ressaltar que metodologia ágil não é a única forma de gerenciar projetos, existe também a metodologia tradicional e a híbrida. Para facilitar a compreensão, entenda a diferença entre elas na imagem abaixo:
Diferença entre metodologia ágil, tradicional e híbrida
Cada projeto demanda um tipo de metodologia. Não sabe qual a ideal para o seu projeto em questão? Então leia nosso texto sobre como escolher a melhor metodologia para o seu projeto.
Mas, agora que você já conhece essas características, talvez se pergunte: mas o que uma metodologia ágil pode agregar no meu projeto? Acompanhe o tópico abaixo:
Benefícios da metodologia ágil
Tanto o cliente quanto a área de desenvolvimento e entrega se beneficiam dessa metodologia. Para o cliente, metodologias ágeis representam:
Mais entrega de valor ao negócio;
Um melhor ROI (retorno sobre o investimento);
Entregas mais frequentes e regulares;
Possibilidade de ver os resultados parciais do projeto;
Mais transparência e visibilidade da situação do projeto;
Mais flexibilidade a mudanças, ajustes nos requisitos e prioridade de entrega.
Já para a área de desenvolvimento e entrega:
Melhor comunicação com o cliente e usuários finais;
Antecipação de problemas e tomadas de decisão mais rápidas;
Mais autonomia e responsabilidade das equipes;
Melhoria contínua do processo de desenvolvimento.
Com tantos benefícios, você já deve estar pensando em futuros projetos para gerenciar com uma metodologia ágil, não é mesmo? Nesse caso, vamos ver quais são os métodos ágeis mais utilizados:
Metodologias ágeis mais utilizadas do mercado
Scrum
Quando falamos em metodologias ágeis, a metodologia scrum é a mais popular. Ao utilizá-la, os projetos são divididos em etapas cíclicas chamadas de sprints, que duram de 2 a 4 semanas e englobam uma série de tarefas a serem realizadas. Quando uma sprint acaba, começa a próxima, até a conclusão de projeto.
Quem utilizar essa metodologia, precisa estar familiarizado com alguns termos, confira quais são:
Product Owner: determina as características do produto/serviço a ser entregue
Time Scrum: equipe responsável pela execução do projeto
Scrum Master: líder do time scrum, facilita o trabalho das equipes e garante que todas as entregas estejam de acordo com as especificações do product owner.
Sprint: ciclo de trabalho com duração de 2 a 4 semanas
Daily Scrum: reunião diária em que a equipe discute quais tarefas da sprint serão realizadas no dia e apresentam o que foi realizado no dia anterior
Sprint Review Meeting: reunião de final de sprint em que é feito um relatório de tudo que foi feito durante a sprint, o que deve ser priorizado na próxima e se alguma alteração deve ser feita.
Durante a execução de uma sprint são feitas reuniões diárias, as Daily Scrum, em que a equipe discute quais tarefas da sprint serão realizadas naquele dia, de acordo com a prioridade das entregas, além de apresentar o que foi realizado no dia anterior. Assim, os colaboradores conseguem acompanhar o progresso do projeto.
Se você se interessou por scrum e que aprender como aplica-la, então baixe gratuitamente nosso guia com o passo a passo completo, é só clicar no banner abaixo:
Infográfico Scrum passo a passo
Também não se esqueça de ler nosso conteúdo com 9 etapas para o fácil gerenciamento com scrum, aqui vai um spoiler de quais são as 9 etapas:
Faça uma lista com o que você e a equipe precisam fazer/concluir;
Crie um quadro de tarefas;
Mova as tarefas de sua lista de pendências para o quadro;
Distribua as tarefas;
Priorize as tarefas;
Estime quanto tempo levará cada tarefa;
Comunique-se com sua equipe e atualize-os sobre a situação;
Revise e analise o que funcionou e o que não funcionou;
Após a conclusão, comece de novo com outras tarefas e repita.
Kanban
exemplo de kanban do Artia
( Kanban do Artia)
Outra metodologia bastante popular é o kanban que é, inclusive, bastante utilizada em conjunto com scrum. Podemos resumir o kanban como uma metodologia visual e simples baseada em quadros, colunas, e cartões. Veja para que serve cada um abaixo:
Quadro: é onde o kanban será montado, pode ser literalmente um quadro, uma planilha, ou até um software com essa função.
Coluna: o quadro é dividido por colunas que representam uma situação de atividade, por exemplo: “pendentes”, “em andamento” e “concluídas”, mas isso é personalizável.
Cartões: Cada cartão é uma tarefa a ser executada, e podem incluir a descrição, prazo de entrega e membros responsáveis por ela, entre outras informações.
Com o kanban, é mais fácil acompanhar o progresso de cada tarefa, especificar a responsabilidade de cada participante e dar visibilidade para o que já foi feito e o que falta ser iniciado.
Leia mais: O que é método kanban e como fazer na sua empresa
XP – Extreme Programming
Extreme Programming é uma metodologia de desenvolvimento de software, desenvolvida no final da década de 90. Assim com o Scrum e outras metodologias ágeis, o XP também trabalha com pequenas entregas do projeto. Essa metodologia se baseia em quatro conceitos:
Comunicação: tem o objetivo de evitar lacunas em processos e problemas entre clientes, equipes e fornecedores.
Simplicidade: ela deve ser aplicada durante todo o processo, desde a definição dos requisitos até a entrega da solução.
Feedback: muito atrelado ao conceito de comunicação, o feedback consiste em retornar prontamente informações entre aos membros da equipe e clientes.
Coragem: refere-se à coragem de dizer não quando necessário.
Lean
A metodologia lean incentiva a otimização do processo produtivo de um projeto, ou seja, usar e fazer apenas o necessário. O principal benefício dessa metodologia é a economia de recursos, tempo e esforço das equipes. Existem certas práticas que evitam desperdícios, como:
Analisar a execução das tarefas constantemente;
Automatizar processos simples e repetitivos;
Criar um modelo de projetos;
Incentivar a integração das equipes.
Além da economia, essa metodologia torna o processo mais unificado e alinhado com as exigências do cliente. Com as equipes trabalhando de forma integrada, há menos retrabalho e conflito de ideias, e as entregas também são feitas em menos tempo e com mais qualidade.
Essas são as metodologias ágeis mais populares do mercado. Mas, escolher uma metodologia é uma coisa, garantir um bom nível de aplicabilidade das práticas ágeis da gestão de projetos é outra. Não sabe como garantir isso? Então responda nosso quiz gratuitamente, o resultado e as sugestões de melhoria saem na hora. Para acessá-lo, é só clicar abaixo:
Teste para avaliar estado de maturidade Agile em sua organização
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O gerenciamento de projetos, além de essencial para o bom andamento de uma empresa, traz consigo diversos desafios. Realizar entregas de valor dentro de prazos curtos pode ser um desafio instigante, mas que pode ser contornado por meio de técnicas como o método MoSCoW.
O Método MoSCoW vem como uma ferramenta extremamente importante, visto que auxilia na determinação de um sistema de prioridades. Assim, durante o período de planejamento e levantamento de tarefas, acrescenta-se a etapa de classificá-las conforme sua prioridade.
A criação dessa técnica está diretamente ligada à metodologias ágeis. Entretanto, ela é extremamente versátil e pode também ser aplicada em metodologias tradicionais como, por exemplo, o modelo cascata.
Pronto para conhecer essa forma de definir prioridades? Preparamos, nos seguintes tópicos, os principais conceitos por trás dessa técnica:
O que é o Método MoSCoW?
Quais as classificações que cada tarefa pode ter?
3 vantagens e desvantagens de usar o Método MoSCoW!
Preparado para revolucionar o planejamento e o manejo de seus projetos? Pegue um café e siga a leitura!
O Método MoSCoW é uma técnica usada em gestão, análise de negócios, desenvolvimento de software e gerenciamentos de projetos. Ela é utilizada para definir a prioridade e a importância das tarefas que compõem um projeto.
A Técnica MoSCoW foi criada por Dai Clegg, enquanto ele desenvolvia seus trabalhos na Oracle, nos anos 90. Além disso, essa técnica foi criada para dar suporte ao método chamado DSDM, também conhecido como Metodologia de desenvolvimento de sistemas dinâmicos.
Por isso, dizemos que esse método tem origem nas metodologias ágeis, visto que a DSDM faz parte desses frameworks. Atualmente, a DSDM Consortium tem a propriedade intelectual da técnica.
Esse método é formado por um acrônimo, cujas letras M, S, C e W, escritas em letra maiúscula, representam as categorias de importâncias que classificam as tarefas dentro de um projeto. Já as letras minúsculas "o" servem para tornar o nome pronunciável.
Fazer uso dessa técnica permite que todos stakeholders e membros do time acordem numa ordem de importância. Assim, as expectativas são ajustadas ao que será entregue como Mínimo Produto Viável (MVP) e quais atividades serão entregues posteriormente ou, até mesmo, que deixarão de ser entregues.
A ideia que baseia esse método é o timeboxing, isto é, os projetos ágeis possuem um para serem realizados e as atividades a serem realizadas devem caber neste espaço de tempo determinado. Dessa forma, é preciso escolher o que precisa ser feito para fazer uma entrega de valor.
Presente para você!
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Curioso para descobrir o que cada letra do acrônimo significa? Segue a leitura!
Quais as classificações que cada tarefa pode ter?
Existem 4 tipos possíveis de classificação de uma tarefa: must have, should have, could have e wouldn’t have. Cada uma dessas classificações origina-se no inglês, entretanto, possuem correspondentes no português que são: tenho que fazer, devo fazer, poderia fazer, não será feito (por enquanto).
A seguir, apresentamos o que caracteriza cada uma dessas ordens de importância:
1. Tenho que fazer (Must have)
Essa classificação compreende os requisitos que são indispensáveis para a entrega. Elas são aquelas tarefas que vão agregar valor ao produto final, ao atendimento de requisitos, ou ainda, garantir o compliance da empresa. Ainda, esses itens são os que, se forem atrasados, todo o produto final atrasará em consequência disso.
2. Devo fazer (Should have)
Os itens que recebem esse rótulo são os que são importantes, mas não são vitais do ponto de vista estratégico para o produto final. Isso significa dizer que eles não são críticos e que as necessidades do cliente podem ser atendidas de outra maneira, ou ainda, que se pode esperar um pouco mais para fazer essa entrega.
3. Poderia fazer (Could have)
As tarefas desse tipo são as desejáveis, mas também não são essenciais do ponto de vista estratégico da entrega e da satisfação do cliente. Então, essas tarefas são as que podem ser atendidas quando houver tempo e também quando houver recursos disponíveis para poder finalizá-la.
4. Não será feito (por enquanto) (Wouldn’t have)
Os itens que recebem essa classificação são aqueles que ficam acordados entre o time e os stakeholders que são do tipo menos críticos, com menor retorno do investimento do produto final. Além disso, podem ser também vistas como não sendo adequadas para serem realizadas por algum tempo. Por meio dessa classificação, é possível evitar o crescimento desorganizado do escopo do projeto, o que confunde os desenvolvedores.
Você pode perceber como esse método possui foco na entrega por meio de priorização? É realmente incrível e te ajudará com entregas de valor que atenderão as expectativas do seu cliente!
Ainda na dúvida se deve usar essa técnica? Confira algumas vantagens e desvantagens a seguir!
3 vantagens e desvantagens de usar o Método MoSCoW!
As principais vantagens que podemos elencar ao fazer uso da técnica MoSCoW são:
Possibilita a participação de stakeholders e time de desenvolvimento juntos
Apresenta uma linguagem simples
Ajuda a definir prioridades em projetos, inclusive os que já estão em andamento.
Já algumas desvantagens no seu uso são:
O método de classificação pode ser muito subjetivo, caso o time não esteja em modo de cooperação
É preciso que o serviço a ser entregue seja familiar, caso contrário, pode ser difícil classificar as tarefas
Requer que o stakeholder tenha conhecimento sobre negócio.
Por fim, lembre-se: se tudo é essencial, então, nada é essencial! Para essa técnica realmente funcionar, é preciso usar das outras classificações e não somente o Must Have! É importante sempre desenvolver o pensamento crítico sobre o que está sendo feito por parte do time e do que realmente precisa ser feito e entregue!
Ao infinito e além!
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brunafonseca.pro.br
Priorização de Backlog: Tudo que você precisa saber
Bruna Fonseca
3-4 minutos
Atualizado: 14 de jan.
Esse é o primeiro artigo de uma série de 4 artigos sobre Priorização. Neste primeiro artigo vamos falar de uma forma mais geral sobre Priorização de Backlog. Nos próximos 3 falaremos sobre algumas técnicas para priorizá-lo:
2. Priorização MOSCOW
3. Priorização GUT
4. Priorização Importância X Valor
Agora vamos começar a entender o que é o Backlog e por que priorizá-lo.
A Priorização do Backlog
Como já falamos aqui no blog, o Backlog do produto é uma lista de todas as estórias do usuário relacionadas a ele, de forma que, uma vez que são definidas as prioritárias pelo PO, e levadas para a Sprint Planning, o Time deve seguir e concluir o que elas determinam, dentro do prazo definido.
Através de uma grande lista de estórias do usuário, o Backlog pode se tornar um problema com facilidade, já que a lista pode se desordenar durante o desenvolvimento, o que dificulta a revisão e a organização. E esse risco de desordenação é o que torna tão importante a Priorização.
A Priorização é a grande responsável pelo Backlog não se tornar uma lista infinita de pensamentos aleatórios. E a PRIORIZAÇÃO DO BACKLOG precisa acontecer para favorecer, estrategicamente, o desenvolvimento do Time e a entrega de valor do produto. O fato é: o Backlog precisa ser estruturado estrategicamente e é a priorização que faz isso.
Quem Faz a Priorização do Backlog
Para definir a Priorização é preciso selecionar o MVP- Produto Viável Mínimo. Para isso selecione o menor número e mais conciso de funcionalidades que possam tornar o primeiro Release útil para o usuário.
Obs: No próximo artigo vamos abordar modos de Priorização de uma forma mais completa e exclusiva.
Ainda sobre a Priorização do Backlog, é válido dizer que ela pode ser realizada por meio do gerenciamento de projetos ágeis.
É o Product Owner o responsável pela priorização das estórias do usuário que compõe o backlog.
Para finalizar o tema, vale dizer que no caso da Priorização das estórias do usuário, elas também podem ser feitas nas ferramentas de gestão ágil para SCRUM, como Trello, Jira, Azure, Kanbanize ou qualquer outra ferramenta. De forma que, quanto mais tempo a tarefa permanecer no topo da lista, mais prioritária ela será.
Bom, chegamos ao fim, e como esse é o primeiro da nossa série, te espero no próximo.
Ah, antes de dar Tchau, quero te convidar a ler a nossa série de artigos sobre estória do usuário aqui no blog.
Até lá!
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